Számlakitöltés

Váratlanul igen drága lett az a targonca, amelyet a vállalkozó – hite szerint – tisztességes cégtől vásárolt, s amely tranzakcióról megfelelő számlát is kapott. Felhőtlenül azonban épp csak az adóellenőrzésig örülhetett a szerkezetnek, a revizor ugyanis kiszúrta a szóban forgó számlát. Azt találta, hogy az eladó cég nem is létezik, s így tulajdonképpen a számla sem. A vállalkozó tehát a vétel révén olyan áfát számolt el, amilyet nem illett volna. Ez pedig hivatalos nyelven adóhiányt jelent, s hozzá bírságot, pótlékot.

A vállalkozó nem hagyta annyiban. Telephelyén ott állt a targoncája, ily módon valóban nehezen emészthető a gondolat, hogy a valóságos eszköz áfája fiktívnek minősül. Észrevételt tett tehát az adóhivatalnál, majd fellebbezett, végül az ügyet a bíróság döntötte el. A grémium arra jutott, hogy az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal (APEH) határozata a helyénvaló, hiszen a vállalkozónak meg kellett volna győződnie arról, hogy a számla kibocsátójával minden rendben. Annak legalábbis utána kellett volna járnia, hogy ilyen név alatt, a jelzett adószámmal létezik-e társaság. A számla befogadójára – ha tetszik, ha nem – a törvény alapján ilyen felelőség nehezedik.

Ugyanakkor egyértelmű revizori “túlkapásra” is akad példa, amikor az adóhivatal munkatársa azzal a jelszóval kifogásolt egy számlát, hogy a rajta szereplő eladó nem nyújtott be adóbevallást az előző évben. Ez azonban nem érv. Ezt a szálat a vevő képtelen felgöngyölíteni, hiszen ilyen információt az illetékes hivatal – vagyis az APEH – nem ad, lévén az az adótitok kategóriájába tartozik.

SZAKISMERET. Nemcsak az eladót, azaz a számla kibocsátóját illetően kell a vevő vállalkozásnak képben lennie. Ahhoz, hogy minden szempontból kifogástalan számlával dolgozzon a cég, mindenekelőtt az áfa és a számviteli törvényt, valamint az adóigazgatási alkalmasság feltételeit összefoglaló pénzügyminisztériumi rendeletet kell ismernie. Ha például eva-körbe tartozik, akkor ezen új forma jogszabályára is rácsodálkozhat, kiváltképp arra a fogalomra, amely a piaci szereplők szerint leginkább rejtélyes elírás lehet. Az úgynevezett helyesbítő számláról van szó, amelyet már eddig is ismert a szabályozás: ilyet kell kibocsátani, ha az eredetileg kiadott számlához képest az adó alapját, vagy a mértékét befolyásoló változás – mondjuk utólagos árengedmény – történik. Ehhez képest az eva-törvény az adótanácsadók értelmezése szerint ugyanezzel a tartalommal beszél módosító számláról.

Ám maradjunk egyelőre magánál a számlánál. Egészen pontosan azoknál a dokumentumoknál, amelyek a pénzkifizetést rögzítik, igazolják. A számla mellett további két ilyen eszköz akad. A készpénzes fizetések esetén egyszerűsített számla alkalmazandó, s emellett létezik a számlát helyettesítő okmány is, amelyet például előlegfizetésnél vagy térítésnélküli átadásnál használnak (a teljes felhasználási kört lásd külön). “Arról, hogy ilyet ki kellene állítani, a tapasztalatok szerint nem túl sok cég tud” – meséli Hajas Krisztina, a Kont-o-roll Kft. ügyvezető igazgatója. Az esetleges APEH-vizsgálatra történő felkészülésképpen, vállalati megrendelésére adórevíziót végző cégnél úgy látják azonban: amelyik vállalkozó tudja, hogy ilyet ki kell állítania, akkor azt helyesen is teszi. A többi céget pedig az Európai Unió (EU) szabályozása vigasztalhatja, ott ugyanis nincs hasonló eszköz. A főszabály szerint például előleg esetében is számlát kell kiállítani, mindig akkora összegről, amekkorát éppen kifizetett a vevő.

Az EU tagországaiban egyébként éppen jövő januárban lép életbe a számlaadásról szóló direktíva. A ma még eltérő uniós szokások egységesülnek, és létrejön egy, a magyarnál egyszerűbb verzió. “Könnyebbség például, hogy az itthoninál jóval kevesebb formai elemet írnak elő a számlához. A magyar áfa-törvény ezeket hosszasan sorolja” – hangsúlyozza Heinczinger Róbert, az Ernst & Young adóterületének helyettes vezetője.

