Egy szóval könnyű megadni a címben feltett kérdésre a választ: növekedést.
Gondoljunk csak arra, hogy ma már nem kell elmenni valahová, vagy levelet küldeni, ha hirdetést akarunk feladni, a Facebookon pár kattintással és olcsóbban megvan. De ennél sokkal alapvetőbb dolgokban is segít.
Minden egyes folyamatot nyomon lehet követni, nem kell külön adatot gyűjteni (és ezzel külön munkatársat alkalmazni) például azért, hogy éppen hol áll egy folyamat, akár egy kattintással meg tudjuk nézni. Ehhez nagyszerű segítség például a Trello nevű telefonon és PC-n is működő alkalmazás, ahol egymagunk vagy másokkal közösen is használhatunk. Egészen egyszerű vele átlátni, mely projektek, mely feladatai hol tartanak (mit kell elkezdeni, mi van folyamatban, mit fejeztünk már be). A részfeladatokhoz munkatársat is lehet rendelni, ahogy kommunikálni is lehet benne a projekttagokkal, például, hogy hol tartanak egyes munkákkal. Nagy előnye, hogy könnyű használni, és könnyen átlátható, egyszerre átlátjuk benne az egész- és a részfeladatokat is.
Ugyanígy, ha a könyvelésről van szó, bármilyen kiadás vagy bevétel azonnal megjeleníthetünk, és mindig, minden egyes pillanatban nyomon követhetjük, hogy áll éppen a költségvetésünk. Pár kattintással el tudjuk utalni az összes munkavállalónak a fizetését, nem kell készpénzzel babrálni, többször átszámolni és külön-külön borítékokba szortírozni. Költéseink könyvelésére egy szintén átlátható és egyszerű megoldás az ugyancsak számítógépen és okostelefonon is használható, magyar fejlesztésű Koin. Minden kiadásunkat könnyen követni tudjuk vele, és csoportosítani is lehet őket, például a rezsiköltségeket és a bérfizetéseket, ahogy – ha beállítjuk – abban is segít, hogy ne feledkezzünk meg a csekkbefizetésekről vagy más átutalásokról.
Az pedig, hogy mindenről adataink vannak a digitalizációnak köszönhetően, azt is jelenti, hogy mindenféle módon kielemezhetjük őket, olyan részletekre derülhet fény, amikről azelőtt nem tudtunk. Például, hogy ha egyik kolléga az egyik gépnél jóval gyorsabban dolgozik, mint a másik, így érdemes őt alkalmazni annál a berendezésnél. Az adatgyűjtés pedig azt is megmutatja, hol és hogyan tudunk költséget és/vagy időt megtakarítani, mely folyamatok nincsenek még optimális helyzetben.
A digitalizáció alatt értünk olyan dolgokat is, amik ma már egészen mindennaposak. Gondoljunk csak abba bele, mennyivel megkönnyíti az üzletmenetet egy okostelefon. Pillanatok alatt kaphatunk e-mailen vagy valamelyik üzenetküldő programon keresztül választ kérdéseinkre, akár a világ másik végéről is. Egy e-maillel értesíthetjük az összes kollégát a következő heti beosztásáról, nem kell azon feszülni, hogy mindenki megnézte-e a falra kiragasztott papírt.
Az előző gyakorlati példákhoz hasonlóan könnyen használható a céges kapcsolattartásra a Slack nevű alkalmazás (úgyszintén elérhető a különböző platformokon). Mi sem mutatja jobban hatékonyságát és egyszerűségét, hogy ma már egy magyarországnyi ember, 10 millió fő használja naponta. Előnye, hogy egy klikkeléssel tudunk csoportos és egyéni beszélgetést kezdeményezni, átlátható módon.
A digitalizációhoz tartozik a GPS, vagy – pontosítva – a Google Maps, Waze programok. Nem kell már térképeken böngésznünk, elég, ha a célállomást beállítjuk és pár pillanat múlva már mutatja is az útvonalat merre célszerű menni, nem csak azért, mert az a legrövidebb, hanem akár azért is, mert arrafelé nincs dugó. Akár szállítmányozásnál, vagy akár csak azért, mert egy partnerrel lesz valahol tárgyalásunk, komoly könnyebbséget jelent ez.
Visszatérve, nem csak a kommunikáció könnyült meg akár egy délkelet-ázsiai partnerrel, a digitális felhők segítségével az egész munkamenet, minden egyes adatot meg tudunk osztani, ami azt is jelenti, hogy akár a világ végéről is hozzáférhetünk minden olyan adathoz, amire szükségünk van. A legkézenfekvőbb program ehhez a Google Drive, amiben táblázatkezelő, szövegszerkesztő is van, az egyes fájlokat pedig pár kattintással megoszthatjuk mással, akik szintén bele tudnak írni utána. És egy másodperc alatt azt is leellenőrizhetjük benne, mit és mikor módosítottak mások rajta.
Kiemelt kép: iStock
