Orvosok által használt anatómiai próbabábut hoztak be egy termékbemutatóra, hogy azon szemléltessék, mely erekre van jótékony hatással a Cereol Növényolajipari Rt. koleszterinmentes étolaja. Erre az egész hallgatóság felfigyelt. Sikerült tehát felkelteni a közönség érdeklődését, márpedig ez minden prezentáció alapszabálya. Mészárosné Kőhidi Zsuzsanna, a Cereol országos értékesítési hálózatának egykori vezetője számos prezentációs tréninget elvégzett, hiszen rendszeresen kellett prezentációkat tartania saját feletteseinek és a vállalat partnereinek egyaránt.
A tréningeken megtanulta, miként tudja nagy közönség előtt is legyőzni lámpalázát, sikeresen képviselni vállalata érdekeit. Szerinte a legfontosabb, hogy az előadó lelkes legyen, persze emellett alaposan fel kell készülnie a prezentációra, még akkor is, ha tökéletesen otthon van az adott témában.
“Segítheti egy vezető vállalati előmenetelét, ha beosztottjainak és feletteseinek is hatékonyan tudja bemutatni elképzeléseit, eredményeit” – állítja Somogyi István, az Omegaglen menedzsmentiskola ügyvezető igazgatója. Számos esetben lehet szükség prezentációra: a vállalaton belüli kommunikációt éppúgy segítheti, mint a vevőkkel és beszállítókkal való kapcsolattartást, esetleg egy közbeszerzési pályázaton való sikeres szereplést. Előfordult, hogy egy multinacionális szerelővállalat új technológiát akart importálni magyarországi telephelyére, és prezentációs tréninget szervezett a középvezetőknek, hogy azok meg tudják győzni az alkalmazottakat a technikai és szervezeti változások szükségességéről.
SZEMÉLYRE SZABVA. Somogyi István azt javasolja, hogy a prezentáció megtervezésekor az előadó ismerje meg minél jobban a hallgatóságot, ugyanis személyre szabott üzenettel sokkal nagyobb hatást lehet elérni. Mindenképpen célszerű az adott helyszínen is előkészíteni az előadást, figyelembe véve a tér méretét, az akusztikai viszonyokat, és ellenőrizni a technikai berendezéseket. Pár éve még megfelelt az írásvetítős-fóliás prezentáció, ma azonban többnyire laptopról vetítik a szemléltető anyagot. Fontos, hogy az előadó a saját monitorán lássa a kivetített képeket, hiszen az előadás közben nem tanácsos sokszor hátrafordulnia, tartania kell a szemkontaktust a közönséggel.
Egészen más szabályok vonatkoznak a viszonylag kis közönség előtt tartott személyes prezentációra, mint a ma már gyakori számítógépes-telefonos, illetve videó-konferenciára. Az utóbbinál fontos tudnia az előadónak, hogy hallgatói csak egy másodperccel később hallják meg, amit éppen elmondott. A szokásosnál több időt kell tehát hagyni az egyes részek között, mert frusztrációt kelt a hallgatóban, ha nem tud viszszakérdezni az elhangzottakra.
Az internetes “same time meeting” résztvevői számítógépükön követik és telefonon hallgatják a prezentációt. A hallgatóság is telefonon kapcsolódhat be kérdéseivel, külön facilitátor ad jogot a közbeszólásra, s ő törekszik a hallgatók aktivizálására. Ilyenkor, mivel az előadót nem látja a hallgatóság, célszerű bővebb szemléltetést használni, s a számítógépen futó anyag is több információt tartalmazhat.
A prezentáló tíz végzetes hibája• Az előadó az utolsó pillanatban vállalja át valaki mástól a feladatot.
• Felolvassa a szemléltető anyagot.
• Valótlant állít.
• Olyan ábrát mutat, amit maga sem ért, vagy nem tud megmagyarázni.
• Elnézést kér az ábráért.
