Összeállításunkban 8 tippet szedtünk össze arra, hogyan tudjuk közvetlenül, vagy közvetve optimalizálni cégünk informatikai és működési költségeit.
1. Szerver költségek
A szervervásárlás vállalati mérettől függetlenül nagy terhet jelent a vállalkozások számára. A „vas” megvásárlásán túl a szerveren futó szoftverek, azok helyes bekonfigurálása, illetve a szerver hosting havidíja sok esetben a milliós nagyságrendet is elérhetik, mely után joggal vetődik fel a kérdés: megéri-e egyáltalán saját eszközbe beruházni és ezzel sok esetben indokolatlan költségeket felvállalni cégünk számára?
2. Vállalati email, spamek, vírusok
Kétféle céges email létezik: az ingyenes és a céges image-re valamit is adó vállalatok esetében a saját domainnel működő elektronikus levelezési rendszerek. Ez utóbbit vagy egy külső, kisebb cégen keresztül üzemeltetjük, vagy saját szerverünkön, melyekkel kapcsolatban a távoli elérés ugyanúgy gondot okozhat, mint a spamek és vírusok, melyek aztán több kellemetlen kiesett órát okozhatnak cégünk részére.
3. Céges naptár: sokkal hatékonyabb
Nincs is annál nagyobb pazarlás egy cég életében, mint hogy az egyes megbeszélések megszervezése sokszor több ideig tart, mint maguk az értekezletek. Bár egyre többen használnak már elektronikus naptárt, kevesen tudják, hogy például a Microsoft Office 365 felhőszolgáltatások részeként a kollégák láthatják egymás elfoglaltsági táblázatát és úgy hívhatják össze az egyes megbeszéléseket, hogy azokat ne kelljen később újratervezni, ezzel is többek napját óránként átszervezni és felborítani.
4. Céges weboldal fillérekért
Egy jó céges weboldal manapság már elengedhetetlen kelléke vállalatunk image-ének. A felhasználóként havi 1.500 Ft-ba kerülő Office365 szolgáltatás keretében lehetőségünk van céges weboldalunk megtervezésére és publikálására is oly módon, hogy annak tartalmát pár kattintással, valós időben szerkeszthetjük annak érdekében, hogy az interneten betévedő ügyfelek mindig a legfrissebb információkat kapják vállalatunkról.
5. Adatmentés
Az adatmentés fontosságát egyre több kkv ismeri fel, mely részben annak is köszönhető, hogy sajnos az elmúlt években többek saját bőrükön tapasztalták meg azt, hogy milyen is, amikor egyik napról a másikra egy számítógép, vagy éppen a szerver nem hajlandó elindulni és egyszerűen eltűnnek az adatok. A felhő-alapú Office365 szolgáltatáscsomag részeként a központi szerveren tárolt adatok redundánsan tárolódnak, azaz mindenről több másolat áll rendelkezésre annak érdekében, hogy nagyobb biztonságban legyenek az adataink.
6. Mobilok és kommunikáció
A felhő attól felhő-, hogy a szolgáltatások mindig, mindenhonnan, mindenféle eszközről elérhetők. Ennek köszönhetően legyen az szinte bármilyen okostelefon, tablet, vagy számítógép, a szerveren tárolt fájljaink és dokumentumaink bármikor és bárhonnan elérhetők és módosíthatók, ahogyan a rendszer által kínált kommunikációs lehetőségek, mint a vállalati chat, vagy a közös névjegyzék, platform- és eszköz független módon állnak a felhasználók rendelkezésére.
7. Elveszett laptopok és adatok
A felhő-alapú szolgáltatások lényege, hogy az egyes adatok, emailek, fájlok nem csak a helyi számítógépeken vannak tárolva, így minimálisra csökkentik az esélyét annak, hogy adatvesztés történjen. Egy laptop, vagy mobiltelefon ellopásakor ezen adatok bármikor visszanyerhetők és a szinkronizált okostelefonokról akár távolról is törölhetjük az adatokat.
8. Rugalmasság: új munkahely
Az Office 365 további előnye, hogy egy új munkatárs felvétele csupán percekbe telik: a felhasználót a rendszerhez hozzáadva máris saját email fiókja és naptárja lehet az új kollegának úgy, hogy adott esetben ehhez rendszergazda sem szükségeltetik. A mobiltelefont és laptopot a felhasználóhoz rendelve gyakorlatilag 15 perc alatt és havi 1.500 Ft-ért kialakíthatjuk egy új munkatárs virtuális profilját és munkakörnyezetét.
