Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek az Európai Unió bármely tagállamában illetékességgel rendelkező céggel folytatnak kereskedelmet, közösségi adószámmal kell rendelkezniük. Az új adószámot az állami adóhatóság alakítja ki és tartja nyilván. Vagyis az adózónak a közösségi adószám iránti igényét az APEH-hez kell bejelenteni. Az adózás rendjéről szóló törvény szerint az újonnan alakuló adózó az állami adóhatósághoz történő bejelentkezésével egyidejűleg kezdeményezheti a közösségi adószám meghatározását, de annak sincs akadálya, hogy a már működő adózó kérje ezt a változás-bejelentéssel egy időben. Az adóhatóság köteles teljesíteni a vállalkozás igényét, a közösségi adószám kiadását nem tagadhatja meg, s a kiadás indokoltságával kapcsolatban sem végezhet semmilyen vizsgálatot. A közösségi adószámmal kapcsolatos szabályok 2003. augusztus elsején lépnek hatályba, vagyis az adózó ezt követően kezdeményezheti a közösségi adószám kiadását. Azon az adózók számára, amelyek már jelenleg is folytatnak kereskedelmi kapcsolatot az Európai Unió valamely tagállamában illetékességgel rendelkező céggel, hivatalból állapítja meg a közösségi adószámot a hatóság, s azt augusztus 15-ig közli az adózóval. Azok az adózók, amelyek számára nem képezik meg hivatalból és nem közlik az új adószámot, 2003. augusztus 15-e után kezdeményezhetik a közösségi adószám kiadását. A közösségi adószám képzése egyszerű, hiszen az országot jelző „H” (Hungary) mellett az adózó mai áfa-azonosítójának az első 8 számjegyéből áll. Vagyis a vállalkozások mai adószámából elmarad az utolsó három szám, az első nyolc szám elé pedig a „H” betű kerül. Valamennyi EU-tagállamban egyébként a cégek EU-adószámát hasonlóan képezik: a tagállamot, ahol a cég illetékességgel bír, általában két betűvel jelölik, amely után 10–12 karakterből álló szám következik.
A magyar vállalkozások nem egyszer kritizálják a hazai adórendszerben meglévő, szerintük túlságosan bonyolult adminisztrációs előírásokat. Mindez azonban minimális ahhoz képest, amit az Európai Unión belül előírnak a vállalkozások számára a tagországok közötti termékértékesítések és szolgáltatások megadóztatása érdekében. A bonyolult adminisztrációra azért van szükség, mert az EU-ban nincs vámellenőrzés, az adót pedig mindenki saját tagállamában fizeti, ezért a tagállamok között zajló termékértékesítések és szolgáltatásnyújtások során az adóztatás könnyen elkerülhető lenne, ha a termékmozgásokat nem adminisztrálnák kellőképpen. S még egy rossz hír: aki a bonyolult adminisztrációs előírásoknak nem tesz eleget, a hazai viszonyokhoz képest horribilis büntetésekre számíthat. Ezért fontos minden magyar vállalkozónak, akinek az unión belül van üzleti partnere, hogy ne jövő május elsején kezdjen el „kapkodni”, hanem minél hamarabb, s folyamatosan készüljön az új előírásokra. Legalábbis azokra, amelyek már most ismertek. Számos fontos részlet ugyanis csak szeptemberben, illetve novemberben derül ki, amikor is az Országgyűlés elfogadja az új adótörvényeket. Egyébként az nem kétséges: a magyar cégek sem részesülnek enyhébb bánásmódban a büntetések kiszabásakor, mint más tagállamok vállalkozásai.
Az uniós tagországok társaságaival üzleti viszonyban lévő vállalkozások számára már a számla kiállításában is lesznek változások. Ezen cégeknek a számlán a vevő nevén, telephelyén kívül a közösségi adószámát is szerepeltetni kell. A számla nemcsak papíralapú, hanem elektronikus formátumú is lehet. Új kötelezettséget jelent az is a magyar vállalkozásoknak, hogy az eladó kötelessége lesz meggyőződni a vevő adóalanyiságáról. Az adóhatóság azt szeretné, hogy ez gyorsan menjen, vagyis akár e-mailen, telefonon, faxon gyorsan tájékoztathassa az adóhatóság az adózót a vevő adóalanyiságáról. Ha viszont határozatokat, leveleket kell írni, akkor nehézkes lesz az adatáramlás. S hogy valójában milyen formában ad tájékoztatást az adóhatóság az üzleti partner adóalanyiságáról, ez is ősszel, az adótörvények elfogadásakor derül ki. A vevő adóalanyiságáról történő meggyőződés azért fontos, mert ha az eladó elszállítja a terméket a vevőnek, aki viszont nem adóalany (hanem mondjuk magánszemély), akkor az eladónak kell megfizetnie az áfát. Egyébként viszont adóalanyok között az az általános szabály a tagállamok közötti kereskedelemben, hogy az értékesítő adómentességet élvez, ha az áru elhagyta az országot, az áfát a vevőnek kell bevallani és megfizetni a célországban a célország adókulcsa szerint. Ha viszont az áfa-alanyisággal nem rendelkező magánszemély az eladó tagállamában vásárolja meg a terméket, akkor az eladó az ottani áfát számítja fel, amit a magánszemély nem igényelhet vissza. Kivételt jelent viszont az új közlekedési eszközök megvásárlása, amely az eladó tagállamában a vevő adóalanyiságától függetlenül adómentes. A vevő (akkor is ha magánszemély) ilyenkor adózóvá válik: az adót a vevő tagállamában kell bevallani és megfizetni.
Jelenleg, ha egy magyar cég francia partnerének exportál valamit, akkor kiállít egy számlát, amit megküld a külföldinek fizetés végett, s ezzel le is tudja adminisztrációs kötelezettségét. Jövő május elsejétől viszont új kötelezettségek társulnak mellé: az adózónak a számla minden fontos paraméteréről a magyar adóhatóságot is tájékoztatni kell. Ez a gyakorlatban annyit jelent, hogy az adózó egyrészt elkészíti és megküldi az adóhatóságnak a havi vagy negyedéves áfa-bevallását, másrészt ki kell töltenie negyedévente annak mellékleteként egy úgynevezett „Összesítő jelentést” is. Ez tartalmazza az adóalany közösségi adóazonosító számát, minden vevője közösségi adóazonosító számát, valamint az adóalany által a vevői részére teljesített termék-értékesítések teljes értékét (ezer forintban) adóalanyonként. Az „Összesítő jelentés” készítésére érdemes a vállalkozásoknak már most felkészíteni a számítástechnikai rendszerüket, mert bizonyára nem lesz könnyű a kitöltés.
