Imázsgyengüléssel járó anyagi veszteséget szenvedtünk el – ismeri el kudarcát Süli András, a Grepton Rt. igazgatója, amikor arról mesél, hogy cége ez év tavaszán miként futott jégre a görög nemzeti hírügynökség (ANA) szerkesztőségi- és hírportálrendszer kialakítását célzó pályázatán. „A Magyar Távirati Irodánál pár éve hasonló rendszert vezettünk be, így jó eséllyel indulhattunk volna” – véli a vezető, aki projektcsapatot állított fel a tender megírására. Másfél hónapos munkával, 2 millió forintos munkabér kifizetése árán készült el a pályamű. Beadásához 18 millió forintos bankgarancia és görög nyelvű cégkivonat kellett. „A 250 ezer forintba kerülő fordítás beszerzése után, a DHL szervezésében június 10-én indult útnak a csomag, hogy a leadási határidőre, 12-én, csütörtökön délre odaérjen.
A küldemény azonban június 19-én felbontatlanul érkezett vissza. „Útlezárások miatt a kézbesítő két óra késéssel ért a helyszínre” – rekonstruálja a történteket Süli, aki 1,4 millió eurós ajánlatát az első három befutó közé pozícionálta. A problémáról mit sem tudva, június 18-án a Grepton sajtóközleményt adott ki arról, hogy görög tenderen indul a vállalat. A cég a presztízsveszteség és a keletkezett anyagi kár miatt perelni nem tud, általános szállítási feltételeiben ugyanis a DHL nem vállal garantált idejű teljesítést. „A nemzetközi légi futártársaságok egyike sem teszi ezt” – mondja Bognár Bertalan, a DHL Magyarország marketingigazgatója.
„Az iparág jellegéből adódóan, biztosítás csak a küldeményekre köthető, következményes kárra nem” – ad igazat a konkurenciának Járosi Márton, a TNT Express Worldwide magyarországi leányvállalatának vezetője. „Nagyobb körültekintést javaslunk hasonló esetekben” – ajánlja Bognár, aki hozzáteszi, a publikált szállítási idők irányadó jellegűek és normál körülményekre vonatkoznak. Ugyanakkor sajnálja, hogy a Grepton nem tájékozódott sem internetes, sem sms- vagy wap-alapú nyomon követéssel küldeménye célba érkezéséről. „A DHL különféle káreseményeknél egyébként gyakran a jogilag vállalt kötelezettségein felül kompenzálja ügyfeleit” – állítja Bognár. Cége felajánlotta a fuvardíj jóváírását a Greptonnak is, annak azonban ez nem bizonyult elegendő kárpótlásnak.
KÁR SPÓROLNI. „Ilyen esetekben megéri egy kicsivel több pénzt szánni a biztos célba juttatásra” – mondja Kanyó Gábor, a Grant Consult Pályázatfigyelő és Pénzügyi Tanácsadó Kft. ügyvezető igazgatója. Egyik ügyfelük digitális tartalomfejlesztésre írott uniós pályázatát a cég alkalmazottja maga szállította Brüsszelbe, mivel a csomagküldő vállalat csupán szóbeli garanciát tudott adni a pontos érkeztetésre. Amennyiben a személyes kíséretre nincs szabad kapacitás, szóba jöhetnek a kisebb futárcégek, amelyek ugyan drágábban kínálják szolgáltatásaikat, adott esetben viszont írásban is garantálják a pontos teljesítést. „Ha komoly a kiírás tétje, a tenderrel járó tetemes kiadások után már nem érdemes a futárszolgálaton spórolni” – mondja a szakértő. „A határidőkkel kapcsolatban ugyanakkor érdemes rákérdezni, hogy a postai bélyegző dátuma az irányadó, vagy az anyag fizikai beérkezése” – hívja fel a figyelmet egy másik problémára Kocsis Zoltán, a pályázati tanácsadással foglalkozó Laser Consult tanácsadója.
