Kellemetlen meglepetés érheti azt a munkatársat, aki a színes családi fényképek kinyomtatásához hétről hétre a vadonatúj színes vállalati nyomtatót használja, amennyiben nem tudja, hogy egy ilyen gép mellé rendszerint olyan szoftvert is feltelepítenek, amely pontosan naplózza a nyomtatási és másolási munkákat. Mi több, a költségtakarékosság jegyében létezik olyan vállalati politika, miszerint a főnök minden hónap végén behívja az öt legtöbbet másoló/nyomtató kollégát, és fölteszi nekik a kérdést, pontosan mire is használták a cég eszközeit. „A tapasztalatok szerint akár 20 százalékos megtakarítást eredményezhet már az is, ha a felhasználók tudják, hogy egy ilyen szoftvert feltelepítettek a rendszerben” – állítja Tóth István, a Ricoh terméktámogatási divíziójának vezetője. Éppen ezért már szinte mindegyik nyomtató és fénymásoló gyártó cég kínál ilyen naplózó szolgáltatást, igaz nem mindegyik vállalat ismeri fel ennek előnyeit. „Itt nem egy pillanat alatt végrehajtható költségcsökkentésről van szó, ezért az ilyen rendszerek bevezetését a vállalatok sokszor nem érzik üzletileg kritikusnak” – mondja Czinege László, a HP nyomtatás és képalkotás üzletág vezetője. Viszont ha osztályonként felmérik a nyomtatási igényeket, akkor elkerülhető a felesleges nyomtatók beszerzése. Ráadásul az ilyen rendszerekhez még egyéb funkciók is társulhatnak. „Egy hálózati nyomtatóhoz kapcsolt beléptetőkártya-leolvasóval személyre szabhatjuk a jogosultságokat, így például a színes nyomtatásra csak néhányan kaphatnak engedélyt” – árnyalja tovább a képet Török F. László, a Canon üzleti termékekért felelős marketingkommunikációs vezetője.
Az IDC piackutató cég adatai szerint a vállalatokon belül leginkább az ügyfélkapcsolatokért felelős osztályokon (értékesítés, marketing) a legelterjedtebb a színes lézernyomtatók használata, hiszen a vállalatok ezzel sokat javíthatnak a kommunikációjuk színvonalán. A színes lézernyomtatók árának utóbbi években tapasztalt drasztikus csökkenésével csupán ez az egyetlen szegmens közel 36 százalékos növekedést könyvelhetett el 2005-ben Magyarországon.
Ahhoz, hogy az erős piaci versenyben érvényesülni tudjanak, a gyártók új technológiák kifejlesztésével is igyekeznek vásárlókat csábítani magukhoz. Egy ilyen új eszköz a Ricoh által fejlesztett gél technológiájú nyomtató, amely a cég szerint a tintasugaras és a lézer eszközök előnyeit egyesíti. A zselés printerrel normál papírra is lehet kétoldalas színes nyomatokat készíteni, mivel a tinta nem szivárog bele a papírba, hanem a felszínen zselésedik. A Ricoh által kidolgozott úgynevezett Level Color üzemmódban ráadásul jóval olcsóbban nyomtathatunk színes anyagokat.
„A nyomtató az oldalon lévő szövegeket változatlan minőségben készíti el, a színes ábrák, fényképek esetén azonban a festékfelhasználást 50 százalékkal csökkenti” – avat be a részletekbe Tóth István. Így állítása szerint normál módban színes oldalak esetén a zselés nyomtató mintegy 25 forintos lapköltséggel dolgozik, míg a takarékos esetben 15 forintos árral lehet számolni. Az új nyomtatókat a lézernyomtatóknál jóval olcsóbban kínálják, miközben a nyomtatás költsége a tintasugaras típusokénál kedvezőbb. (A színes nyomatok költségeit a Canon az úgynevezett Smart Colour technológiával csökkenti.)
Szintén technológiai különlegességnek számít a Xerox által az elmúlt években bevezetett EA toner is, amely csökkentett tintafelhasználás mellett biztosít élénk színeket. Az EA toner lényege, hogy a kémiai úton előállított, gömb alakú egyforma festékszemcsék kisebbek és jobban illeszkednek egymáshoz, ezért kevesebb festék szükséges egy terület lefedéséhez.
A költségkímélő technológiák ismerete mellett talán fontosabb, hogy a cégek tudatosan alakítsák ki eszközparkjukat. A legtöbb gyártó szolgáltatásként kínálja az ügyfelei eszközparkjának a felmérését és a megfelelő konstrukció kiválasztását, ám érdemes több cég ajánlatát végighallgatni a döntés előtt.
