“Bátran vállalok minden új kihívást” – ez a mondat tökéletesen semmitmondó egy kísérőlevélben. Az emberi erőforrás munkatársak vagy a fejvadászok óvnak az ilyen kijelentésektől. A kísérőlevelet pedig elvárják a jelentkezőktől, akik számára egy lényegre törő és mégsem személytelen levél megfogalmazása nehéz feladat. A cél, hogy ne hemzsegjenek benne a sablonok, ne legyen elbizakodott és hivalkodó, de mégis tartalmazzon többletinformációt az önéletrajzhoz képest.
Személyes plusz
Az önéletrajz csak adatokat sorol fel, a kísérőlevél ezzel szemben személyes információkat tartalmaz a jelentkezőről. “Nem szabad az önéletrajz és a kísérőlevél funkcióját összekeverni” – mondja Fazekas Zsolt, a HILL International személyzeti tanácsadó vállalat ügyvezető igazgatója. Sokan esnek abba a hibába, hogy a megismétlik az önéletrajzban leírtakat. A kísérőlevél pedig arra szolgál, hogy az önéletrajz általános adatain felül – ami bármely céghez azonos formában elküldhető – a jelentkező bizonyíthassa az adott cég és pozíció iránti elkötelezettségét.
Ugyanakkor a pályázónak nehéz fél oldalban megfogalmaznia, hogy miért ő a legalkalmasabb az adott pozíció betöltésére. Gyakran sztereotip és patetikus mondatok halmaza lesz az így megfogalmazott kísérőlevél, amelyet meglehet teljesen feleslegesen írtak meg. “Jó taktika, ha a jelentkező arra fókuszál, hogy milyen az adott cég és a kínált pozíció. Könnyebb dolga lesz, ha személyes kötődést tud találni” – mondja Takács Zita, a NEXT Consulting Személyzeti Tanácsadó Kft. tanácsadója. Így rövid és lényegre törő, mégis személyes hangvételű lehet a kísérőlevél és elkerülhető a semmitmondó frázisok puffogtatása.
Az őszinte megfogalmazás fél siker. Ha a pályázó leírja, hogy jelenleg milyen pozícióban dolgozik, miért szeretne munkát váltani, miért érdekli az adott állás, milyen elképzelései vannak a jövőről, máris rokonszenvre számíthat.
Alapvető jó tanácsok
Fazekas Zsolt szerint:
• Érdemes a megbízó cégére vagy üzletágára vonatkozó személyes kapcsolódási pontra hivatkozni a kísérőlevélben.
• Ne keveredjen össze az önéletrajz és a kísérőlevél funkciója. Legfeljebb a felvezető mondatokban említsük meg az önéletrajzban is leírtakat.
• A jelentkező kerülje a patetikus mondatokat.
• Nem szerencsés egy az egyben lemásolni egy mindenki számára hozzáférhető kísérőlevél-mintát, és aztán azt saját név alatt beadni.
• Őszintén írja le a jelentkező, hogy miért jelentkezik, és milyen helyzetben van most. (Például hol dolgozik, mikor és miért szeretne állást váltani.)
• Ne legyen túl hosszú.
Tartalom és külalak
A kísérőlevélnek tartalmaznia kell a jelentkező nevét és címét a bal felső sarokban, alatta pedig a címzett nevét és beosztását. Érdemes megtudni, kinek kell címezni a levelet, mert a “Tisztelt Hölgyem/Uram!” illetve a “Tisztelt XY vállalat!” megszólítások nagyon előnytelenek. Ha a hirdetésben nem szerepel a kapcsolattartó személy neve, érdemes egy rövid telefonnal utánajárni az információnak. Általában a cégek recepciós munkatársai is tudják, ki foglalkozik a felvételi ügyekkel. A konkrét megszólítás is bizonyítja, hogy a jelentkező komolyan veszi az álláskeresést.
A kísérőlevél elején ajánlott feltüntetni, hogy a pályázó hol olvasta az álláshirdetést, és pontosan milyen pozícióra jelentkezik.
A kísérőlevélre legfeljebb fél oldalt szánjunk, annál hosszabbat senki sem fog elolvasni. Fontos, hogy átlátható és könnyen olvasható legyen. Hivatalos formában, az önéletrajznak megfelelő betűtípussal érdemes megírni. Befejezésként a dátumot és aláírást is tüntessük fel.
Ki olvassa?
A kísérőlevél megfogalmazásakor érzett kínos érzés elhessegetésében sokat segít, ha a pályázó belegondol, ki fogja elolvasni a nehezen “megszült” levelet. A fejvadászok és az emberi erőforrás munkatársak naponta több tucat, akár több száz önéletrajzot és kísérőlevelet olvasnak. Számukra a legfontosabb a lényegre törő megfogalmazás. Az interjúig való eljutásban az önéletrajz eleve fontosabb szerepet játszik, a kísérőlevél körülbelül 20 százalékban járul hozzá az első körös sikeres szerepléshez.
A kísérőlevélnek praktikus okai is vannak. A rengeteg beérkezett önéletrajzot ezek segítségével kapcsolják konkrét pozíciókhoz. Ezért gyakran még az 1-2 mondatos levél is elég, amelyben a pályázó csak a személyes beszélgetés reményét fejezi ki. Sok fejvadász jobban örül az ilyen típusú, könnyen kezelhető kísérőlevélnek, mint a hosszan megfogalmazott, információt nem tartalmazónak.
