A gyors változások világában a különféle kommunikációs csatornák szinte mindent elöntő adatfolyamának áradatából mind nehezebb időben kiszűrni és hasznosítani a számunkra értékes információkat. Ehhez egy viszonylag új tudományterület, a knowledge management (tudásmenedzsment) által alkalmazott eszközök is segítséget nyújthatnak.
Tudásmenedzsment
„A tudásmenedzsment az az eszköz, amellyel a strukturált és strukturálatlan információt szerves egésszé szervezhetjük, s az ismeretkincsből pontosan azokat az elemeket jeleníthetjük meg – mégpedig abban az összeállításban és formában –, amelyekre a vállalatvezetésnek egy adott döntés meghozatalához, illetve valamely tevékenység előkészítéséhez szüksége van…”
„…Ahhoz, hogy egy cégnél valódi tudásmenedzsment valósuljon meg, egy sor, egyébként egyedi informatikai megoldást kell egységes egésszé ötvözni. Olyan, látszólag egymástól távol eső rendszereket kell összekapcsolni, mint az archiválás, az adatbázis-kezelés, a kereső és ágens technológia, a munkafolyamat-szervezés (workflow), valamint a portál- és tartalommenedzsment.”
MetaGroup (Gartner)
Nagy értékű, közös vagyon
Egyik közepes méretű csúcstechnológiai vállalkozásunk vezetője például egy beszélgetés alkalmából cége erősségeként említette, hogy jól belátható szoros beszállítói és kiépített „stabil” megrendelői kapcsolataik miatt nekik egyáltalán nincs szükségük a piaci környezet értékelésére. De az ilyen típusú vállalkozások valójában csak úsznak az árral, a környezeti változásokra csak megkésve képesek reagálni.
A piaci környezet átalakulásainak folyamatos figyelése viszont lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy időbeni felismerjék az iparágban meghatározó piaci trendek és irányvonalak átalakulását és kidolgozzák a megfelelő válaszlépéseket. Éles versenyhelyzetben lévő vállalkozások számára ez komoly helyzeti előnyt teremthet.
Mindemellett a piaci környezet folyamatos figyelése és az adatgyűjtés olyan belső vállalati tudásvagyon létrehozásához is hozzájárul, ami jelentős értéket testesít meg. Többek között ezekre a feladatokra is hatékony gyakorlati megoldásokat kínál a tudásmenedzsment egy-egy területe.
A multinacionális vállalatok már régen felismerték, hogy a gyorsan változó globális-regionális, technológiai-gazdasági környezetben különleges versenyelőnyt jelenthet a vállalatban meglévő tudás megfelelő kezelése. A kiugróan eredményes csúcstechnológiai vállalkozások sikerének kulcsa, hogy a vállalat a versenytársakénál gyorsabban és hatékonyabban képes kihasználni tudását. Gyakorlati példáknál maradva: a világ legnagyobb keresővállalatát működtető Google minden egyes fejlesztőmérnökének „kötelező elfoglaltsággá” tette, hogy heti egy teljes napot a hobbijával, a saját maga által kitalált fejlesztéssel töltsön. Ennek köszönhetően született meg egy sor, ma már tömegesen alkalmazott népszerű ingyenes alkalmazás, mint például az Orkut kommunikációs hálózat.
Megfelelő időben a megfelelő helyre
Az ön vállalata hova sorolható?
A KPMG nemzetközi tanácsadó cég egyik tanulmánya szerint a tudáskezelés szempontjából a vállalatokat így osztályozhatjuk:
• Információs káoszban működő vállalatok. (az információ-megosztás esetleges)
• Felismerik a tudás szerepét és jelentőségét. (mindemellett kevés lépést tesznek a hatékony tudásmenedzseléshez)
• Támogatják a tudás létrehozását és hatékony megosztását.
• A meglévő tudást sikeresen menedzselik, a vállalati tudásra mint erőforrásra tekintenek.
• Tudásközpontú vállalatként működnek.
Forrás: Sándori Zsuzsanna: Mi a tudásmenedzsment?
Ezt felismerve mind több vállalat indít olyan projekteket, amelyek támogatják a tudás létrehozását és megosztását. Jó példa lehet erre a Xerox esete. A cég saját tudásmenedzsment megoldásának köszönhetően a világ számos országában működő munkatársai képesek megosztani egymással gyakorlati tapasztalataikat, ezáltal segítve a többiek munkavégzését. Több évvel ezelőtt történt eset, hogy a cég egyik leányvállalatának egy javíthatatlannak látszó meghibásodás miatt vissza kellett volna vennie egy nagy értékű műszaki eszközt a vásárlótól. A műszaki probléma felkerült a cég belső információs felületére, ahol egy másik országban tevékenykedő szakember megírta elhárításának módszerét.
De nemcsak ilyen jellegű feladatok kezelésére lehet használni sikeresen egy tudásmenedzsment megoldást. A Posys üzleti hírszerzéssel foglalkozó kereskedelmi információs vállalkozás vezetője, Harmados György szerint a versenytársak piaci aktivitásának figyelése időnként különösen értékes háttérinformációkat jelenthet a cégek munkatársainak. Például egy új versenytárs piaci megjelenésének sajtóhírei, illetve a konkurencia frissen induló új médiakampányai a marketingrészleg számára jelentős háttértámogatást és költségmegtakarítást képesek nyújtani.
Az üzleti hírszerzési informatikai rendszerek további előnye lehet, hogy megfelelő beállítások esetén a vállalati hierarchián belül mindig időben, és ami talán még fontosabb: a megfelelő munkatársakhoz jut el a szükséges információ. A konkurencia média-megjelenéseinek követése pedig a marketingre fordított költések méréséhez is hozzájárulhat. A szakértő mindehhez hozzáteszi: a számítógépes rendszerek alkalmazása rendkívül hatékonyan támogathatja a vállalati folyamatokat, mindemellett az üzleti hírszerzési feladatokban várhatóan még hosszú ideig meghatározó elemet tölt be az emberi tényező.
Megtudjuk, mit is kerestünk
A tudásmenedzsment megoldások várható további fejlődési irányvonalának érdekes vetülete lehet a szövegbányászattal kapcsolatos területek integrációja is.
A szövegbányászat az elérhető tartalmak különböző szempontok szerint való értékelésével és vizsgálatával képes összefüggések felismerésére, és ennek alapján a szűrési feltételek pontosítására.
Egy-egy ilyen integrált alkalmazás akkor lehet különösen hatékony támogatóeszköz, ha például hatalmas tudástárban keresgélve nem tudjuk pontosan, hogy mit is keresünk. Ilyenkor – körbeírva a problémát – a tudásmenedzsment eszközzel kombinált rendszer megtöbbszörözheti a belső vállalati dolgozók hatékonyságát.
Képzeljük el, hogy ha a saját szakterületünkön valamilyen speciális problémába ütközünk, akkor akár a globális – vállalaton belüli – közös tudásbázis hasonló problémákról szóló híradásait automatikus szűrőprogramokkal végigböngészve, villámgyorsan válaszokat találhatunk kérdéseinkre.
Olyan globális külső-belső egységes tudásbázisok vannak születőben, amelyek mesterséges intelligencia megoldások alkalmazásával aktívan képesek támogatni az arra jogosultakat feladataik elvégzésében.
Egyes szakértők véleménye szerint, bár a mesterséges intelligencia még jó ideig nem tudja helyettesíteni az emberi kreativitást, már ma is képes jelentős háttértámogatást nyújtani. Új rend(szer) van születőben?
