Ha irodát keres, akkor az első és legfontosabb teendő, hogy kellően mérje fel az igényeit, a bérleménnyel szemben támasztott elvárásait. „A keresést érdemes egy -tól -ig költségkeretet meghatározásával kezdeni” – tanácsolja Szalma Péter, a CA IMMO ingatlanbefektetési cég bérbeadási vezetője. Tájékozódjon a különböző ingatlanportálokon, hogy hozzávetőlegesen milyen bérleti díjjal és üzemeltetési költséggel kell számolni egy adott irodaháznál. Ezt figyelembe véve szükség esetén a cég újra át tudja gondolni, hogy milyen ingatlant keres, mi fér bele a büdzsébe.
Béreljen irodát egy napra!
A kezdő vagy kisebb helyigénnyel rendelkező (100 négyzetméter alatti) vállalkozásoknak megfelelő megoldást nyújthat a szolgáltatott vagy közösségi irodák bérlése. Ez a bérleti konstrukció rugalmasabb feltételeket kínál, és alacsonyabb költségterhet jelent, illetve határozatlan időre is igényelhető. Ennél a lehetőségnél például a berendezések, irodatechnikai eszközök költségét is megspórolhatja.
Mikrovállalkozások számára előnyös lehet, hogy akár napi díjban is bérelhetnek egy-egy munkaállomást vagy kisebb irodahelyiséget.
Hosszú távú kedvezmények
A CA IMMO szerint az „A” kategóriás irodaházaknál a bérbeadó minimum 3 éves határozott idejű szerződéseket köt a piaci sztenderd alapján, de hosszabb (5 vagy 10 éves elköteleződés) esetén kedvezőbb ajánlatot kaphat a bérlő. Ennek része lehet a hosszabb bérleti díjmentes időszak vagy az alacsonyabb bérleti díj.
Tipp: A bérleti díjak és az üzemeltetési költség esetén fontos szem előtt tartani, hogy a fizetendő összeget a bruttó terület alapján számolják, vagyis az irodaház közös területi szorzóját is figyelembe kell venni.
Fotó: MTI / Czeglédi Zsolt
Kérjen ültetési tervet!
Ha a pénzügyi oldalról megfelelő ajánlatot kapott, akkor kérje az ültetési terv összeállítását. Ebben a tervezők a terület adottságait figyelembe véve, az ügyfél igényei alapján választják le a munkaállomásokat, és igyekeznek meghatározni az optimális elrendezést.
Tipp: Jól megtervezett, hatékony irodakialakítás esetén akár több tíz négyzetméter is megtakarítható, ami a kiadásokat is észrevehetően csökkentheti.
A kialakításnál felmerülhetnek extra költségek, amelyek nem tartoznak az alapkiépítésbe. Például: üvegelemek, színes falfelületek, saját bérleményen belüli kamerarendszer stb. Ezeknek az összegét rendszerint a cég saját maga fizeti, vagy bizonyos tételeket átvállal a bérbeadó.
Ha még a szerződéskötés előtt áll…
A bérleti szerződés pontjainak megértése és pontos ismerete mindkét fél számára egyaránt fontos, érdemes erre elegendő időt szánni, a kérdéses pontokat pedig közösen értelmezni a bérbeadóval.
A ház műszaki állapota és üzemeltetése is nagyon fontos terület. Nem feltétlenül kell csak új épületben gondolkodni, hiszen a jól karbantartott 10 éves épület is teljes mértékben megfelelhet az „A” kategóriás igényeknek.
Tipp: A gépészet folyamatos karbantartása és az esetleges felmerülő problémák azonnali vagy rövid időn belüli javítása sok kellemetlenségtől mentheti meg a bérlőket, ami egy már működő, többéves ház esetében gördülékenyen zajlik. A helyi – épületen belüli – üzemeltetés (on site facility management) rövidebb reakció időt garantál, és a bérlőknek is kényelmesebb helyzetet teremt, ha házon belül tudnak segítséget kérni, vagy bejelenteni az észlelt hibákat.
Ha már aláírta a szerződést…
A szakértők szerint ezt követően is több területen érhet el jelentős megtakarítást, ha jól szervezi meg az irodai munkát és az ingatlan használatát. Például:
Újratárgyalhatja a szerződést, és ha a további időtartamra vállalja a bérlést, akkor akár a jelenlegi kondíciókhoz képest kedvezőbb feltételekkel írhatja alá a hosszabbítást.
Ha a vállalkozás arra kényszerül, hogy csökkentse a területét, akkor lehetősége van arra, hogy a megüresedő területre akár a saját cégcsoportjából találjon albérlőt. Az irodaház tulajdonosának azonban hozzá kell járulnia ehhez. A bérleményi átalakítással járó költségek a bérlőt, illetve albérlőt terhelik, viszont a másik oldalon az eredeti bérlőnek csökkenhetnek a költségei.
Nagyobb portfólióval, több bérelt irodával rendelkező tulajdonos esetén a portfólión belüli költözéssel is mérsékelhetik a kiadásokat.
Költséget takaríthat meg a bérlő, ha végiggondolja a szervezet hatékony működését, valamint ösztönzi a munkavállalókat a környezettudatosságra. Például az éppen használaton kívüli tereknél (vizes blokk, nyomtató sarok stb.) lekapcsolják a villanyt. A nap végén vagy hosszabb külső helyszínen történő tárgyalás idejére kikapcsolják a számítógépeket, monitorokat, lecsökkentik a felesleges nyomtatásokat.