• Durvaságot mond.
• Felkészületlenül fogadja, ha félbeszakítják.
• Megijed, ha kétségbe vonják valamelyik állítását.
• Túllépi a tervezett időt.
• Hagyja úgy távozni a közönséget, hogy nem derül ki, mi volt a prezentáció célja.
MULTIKULTI. A General Electric (GE) üzletágainál mind a három típust rendszeresen művelik és gyakorolják is az alkalmazottak. Mint Szabó Eszter, a GE Hungary Rt. kommunikációs igazgatója elmondta, a vállalatnál igen magas színvonalú prezentációs kultúra alakult ki, a világ száz országában jelenlevő lapos mátrixszervezet ugyanis állandó együttműködést és kommunikációt igényel, a rendszeres prezentáció minden érdemi szellemi munkát végző dolgozó életének része. Szabó Eszter maga is hetente átlagosan 3-6 prezentációt és tréninget tart. Az újonnan felvett dolgozók integrációs programjában prezentációs tréning is szerepel, amit később folyamatos továbbképzés és gyakorlat követ. A legfőbb vezetőkhöz rendszeresen meghívnak a témában jártas külső trénereket. A nemzetközi prezentációk nyelve az angol, tehát a jó prezentációs készségnek feltétele a nyelvtudás fejlesztése vagy szinten tartása, valamint a multikulturális környezetben való kommunikáció ismerete.
ÉBREN TARTANI. A sikeres prezentációnak megvannak a maga trükkjei. Az előadás elején célszerű nagyon röviden összefoglalni, miről is fog beszélni az előadó. Ennek célja az érdeklődés felkeltése és az érzelmi ráhangolás. A hallgatóságnak tudnia kell: miért lesz számára hasznos a prezentáció meghallgatása. Ám nem elég felkelteni a figyelmet, azt folyamatosan fenn is kell tartani a prezentáció során. Ha az előadó túlzsúfolt ábrát, áttekinthetetlen táblázatot vetít ki, akkor elvonja a figyelmet az előadásáról, ráadásul a hallgatóság előbb-utóbb belefárad a bogarászásba. “A legjobb prezentáció, amit életemben láttam, csak képeket használt illusztrációként, egyetlen betűt sem vetítettek ki” – mondja Szabó Eszter. Ha szöveget tartalmaz az ábra, az tömör legyen, a legjobb csak felsorolást alkalmazni, de képek és videó-részletek szerepelhetnek benne. Hosszabb prezentációknál az összes hagyományos retorikai eszköz bevethető, ha a hallgatóság kezdene ellankadni. Ilyenkor az előadó iktasson be egy tréfát vagy egy kérdést, a válaszadástól a hallgató aktivizálódik, felélénkül.
Már az előadás elején tisztázni kell, hogy menet közben folyamatosan tehetnek-e fel kérdéseket a hallgatók, vagy várjanak vele a befejezésig. A GE-nél a prezentáció minőségének fokmérője, hogy vannak-e kérdések, megjegyzések a végén, vagy már mindenki elaludt… Ha az előadó izgatott, ennek semmiképpen sem szabad látszania. Rendszeres gyakorlással még a nyilvános szereplésben gátlásos emberek is igen jó szintet tudnak elérni. A testbeszéd is sokat segít: az egyenes testtartás határozottságot sugall. Végig tartsuk a szemkontaktust a hallgatósággal. Aki attól fél, hogy össze-vissza fog kalimpálni a kezével, támassza meg magát, vagy használjon lézerceruzát, amivel időnként megmutat valamit a kivetített képen.
Még az olyan “apróságok” is fontosak, mint az előadó ruházata. Ez erősítheti az üzenet hatását. Nem minden esetben célszerű a nagyon elegáns viselet – ha a műhelyben tart előadást egy vezető, azonosulást fejezhet ki a hallgatóival, ha maga is egyszerűen öltözik.
