Robbanást fog előidézni az emberi kéz érintése nélkül kiállított, elküldött, kiegyenlített és megőrzött elektronikus számlázás elterjedése, a vállalatok ugyanis ezzel tetemes summát tudnak megspórolni – állítja Deák Ferenc, a Henkel Magyarország Kft. ügyvezető igazgatója. Először ez a cég szánta rá magát hazánkban, hogy kidolgozzon egy olyan rendszert, amely a számlaküldést és számlafogadást papírmentesen, zárt rendszeren belül valósítja meg.
A Tescóval, a Sparral, és a Metróval már hetek óta tesztelik a rendszert, amivel megússzák a nyomtatás, aláírás, pecsételés, borítékolás, postázás, postabontás és iktatás drága, időrabló feladatsorát. Deák számításai szerint egy-egy számla – a 60-100 forintos postaköltséget nem számítva – 90-100 forintjába kerül kibocsátójának, s ennek mintegy 60 százaléka megspórolható a papír nélküli eljárással. Mivel a mintegy 65 milliárd forintos éves forgalmat lebonyolító hazai Henkel-cégnek évente legalább 100 ezer számlát kell kiállítania, már a rendszer elindulásának évében is több millió forintos megtakarítással számolhat. A cégek közötti „zárt csatorna” ugyanis mindenfajta papír nélkül is hiteles, s ami a legfontosabb: ezt az adóhatóság is elfogadja.
MINDENKI NYER. A számlaküldés az electronic data interchange (EDI) elnevezésű rendszeren keresztül történik, aminek további előnye, hogy a megrendelő és a szállító egyszerre látja a teljes folyamatot egészen a banki átutalásig. Deák szerint „win-win megoldás” született, amellyel tehát nemcsak a Henkel, hanem kereskedelmi partnerei is nyernek. Ezzel Antal Erzsébet, a Tesco pénzügyi igazgatója is egyetért, hozzátéve: a nagy láncok közül az elsők között vezetik be a rendszert, ám nemzetközi összevetésben így is alapos lemaradásban vannak. „Lengyelországi testvérvállalatunk már évekkel ezelőtt átállt a papír nélküli számlázásra.” Deák Ferenc szerint a lemaradásból akár erény is kovácsolható, ha a köztes lépéseket átugorjuk, s rögtön a legkorszerűbb technológiát alkalmazzuk.
Mindez persze nem olcsó mulatság, ám hogy pontosan mennyibe kerül, arra vonatkozóan a cégeknek nincsenek pontos adataik. A Tesco mindenesetre már a rendszer továbbfejlesztésén munkálkodik, a papírmentes számlázási rendszerhez hozzákapcsolja a logisztikai funkciót is. Ezzel lehetőséget és jogosultságot nyújt a beszállítóknak arra, hogy azok a nyilvántartásban szereplő, saját termékkészletükhöz hozzáférjenek. Így a ma még papíron történő „átlistázásokat” a szállító saját maga hajthatja végre. (Az átlistázás a korábbitól eltérő darabszámú, de amúgy az addigival teljesen azonos árut tartalmazó csomagok esetén válik szükségessé, például amikor egy dobozba kettő helyett három szappan kerül.) E megoldásnál nem kell kézzel bepötyögni a változásokat, ráadásul ezzel elejét vehetik a partnerek közti esetleges későbbi vitáknak is.
Ma már léteznek olyan szolgáltatók, amelyek a kis cégeknek is lehetővé teszik számláik elektronikus konvertálását, ám többségük számára – néhány száz darabos éves számlakibocsátás mellett – valószínűleg a hagyományos módszer lesz továbbra is a legolcsóbb. „A szabolcsi almakereskedők sosem fognak elektronikusan számlázni” – sommáz lakonikusan az egyik pénzügyi szakember.
Drága lapok
Egymásra pakolva több mint 200 méteres tornyot alkotna az a 2 milliónyi számlamásolat, amelynek hitelesítésében az elektromos archiválásra szakosodott NetLock Kft. eddig közreműködött. Az eredeti számlákat három vidéki távhőszolgáltató bocsátotta ki, s ezeket hosszú évekig meg kell őrizni. A NetLock (partnerén, az Ügyvitel Szolgáltató Kft.-n keresztül) mintegy outsourcing szolgáltatásként készíti e cégek számára a hiteles, időbélyegzővel, aláírói tanúsítvánnyal ellátott elektronikus másolatokat, s gondoskodik azok tárolásáról és olvashatóságáról is. Amint azt Nagy Zsolt, az ország vezető hitelesítés-szolgáltatójának számító NetLock Kft. PKI tanácsadója elmondta, egyetlen A4-es lapnyi dokumentum irattáras tárolása 9-10 forintba kerül a törvény szerint kötelezően előírt 8-10 év alatt, miközben az előállítása mindössze 2-3 forint. Egy számla azonban több oldal is lehet, így a költségek megtöbbszöröződnek. Saját irattárban az archiválást ugyan pár forintból is megoldhatjuk, ám ahhoz saját vagy bérelt raktárra van szükség.
