Noha a nyomtatók ritkán kerülnek a technológiai hírek élére, ezen a területen is folytonos az innováció, már-már az ipari nyomdák teljesítményét közelítik az új gépek. A modern céges „nyomtató mamutok” már egyetlen másodperc alatt löknek ki akár két oldalt, s könnyen kiszolgálnak több tucatnyi munkatársat is egyszerre. A gépek beépített merevlemezen tárolják a hálózaton érkező képeket, de a távfelügyelet révén akkor is gazdaságosak maradhatnak, ha egy-egy lazább nyári hónapban nem oldal-tízezreket nyomtatnak rajtuk.
A digitalizált dokumentumok, a fájlok és az e-levelek terjedésével korábban sokan a Gutenberg-galaxis végét, vállalati szinten pedig a papírmentes iroda megjelenését vizionálták. A piac azonban másfelé fordult, így pár évig még nem kell drámai visszaeséstől félniük a nyomtatógyártóknak. A HP egyik kutatása szerint míg 2005-ben 46 ezer milliárd oldalt nyomtattak, beleértve az újság- és könyvoldalakat is, 2010-re ez a szám immár 52 ezer milliárdra emelkedik. E növekedésből pedig nem utolsósorban a személyi számítógépekhez kapcsolt nyomtatók jönnek ki jól: a digitálisan nyomtatott oldalak aránya 2010-re várhatóan 10 százalékra növekszik a tavalyelőtti 8 százalékról.
Tavaly mintegy 10 ezer multifunkciós nyomtatót adtak el a vállalatoknak Magyarországon, 7-8 százalékkal többet, mint egy évvel korábban. A papírfelhasználás mennyisége viszont stagnált. Szendi Horváth Ádám, a Samsung Electronics Magyar Zrt. nyomtatókért felelős értékesítési menedzsere szerint míg 2004-ben a lézernyomtatók terén 40 százalék volt a kormányzati megrendelések aránya, addig tavaly már csak 20 százalék, a legújabb számokból pedig az látható, hogy a vállalatok – talán az instabilabbá vált politikai helyzet hatására – inkább elhalasztják beruházásaikat.
Mivel a fiatalabb korosztály egy százoldalas dokumentumot is hajlamos inkább képernyőn elolvasni, a piac akár hosszabb távon is stagnálhat. Ugyanakkor Érdi-Krausz Gábor, az Oki Systems Magyarország ügyvezető igazgatója rámutat: mivel a vállalat „kifelé” jórészt a kinyomtatott dokumentumain keresztül kommunikál, ezek minősége mindenképpen fontos kérdés marad.
„A nyomtatási szokások megváltozása elsősorban nem az oldalak számát, hanem a dokumentumokhoz való viszonyunkat változtatja majd meg” – jósolja Czinege László, a HP Magyarország képalkotási és nyomtatási divíziójának igazgatója. Szerinte nagy előrelépés, hogy nem kell a vállalati prospektusokat egy szekrényben raktározni, ha azokat eltároltuk készülékünkben és egy gombnyomással bármikor kinyomtathatjuk. Így kisebb változtatások esetén nem kell prospektusok mázsáit bezúzni, vagy felülcímkézni.
A költségekre összpontosító gondolkodás a nyomtatópark tudatosabb tervezéséhez is hozzájárul. Korábban a vállalatok ötletszerűen vásárolták nyomtatóikat, ma már megpróbálják egységesíteni a berendezéseiket. Nyugat-Európában már a cégek egyharmada hajtott végre olyan projektet, amelynek célja a használatukban lévő nyomtatótípusok számának csökkentése volt. A kisebb munkacsoportokat kiszolgáló printerek helyett nagyobb az igény a teljes részlegek szükségleteit kielégítő nagykapacitású berendezésekre. Ezeknek az üzemeltetése olcsóbb, és a felügyeletük is egyszerűbb.
A magyar piacon a vállalatok sokszor rövidlátó módon érzékenyek az árra, miközben a használat során annak sokszorosát elkölthetik például kellékanyagokra. Nyilván nem gazdaságos megoldás az sem, ha a jólfizetett informatikusnak a munkaideje jelentős részét nyomtatóval kapcsolatos problémák kezelésére kell fordítania. A választásnak tehát a készülék teljes élettartamához kapcsolódó költségeken kell alapulnia.
A távfelügyeleti rendszerek csökkenthetik a karbantartásra fordított időt, mert testre szabhatóan tudnak beszámolókat generálni a készülék működéséről, amit továbbítanak a szervizközpontba: így ott már azelőtt észrevehetnek problémákat, mielőtt a felhasználók szembesülnének a bajjal. Sőt, akár az is megoldható, hogy a toner kifogyása előtt a rendszer automatikusan megrendeli a fogyóban lévő kiegészítőket.
A költségek csökkentésének egyik módja a többfunkciós – a nyomtatás mellett fénymásolni, szkennelni és faxolni is képes – masinák használata. „Havi ezer oldal feletti nyomtatási szükséglet esetén már a kisvállalatoknak is megéri multifunkciós gépre váltaniuk” – mondja Szabó Gábor, a Canon Hungária üzletágvezetője. Sőt, hazánkban is egyre nagyobb az érdeklődés a nyomtatási outsourcing iránt. Ez akár kisebb cégeknél is megfontolandó lehet, bár Szendi-Horváth Ádám a teljes körű outsourcingot a szolgáltató oldaláról csak akkor látja kifizetődőnek, ha a szerződni kívánó cég nyomtatóparkja legalább 80-100 gépből áll.