TELJESÍTÉSI IGAZOLÁS. A leggyakoribb hiányosság, hogy a szolgáltatásokról szóló számlák mellett nem szerepel a teljesítés igazolása. Olyan dokumentumot ír elő a törvény, amelyből a tranzakcióban érintett feleken túl mások – leginkább persze a revizor – számára is egyértelmű az ügylet. Kiderül tehát belőle, hogy a számlában foglalt összeget mire fizette ki a vevő, és azért mi mindent teljesített az eladó.

“A teljesítési igazolás az ügyfeleink 80 százalékánál bajos dolog” – mondja Hajas Krisztina. Ráadásul ez a számlázás olyan eleme, amelyet az adóhivatal igenis keres. Azt ugyan semmilyen törvény nem tartalmazza tételesen, hogy az igazolás milyen legyen, ám a léte elvárás. Olyan dokumentumot kell a vevőnek őriznie, amely az adott szolgáltatáshoz passzol, függetlenül attól, hogy a munka mennyire “kézzelfogható”. A hirdetési tevékenységre szóló kifizetéseknél nem árt például megőrizni magát a hirdetést, marketingfeladatoknál, egyéb tanácsadásnál pedig a tanulmányokat, a dokumentációt. Ez esetben pusztán annyi a követelmény, hogy az igazolást is cégszerűen kell aláírni, továbbá hogy egy harmadik, kívülálló személy is kiolvashassa belőle: valóban történt teljesítés.

Ha ilyen nincs, az APEH automatikusan azt feltételezi, hogy a szolgáltatás nem történt meg, s könnyen oda is kilyukadhat, hogy a cég – sértve a társaságiadó-törvényt – olyanra költ, ami nem a javát szolgálja. Mindenesetre az ilyen esetek javarészt hanyagságból, a törvény ismeretének hiányából fakadnak, azaz nem szándékosan “felejtkeznek el” erről a cégek.

Amennyiben a szolgáltatást folyamatosan végzi a vevőnek a szállító, és e munkát havi számlázás kíséri, akkor teljesítési igazolást is havonta kell kibocsátani. S ezzel egy másik problémához érkeztünk el. Az idei szabálymódosulás érinti ugyanis a folyamatos teljesítést. E fogalom eddig is okozott már gondot, s ezen a változtatás sem könnyített. Már azt is nehéz követni, hogy milyen tevékenység tartozik e körbe. Az idei évtől úgy tűnik, hogy csak a hagyományos közművek esnek e kategóriába. A korábbi többi érintett – például őrzővédő vállalkozások, irodát, más ingatlant bérbe adó cégek – az időszakonkénti elszámolás kategóriájába esnek. A fő problémát mindkettőnél az okozza, hogy milyen teljesítési időpont kerüljön a számlára. Annál is inkább fontos ez, mert e dátumhoz igazodik, hogy melyik időszakban kell az adót megfizetni, vagy éppen visszaigényelni. Ezt pedig elsőre el kell találni, hiszen a számla olyan tartalmi eleméről van szó, amelyről egyfelől nem lehet helyesbítő számlát kiadni, másfelől, ha az adórevízió rostáján fönnakad, már nem lehet javítani. Rendszeresen felbukkanó hibáról van szó, hiszen nem ellenőrzik együtt a két területet számlánként, hogy valóban akkor teljesítették-e a megrendelést, amelyik napra a számla szól.

A folyamatos teljesítésnél mindezen túl a szabály értelmezésével is gond van. Az egyik fő kérdés, hogy a teljesítési időpont a tárgyhó végével vagy az elszámolási határidővel esik-e egybe. Ez utóbbi cégenként különböző lehet attól függően, hogy a társaság havi, negyedéves vagy éves áfa-fizető, ráadásul évközben e besorolásuk módosulhat is. Az üzleti partner számára az sem kézenfekvő, hogy milyen a másik cég áfa-fizetési “szokása”. Ebből máris rengeteg probléma látszik kirajzolódni, s azokat a cégek szerződéseik átírásával igyekeznek áthidalni. Ez akár sikerülhet is, ám jó adag pluszmunkát ad. Mindenesetre a szakértők azt remélik, hogy e “tanulási folyamat” idején elnézőbb az adóhatóság.