Ideális esetben a pályázó cég előbb a projektet tervezi meg, azután néz körül az esetleg megpályázható kiírások között. Szivi Orsolya, a Tenerum Kft. pályázatírási szakértője szerint sok pályázó követi el azt a hibát, hogy elsődleges célként a támogatás megszerzését tűzi ki, a fejlesztési projektet pedig csak eszköznek tekinti ehhez. Az ilyen projektek esetében fennáll a veszély, hogy a „pályázhatóvá” alakítás nagyobb járulékos költségekkel jár, mint az elnyerhető támogatás.
Létezik tehát olyan eset, amikor a potenciális pályázó jobban jár, ha a vállalat fejlesztési elképzeléseit támogatás nélkül valósítja meg. De az uniós források valóban komoly fejlesztési lehetőségeket rejtenek magukban.
Igen vagy nem?
És ha nyertünk?
A munka dandárja akkor kezdődik, ha a pályázatot elfogadták. Hamarosan megérkezik a támogatási szerződés. Határidőre be kell szerezni és nyújtani jó néhány dokumentumot.
A szerződés kitöltetlen példányát általában már a pályázati csomag tartalmazza, érdemes a beadás előtt elolvasni, hogy tisztában legyünk jogainkkal és kötelezettségeinkkel.
A projekt megvalósulása közben félévente kötelező a szakmai és pénzügyi jelentések benyújtása (a köztes időszakokban kifizetésigénylésre van lehetőség). Ezeknek természetesen összhangban kell lenniük a pályázat tervezett indikátoraival és egymással is.
Ha a projektben vagy a cégben bármilyen változás áll be, arról azonnal értesíteni kell a közreműködő szervezetet.
Mindent dokumentáljunk, és a pályázattal kapcsolatos iratokat tároljuk elkülönítve. Ennek különösen egy helyszíni ellenőrzésnél lehet jelentősége. A pályázattal kapcsolatos könyvelést is el kell különíteni a cég egyéb kimutatásaitól.
A pályázat életútja a projekt teljes megvalósításával sem ér véget. Az utánkövetési időszakban is figyelni kell az indikátorok alakulását, és a megfelelő határidővel be kell nyújtani a pályázat fenntartási jelentéseit. Csak ez után zárhatjuk le teljes egészében a pályázati folyamatot.
A pályázati szakértő szerint elsőként a céggel kapcsolatos kérdéseket kell feltennünk: cégünk a pályázásra jogosultak körébe tartozik-e, működik-e annyi ideje, amennyit ezzel kapcsolatban a kiírás előír. Azt is ellenőriznünk kell, hogy a cég gazdálkodása megfelel-e a feltételeknek: eredményességi mutatók, saját tőke, biztosítékok, köztartozás. Képes-e cégünk vállalni a pályázat sikerével járó adminisztrációs többletterhet? Megfelel a pályázat egyéb, egyedi előírásainak?
Döntés előtt vizsgáljuk meg azt is, hogy a projektünk mennyire illeszkedik a pályázat célkitűzéseihez. Legyünk tisztában a pályázható összeg alsó és felső határával, se kevesebbet, se többet ne akarjunk megpályázni. Nézzünk utána, hogy a projekt tervezett költségei elszámolhatók-e a pályázat keretében, és milyen nagyságrendű, típusú projekteket támogattak korábban.
Szivi Orsolya tapasztalata szerint nagyon gyakori, hogy a pályázni kívánó cégvezetők figyelmen kívül hagyják, mennyi időt vesz igénybe a pályázati anyag összeállítása. Pedig a pályázathoz számos olyan dokumentumot kell csatolni, amelyek beszerzése időbe telhet.
Forma és határidő
A pályázati dokumentáció mindig a pályázati útmutató alapos, részletekbe menő végigolvasásával kezdődjön. A pályázat beadásához természetesen a kiíró szervezet által kiadott űrlapot és kitöltőszoftvert kell használni. Folyamatosan figyeljük a közreműködő szervezet weboldalát, mivel előfordulhat, hogy a pályázatot a kiírt határidő előtt módosítják, vagy felfüggesztik (a Gazdaságfejlesztési Operatív Program öt, a Közép-Magyarországi Operatív Program két pályázatának feltételeit például a beadási határidő megnyílása előtt három nappal módosították).
A beadási határidő esetében nagyon fontos, hogy a postára adás vagy a beérkezés számít: sok pályázat bukott már el ezen. Azt is figyelembe kell venni, hogy a pályázati anyagot egy csomagban várják, vagy szétbontható. Szakértőnk szerint ennek abból a szempontból van jelentősége, hogy csomagfeladás esetén nem támaszkodhatunk az éjjel-nappal nyitva tartó postahivatalokra, mert csak a levélként feladható küldeményeket fogadják be 0-tól 24 óráig.
Ha a pályázatot személyesen kell benyújtani, ragaszkodjunk ehhez. Ha pedig papíron és elektronikus úton is kérik az anyagot, nagyon ügyeljünk arra, hogy a kettő teljesen megegyezzen.
Rendkívül fontos az is, hogy a pályázati anyag áttekinthető, jól strukturált legyen, és mindenhol szerepeljenek rajta az előírt cégszerű aláírások: használjuk a pályázati anyagban szereplő ellenőrző listát! A szükséges igazolások beszerzéséről időben gondoskodjunk, hiszen számos melléklet már nem adható be hiánypótlás keretében.
Ötletek a tartalomhoz
A pályázati anyag tartalmi részének összeállításánál nagyon fontos, hogy ne ígérjünk olyasmit, amit később nem tudunk teljesíteni. Akkor is legyen tudomásunk mindenről, ami a pályázati anyagba kerül, ha külső pályázatíró céget bízunk meg az összeállításával. Mivel a támogatási szerződést cégünk írja alá, rajtunk fogják számon kérni az olyan apró ígéreteket is, mint például: hogy a környezeti fenntarthatóság jegyében újrahasznosított papírt használunk.
A pályázati anyagnak tükröznie kell a projekt megvalósíthatóságát, fenntarthatóságát: olyan nyelvezetet használjunk, amely kellően szakmai, mégsem csúszik el az érthetetlen szakzsargon irányába. Szivi Orsolya szerint kerülni kell a feltételes mondatokat, pályázatunk egésze sugározzon magabiztosságot.
Céljaink legyenek számszerűsíthetők. Csak olyan költségeket tervezzünk, amelyek elszámolhatók, indokolhatók és megfelelnek a piaci áraknak, illetve a költséghatékonyság elvének. Számolnunk kell azzal is, hogy az utófinanszírozás miatt a költségeket jó ideig nekünk kell megelőlegeznünk – ez nem okozhat likviditási gondokat.