A tudásmenedzsment és a tanuló szervezet kérdése sok vállalatvezető fantáziáját izgatja. A vállalati tapasztalatok révén szerzett tudás megosztása nagyban hozzájárulhat a 
versenyképesség fokozásához. A céges intraneten hozzáférhető projektleírások és adatbankok azonban nem bizonyultak hatékonynak, a munkatársak nem szívesen olvasgatják a száraz összefoglalókat. A személyes élményekkel és hangokkal tarkított munkatapasztalatok viszont már sok munkatárs érdeklődését felkeltik.
A Xeroxnál már évekkel ezelőtt felfedezték a személyes beszélgetésekben rejlő lehetőségeket. A fénymásológépek szerelői az ebédlőben mesélték egymásnak legújabb történeteiket. Ennek dupla haszna is volt: egyrészt az ügyesebbek kivívták a többiek tiszteletét, másrészt a szerelők egymástól tanultak. Ennek eredményeként a Xerox szervizszolgálata is javult, a fénymásológépeket egyre gyorsabban javították meg, az ügyfelek elégedettsége is nőtt.
Egy eset tanulsága
A közkinccsé váló személyes elemek később rendkívül nagy jelentőséget kaphatnak. Egy cég például ritkán adódó megbízást kapott. A projektvezető a siker érdekében meginterjúvolta azokat a munkatársakat, akik évekkel ezelőtt ugyanezt a feladatot kapták, és az ügyfél nagyon elégedett volt munkájukkal. Az eredmény banálisnak tűnik, ám a cég számára mégis hasznosnak bizonyult: az elismerés és a dicséret nagyban hozzájárult a megbízás sikeres elvégzéséhez. Azok a projektek bizonyultak problémamentesnek és gördülékenynek, ahol a vezetők nem fukarkodtak a dicsérettel.
A sztorizás módszere: egy hallgatja
Az információk megszűrése és egy közös “sztori” összeállítása segíti a tudás megosztását. A módszer lényege az, hogy a vállalat alkalmazottai és vezetői elmesélik, hogyan élik meg feladataikat, hogyan látják egy-egy projekt lefutását. Beszámolnak arról, hogyan látják a cég fejlődését és az egyes csoportok munkáját. Az élményeket és történeteket egy független kívülállónak mondhatják el, aki lejegyzi, majd később elemzi, és közös nevezőre hozza őket. A tudás hatékony megosztásához elengedhetetlen a sztorik megfelelő formába öntése. Az objektív interjúztatónak tehát nemcsak jó hallgatónak kell lennie, hanem jó analitikusnak is.
A klasszikus tudásmenedzsment eszközök a vállalati működés során keletkezett új tudás rögzítésére kérdőíveket vagy protokollokat használnak. Ez a módszer a személyes részletekkel gazdagítja a száraz számokat.
Szabályok a biztonságért
Sok alkalmazott nem szívesen osztja meg véleményét a vállalat összes dolgozójával, de legfőképp a vezetéssel. Egyesek karrierjüket féltik az ilyen őszinte megnyilatkozásoktól. Az ilyen megoldást alkalmazó cégeknél ezért érdemes előzetesen szabályokban rögzíteni a történetek következményeit, illetve további felhasználását. Így a vezetők és alkalmazottak is védettnek érezhetik magukat, hiszen őszinteségük későbbi munkájukra nem lehet negatív hatással.
Egyéb mellékhatások: javuló kommunikáció
A történetek elmesélésének egyéb pozitív hatásai is vannak. A vállalati légkör és kommunikáció javítását is szolgálják. Még ha nem születik is konkrét eredmény az összefoglaló megírásából, a munkatársak úgy érzik, meghallgatják őket, egyéni véleményük is fontos a vezetés számára.
A közös munka során felvetődött problémák utólagos megértésében is segít a módszer. Az egyéni beszámolókban felszínre kerülő indokok révén az együtt dolgozó munkatársak könnyebben elfogadják egymás reakcióit.
Járulékos haszon: tisztább önkép
A sztorizás módszere a vállalati kultúra alakítására is felhasználható. Segítségével például nyomon követhető, hogy mennyire sikerült a munkatársaknak magukévá tenniük a vállalati célokat. Húsz-harminc alkalmazott megkérdezésével kiderülhet, hogy a cég milyen célokat követ a valóságban.
Ha például az alkalmazottak számára mindenek felett a nyereség elérése a fontos, az ügyfelek szempontjait még csak meg sem említik történeteikben, a vezetők tévesen hiszik azt, hogy szervezetük ügyfélorientált. Ebben az esetben a munkatársak agyának “átprogramozására” van szükség.
A vezetői szemlélet formálásának szempontjából sem elhanyagolható ez a módszer. A sztorik révén eljuthatnak a vállalat működésében jelentkező problémák gyökeréhez, és ez lehetőséget nyújt arra, hogy ne csak a tünetek kezelésével foglalkozzanak. Megúszhatják a drága, ám annál feleslegesebb tréningeket, valamint az időigényes és terméketlen értekezleteket.