Többen gondolják azt, hogy utolsó pillanatban jó beérkeztetni a beadványt, mert akkor a bíráknak nem marad idejük rágódni rajta. Ebben hitt egy kisvállalat munkatársa, aki a leadási határidő előtt néhány órával nyomtatta ki cége pályázati anyagát, majd időhiány miatt a nélkül postázta a dolgozatot, hogy átfutotta volna. Utóbb derült ki, a berendezés egy rossz időben elszenvedett átállítás miatt ékezetek nélkül adta ki a 120 oldalas magyar nyelvű anyagot, amelyet azután a bírálók az olvashatatlanság okán félredobtak. A formai követelmények be nem tartása miatt Kanyó szerint még mindig sokan véreznek el a tendereken. Egy rosszul lefűzött, nem a megfelelő példányszámban és margóval beadott munkát az ítészek szemrebbenés nélkül értékelhetetlen dolgozattá nyilváníthatnak. „Az Európai Unióban, ahol elektronikus úton zajlik a pályázás, szoftver felügyeli és figyelmezteti az illetőt, hogy ne a legalapvetőbb melléfogások, például idegen karakterkészlet, betűnagyság és betűtípus miatt essen ki a versenyből” – mondja Kanyó Gábor. A bukás egy másik gyakori esete a nem megfelelő hitelesítés. Adott ország nyelvére történő fordítás esetén ugyanis sokszor nem elég a szakfordító tudása, kizárólag a hivatalos fordítóiroda pecsétjével ellátott beadványok érvényesek. Egyes Phare vagy egyéb uniós kiírások esetén a dolgozat magyarul is beadható, ám pár oldalas angol nyelvű összefoglalás ilyenkor is szükséges. Itt előfordulhat, hogy a hivatalos fordítás során fontos számok, tények maradnak ki az összefoglalóból. Ugyancsak érdemes odafigyelni arra a sokszor becsúszó „triviális” hibára, hogy a pályázó cég képviselője elfelejti aláírni a beadványt, márpedig e szignó nélkül nem fogadható be az anyag. „Hiánypótlásra pedig nem minden esetben, illetve a dolgozat nem minden eleménél van lehetőség. Amennyiben van rá mód, általában 2-15 nap alatt kell elvégezni a korrekciót” – mondja Kocsis.
A banki vagy ingatlanfedezetek megléte és a közterhek pontos befizetése alapvető feltétele a tendereken való indulásnak. Az alábbi eset az egyik budapesti rádióval fordult elő. A társaság beadta részvételi szándékát az Országos Rádió és Televízió Testület által a helyi rádiók számára kiírt pályázatra. A műszaki berendezések fejlesztésére és közszolgálati műsorok készítésére irányuló tenderen teljes magabiztossággal induló cég akkor lepődött meg, amikor – bár felvett hitelének tőkéjét pontosan törlesztette – kamatelmaradásból származó 4200 forintos hiányt fedeztek fel nála. A pályázónak tudnia kell, hogy nyerés esetén működése, könyvelése számos ellenőrzésnek lesz kitéve. Volt olyan eset, amikor a nyertes ettől ijedt meg és inkább lemondott több tízmillió forintról, de nem írta alá a támogatási szerződést. Ha cégek összefogva pályáznak, az egyik „sara” miatt az egész konzorcium kieshet a versenyből. Egy hazai tanácsadó cég egy másik társasággal közösen készülődött egy közbeszerzési pályázatra, ám az utolsó pillanatban partnere közölte: adótartozása van, márpedig ez eleve kizáró ok.
Megesett az is, hogy már megvalósítás közben a támogató ellenőrei olyan számlákat találtak, amelyek a tender benyújtását megelőző időszakból származtak, s megítélésük szerint a pályázati témára vonatkoztak. Azonnal leállították a munkát, kamatostól visszavették a pénzt, mert megkezdett beruházásnak minősítették a pályázó által benyújtott projektet.
„A tender elnyerésekor korai a pezsgőbontás – figyelmeztet Kanyó -, hiszen a szerződéskötéskor kiderülhet, hogy bizonyos elvárásoknak nem tud megfelelni a nyertes.” Ilyen lehet a túl magas bankgarancia, amelynek létezése ugyan a tenderdossziéban sokszor nem jelentkezik elvárásként, de a szerződéskötés bármelyik pillanatában felmerülhet ennek megléte. Hiánya esetén a nyertes kénytelen visszalépni a második legjobb ajánlattevő javára.
MACHINÁCIÓ. Meghívásos közbeszerzési pályázatok esetén nemcsak a meghirdetett feltételekre érdemes odafigyelni. Előfordul ugyanis, hogy hasonló érdekcsoportokba tartozó, ám különálló jogi személyek összejátszanak. Az egyik cég megjelöl egy vonzó árat, nyer, de visszalép, így a második legjobb ajánlattevő kapja a megbízást. A pályázati kiírás böngészése közben jól jöhet, ha tudunk a sorok közötti olvasni. Nemrégiben haszongépjármű beszerzésre írt ki tendert egy több ezer fős szervezet, majd olyanynyira leszűkítette az autó műszaki paramétereit, hogy a végén kizárólag egy meghatározott márka egy bizonyos típusa lehetett a befutó. „Aki biztosan nyerni akar, annak jó időben, lehetőleg tanácsadóként kell sertepertélnie a kiíró háza táján, s úgy kell segítenie a feltételek kialakítását, hogy a nyertesek szűk köre – beleértve magát is – könnyen behatárolható legyen” – nyújt bepillantást a kártyáiba egy nemrégiben milliárdos nagyságrendben pályázatot nyert projekt vezetője.
