Általában akkor születik döntés új vállalati informatikai rendszer (ERP) bevezetéséről, amikor végképp nyilvánvalóvá válik, hogy már nem lehet „kézi irányítással” vezetni a vállalkozást. Az indokok között szerepel, hogy elveszett a kontroll a cég fölött; a cég korábban alkalmazott szoftvere nem bírja a terhelést, vagy az addig kinyerhető adatok jelentős utómunkálatokat igényelnek a szükséges információ biztosításához. Mindezt megfejelheti a partnerek nyomása (ugyanarra a rendszerre átállva könnyebb az információcsere), vagy esetleg egy APEH-büntetés adja meg a végső lökést.
Vajon mitől függ, hogy egy vállalatirányítási rendszer bevezetése sikeres lesz-e? Elegendő-e az, ha csak a szoftver kiválasztására, funkcióira és árára koncentrálunk, illetve az implementáló cég referenciáira? Miért fordulhat elő, hogy ugyanaz a szoftver az egyik vállalkozásnál sikeres és eredményes, míg egy másik esetében idővel kudarcba fullad? A válasz abban keresendő, hogy nemcsak a szoftver és annak szállítója a felelős az ERP megtérülésében, hanem az a szervezet is, amely használja. Ehhez pedig megfelelő szakmai felkészültségre van szükség ügyféloldalon is.
Ár és idő
A kkv-szektor szereplőire persze nem jellemző, hogy csak úgy tanácsadói díjat fizessenek, inkább a szoftvert szállító vállalkozástól várják a tanácsokat – csakhogy ez több esetben egyoldalúan érkezik. A szállítókat ugyanis üzleti érdekeik vezetik, ezért is ígérnek gyors és költséghatékony átállást. A kkv-szektorra specializált szoftverek bevezetési módszertanából általában hiányzik az igényfelmérés, így igen gyakran elsikkad a lényeg.
Manapság a menedzserek már gondos projekttervezést végeznek, hiszen a rendszerbevezetésekhez szükséges pályázati feltételek ezt szinte ki is kényszerítik. Ugyanakkor kevés esetben kerül sor minőségbiztosításra, illetve külső szakértő megbízására.
A két legkritikusabb tényező az ár és az idő. Ez utóbbi a dolgozók leterheltsége és az ebből fakadó elégedetlenség miatt fontos. Bár kisebbségben vannak, azért akad néhány vállalkozás, ahol a biztonság az elsődleges szempont, értve ez alatt az üzembiztonságot (rendelkezésre állás, vírusvédelem, megfelelően képzett rendszergazda stb.) és a rendszer használatának biztonságát (nincs adatkorrupció, minimális az ún. „workaroundok” száma).
Jellemzően igaz, hogy elsősorban a bevezetendő rendszer költségeit és funkcióit járják csak körbe a cégek, míg a szervezeten belüli előkészületek fontosságával, illetve az átálláshoz szükséges lépésekkel már csak a bevezetés időszakában szembesülnek. Kevéssé jellemző a kkv-szektorra az is, hogy idővel – például kétéves szoftverhasználat után – átvilágítást kérjen a cég arról, hogy a bevezetett alapvető funkciókon kívül milyen egyéb – már kifizetett, de még nem alkalmazott – lehetőségek vannak a rendszerben. Kezdetben mindenki csak a főfolyamatok leképezésére koncentrál, és ekkor jönnek azok a kritikák, hogy ezt az alapvető folyamatot a régi rendszerünk egy gombnyomásra előállította, az új rendszerben három képernyőbe kell belemenni, hogy felvigyük az adatokat.
