Bármely projekt alapkövei közé tartozik a költség- és munkaterv (vagy időterv), ezek irányítják és segítik a projektgazdát a végrehajtás során. Amennyiben a projekt finanszírozásába közösségi vagy állami forrásokat is be szeretne vonni a projektgazda, a finanszírozót is meg kell győznie az indokolt költségekről, valamint a megvalósulás menetéről.
A költségvetés összeállítása
A nemzeti és uniós társfinanszírozással a Nemzeti Fejlesztési Terv (NFT) keretein belül kiírt és Magyarországon elbírált (hazai) pályázatok sok esetben jóval szigorúbb szabályozást alkalmaznak, mint egyes egyéb uniós pénzforrások. Utóbbiak közül a legismertebbek a közvetlenül Brüsszelből elpályázható Közösségi Programok (KP) eurói. A továbbiakban utóbbiak, valamint a hazai pályázatok költség- és munkatervekre vonatkozó részét hasonlítjuk össze.
A pályázat-összeállítási munka első lépéseiben már találkozunk a fentebb említett különbségekkel. A hazai pályázatok esetében a pályázónak tételes, legtöbbször árajánlatokkal és kalkulációkkal alátámasztott költségvetést kell benyújtania a dokumentáció részeként. Ezzel szemben a javarészt nemzetközi kooperációval (konzorciumban) létrejövő projekteket támogató KP-k esetében első lépcsőben mindössze egy vázlatos költségtervet kell készíteni a legfontosabb költségek és források meghatározásával a konzorciumban részt vevő partnerenként és költségnemenként bontva. A tételesen kifejtett, részletes költségvetést csak a támogatási szerződés megkötésekor kell benyújtani.
A leírtak alapján tükröződik a két pályázati formához társuló kockázatbeli különbség is: míg az NFT-s (például a Gazdasági Versenyképesség Operatív Program keretei közt kiírt) pályázatok esetében a projektgazdát a megvalósítás során végig kötik a tervezés során esetleg nem éppen megfontoltan kiszámolt összegek, a KP-knál a támogatási szerződés megkötéséig a sarokszámok összetételén változtatni lehet.
A két pályázati rendszer közti különbség a rugalmasságban is kimutatkozik: míg a hazai finanszírozású projekteknél az említett költségvetés nehezen, bonyolult, esetleg szerződésmódosítást is maga után vonó, nem mindig sikeres procedúrával változtatható csak meg, addig a KP-k esetében a részletes költségvetés benyújtásakor általában plusz-mínusz tíz százaléknyi – vagy legfeljebb 10 ezer eurónyi – tételenkénti eltéréseket megfelelő indoklással elfogad az Európai Bizottság (EB). Az e fölötti eltéréseket külön kérelmezni kell.
Elszámolható költségek
Nem jogosult kiadások általában:
• közvetett adók, ideértve az áfát és a vámokat,
• fizetendő kamatok,
• jövőbeni veszteségekre, illetve követelésekre elkülönített tartalékok,
• árfolyamveszteség,
• más közösségi projektekkel kapcsolatosan felmerülő költségek,
• adóssággal kapcsolatos költségek,
• túlzott kiadások,
• bármely más olyan költségek, amelyek nem tesznek eleget a „jogosult kiadások” feltételeinek.
Jogosult kiadások:
Elsődleges feltétel, hogy csak olyan költségek számolhatóak el, amelyek:
• a projekt végrehajtásához ténylegesen hozzárendelhetők,
• a projekt végrehajtásának ideje alatt merültek fel (kivéve a zárójelentést),
• a szerződő fél által általánosságban használt könyvelésnek megfelelnek,
• nem tartalmaznak indirekt adókat, vámköltségeket, kamatot, hasznot,
• valamint megfelelően könyvelve és ellenőrizve vannak (saját könyvviteli szabályok szerint).
Forrás: Európai Uniós Pályázatok Kézikönyve – Európa Média Kht., 2004.
Vannak olyan költségcsoportok, amelyek általában nem számolhatóak el az unió támogatási rendszerén belül, ilyenek például a közvetett adók (ideértve az áfát és a vámokat), a fizetendő kamatok vagy az árfolyamveszteség. A jogosult kiadásokon belül megkülönböztetünk közvetlen (direkt) költségeket és közvetett (indirekt) költségeket. Az egyes programok különböző megszorításokat alkalmaznak az egyes költségkategóriák vonatkozásában.
Általánosságban elmondható, hogy a KP-k több kiadási formát ismernek el, mint a hazai pályázatok. Utóbbiak esetében nem számolhatók el például a projekthez kapcsolódó, saját fejlesztésű immateriális javak (tanulmányok, kutatások), és csak korlátozottan bizonyos személyi jellegű kiadások. További különbség, hogy KP-k esetében a benyújtott projekt költségvetésére alapesetben Brüsszel automatikusan „rátesz” 20 százalékos rezsiátalányt, és így számítja ki a támogatási összeget, míg ezek a költségek a hazai pályázatok esetében rendszerint nem érhetik el az összköltségvetés 5–10 százalékát. Ugyanakkor az EB nem nézi jó szemmel az alvállalkozók bevonását a KP-kból finanszírozott pályázatokba, hiszen ezek lényege, hogy a konzorciumi partnereknek maguknak kell megvalósítaniuk a projektet.
A munkaterv szabályai
A költségvetésen túl az idő- vagy munkaterv járul hozzá a projektötlet végrehajtásának átláthatóságához, így ennek minősége, megvalósíthatósága kiemelt szempont a pályázatok elbírálása során. A munkaterv szorosan kapcsolódik a költségvetéshez, ugyanis a pályázó e két tervezési dokumentum alapján tudja költségeit azonosítani és elszámolni.
A munkaterv tartalmazza azokat a teljesítési időpontokat, illetve mérföldköveket, amelyek a megvalósítás és kifizetés menetét határozzák meg. Bár a pályázó által összeállított munkatervet szigorúsággal kezelik akár a hazai pályázatok, akár a brüsszeli programok esetében, bizonyos különbségek itt is mutatkoznak.
Az NFT-s pályázatok esetében a hangsúly a közbelső határidők betartásán van, a csúszások vagy mulasztások elmarasztalást vonnak maguk után, ami végső soron a támogatási szerződés felmondásához is vezethet. Ezzel szemben a KP-k inkább a végső határidőt tartják fontosabbnak, a több, más-más országban levő partner részvételével megvalósuló projektek esetében ugyanis nehezebb az adminisztráció kézbentartása, így a közbenső határidők betartása. A brüsszeli programok esetében tehát a késéseket lazábban kezelik, mint a hazai pályázatok esetében, ugyanakkor, ha veszélyeztetve látják a projekt megvalósulását, a hatóságok élhetnek a szerződésfelmondás jogával.
