Egy cég életében ma már az egyik, ha nem a legfontosabb az, hogy valamennyi munkatárs bárhol és bármikor hozzáférjen a leveleihez. Gondoljunk csak bele: egy későn, vagy tévedésből nem megválaszolt email sok esetben akár közvetlenül is okozhat pénzügyi károkat cégünk számára, nem beszélve az arculaton esett csorbáról. Az Office 365 csomagban található email kliens ezért számos olyan funkcióval rendelkezik, melyekkel teljeskörűen igényeinkre hangolható a levelezés, annak érdekében, hogy átláthatóbb, könnyebb és biztonságosabb legyen a mindennapi kommunikáció.
Ismerős felület
Az office365.hu oldalon keresztül elérhető felhő-alapú Outlook email szolgáltatásba bejelentkezve Windows felhasználóknak ismerős felület köszönt bennünket: olyan érzése van az embernek, mintha szinte egy az egyben a már évek óta sokak által használt számítógépre feltelepített Outlook nyílna meg a számítógép böngészőjében. Itt tehát sem felhasználói élményben, sem pedig funkciókban nincs szükség különösebb segítségre: egyedül annyi a különbség, hogy a használathoz csupán egy internetböngésző kell.
Az egyes levelek listáján kívül a bal alsó sarokban tudjuk a Névjegyek, Naptár, Feljegyzések és Levelek funkciók közötti váltást megtenni, a jobb felső sarokban lévő beállításokkal pedig pillanatok alatt megkezdhetjük postafiókunk, illetve megfelelő jogosultság esetén a céghez tartozó levelezés szabályok testre szabását.
A beállítások kezdőoldalon a felhasználónkénti 25 gigabájtos tárhelyből láthatjuk az általunk felhasznált terület nagyságát, illetve saját adatainkhoz itt tudjuk felvinni telefonszámainkat, illetve egyéb adatainkat. A telefonszámok felvitele azért is lehet fontos ebben a lépésben, mert a kollegák az egyes vállalati címjegyzékben való kereséskor ily módon bárhol, bármikor láthatják elérhetőségeinket.
Második lépésben érdemes a már létező vállalati email fiókjainkat integrálni a felhőbe: ezt a „Csatlakoztatott fiókok” menüpontban tudjuk megtenni. Ennek köszönhetően a továbbiakban minden eddigi, hozzánk tartozó postafiókba érkező emailünk megérkezik a rendszerbe és a továbbiakban azok akár együtt, egy felületen menedzselhetők.
Testre szabás
A jobb felső sarokban található beállításokban az „E-mailek rendszerezése” menüpontban tudjuk beállítani a beérkezett üzeneteink szabályait, melyek leginkább arra jó, hogy a feladótól, címtől, címzettektől függően rendezzük az emailjeinket különböző mappákba annak érdekében, hogy azok jobban kereshetők, átláthatók legyenek. Ugyanitt tudjuk az automatikus válaszüzeneteket is beállítani, melyek egy esetleges szabadság, vagy hosszabb internettől való elzártság esetén jöhetnek jól.