Igen, ebből azt is látni kell, hogy tévhit az, hogy az ERP-rendszerbevezetéssel egyszerűsödik az adatbevitel, illetve az adatkinyerés. Nem szabad elhinni azt, hogy az első két évben kevesebb munkaerőt kell az adatrögzítésre felhasználni, vagy a speciális adatkinyerés (megfelelő kimutatások előállítása) bármely felhasználó számára elvégezhető művelet, ugyanis a testreszabott listákat csak a szoftverszállító vagy a vállalkozásnál alkalmazott és megfelelő képzettséggel rendelkező rendszergazda tudja előállítani. Ezzel eljutottunk egy másik kritikus ponthoz, miszerint a vállalkozásnak érdemes rendelkeznie egy olyan rendszergazdával, aki mind adatbázis-, mind funkcionális (ügyviteli és cégismeret) oldalról képzett – és főtevékenységben végezi ezt a munkakört.
Amikor egy vállalkozás szoftverbevezetéshez nyújt be pályázatot, akkor a költségek várható megtérülését is be kell mutatnia, ami tulajdonképpen fikció, hiszen a rendszerek hasznossága/megtérülése függ a szoftverrel szemben támasztott ügyfél-specifikációtól (magyarán: milyen konkrét funkciókat várnak a szoftvertől), a vállalkozás folyamatainak szoftverben megjelenő leszabályozásától, annak betartásától, továbbá az alkalmazók szaktudásától. Mindehhez létszükséglet a felhasználók megfelelő szintű szoftverismerete (képzése), a munkakörökhöz tartozó felhasználói kézikönyvek megléte (amely a munkaerő vándorlása során nélkülözhetetlen) és a setup dokumentációk (beállítások) kézikönyve, amely különösen az „upgrade-eknél” (verziófrissítéseknél) elengedhetetlenül szükséges. De vajon ki gondoskodik arról, hogy az említett feladatok és funkciók a projekt során megvalósuljanak?
ERP-front
Alapvetően az ügyféloldali projektvezetőnek kell ezeket a kritikus pontokat ismernie, illetve a megvalósítást realizáltatnia az alábbi folyamat alapján:
Cégátvilágítás: az aktuálisan alkalmazott szoftverek, illetve vállalati folyamatok átvilágítása, az ügyviteli nyilvántartások specialitásainak feltérképezése, amely a szoftverbevezetéstől függetlenül is hasznos lehet. Az átvilágítást javasolt egy átfogó jelentésben rögzíteni, amelyben kiemelésre kerülnek azok a szempontok, amelyek a vállalatirányítási rendszer működése szempontjából gyengeségek vagy veszélyek lehetnek. A jelentésnek célszerű tartalmaznia a megoldandó feladatokra vonatkozó konkrét cselekvési alternatívákat is. Az átvilágító jelentés megismerését követően a tulajdonossal és az ügyvezetéssel szükséges egy egyeztető megbeszélés.
Szoftverkiválasztás: a vezetés által elfogadott átvilágító jelentés ismeretében a kiválasztásra javasolt két-három célszoftver bemutatására kerül sor – a szoftvert szállító céggel történő előzetes egyeztetések után (a szoftverbemutatót már előre meghatározott funkcionalitásra kihegyezve kéri a projektvezető). Majd a bemutatókat követően referencialátogatások következnek, amelyre az ügyfél projektcsapata (projektvezető, főfelhasználók) kap meghívást. Ezt követően a projektvezető elkészíti az ERP-rendszerrel szemben támasztott igénylistát, amely már a konkrét vállalkozás specialitásait/igényeit tartalmazza. Az igénylista megismerését követően az ügyvezetéssel szükséges egy egyeztető megbeszélés, ahol kiegészítésre, majd elfogadásra kerülne az ERP-vel szemben támasztott ügyféloldali kritériumlista. Ezt követően kerül sor a projektütemezésre. Ez alapján javasolt a szervezetnek szerződést kötni a szoftverszállítóval.
Projektbevezetés/szoftverimplementálás: a szoftverkiválasztást követően kerülhet sor a kiválasztott rendszer ügyféloldali felkészítésére – pl. törzsadatok új struktúra szerinti előkészítése –, majd a tesztkörnyezet implementálására, az oktatások elvégzésére, az adatmigrációra és végül az éles rendszerre való átállásra. Ekkor már a szoftverbevezető céggel együttműködve történnek a feladatvégzések, egy szigorúan kontrollált, elfogadott projektterv szerint.
