A Wall Street Journal által közzétett felmérés szerint egy átlagos munkahelyen az alkalmazottak munkaidejük 30 százalékát töltik értekezleten, míg ez az arány egy vezető esetében elérheti a 70 százalékot is. Faragó László, a Nokia humán erőforrás igazgatója szerint ez a szám Magyarországon jóval alacsonyabb, hiszen ha valóban ennyi időt töltenénk értekezleten, alig jutna idő az érdemi munkára. “A Nokiánál valószínűleg még a magyar átlagnál is kevesebb időt töltünk megbeszélésekkel. Ez egyrészt a vállalati kultúrának, másrészt a kommunikációs technológiák, például a net meeting vagy a videókonferencia kihasználásának köszönhető” – állítja Faragó László. A Nokia alkalmazottainak lehetőségük van nemet is mondani, ha nem tudják beilleszteni programjukba az értekezletet – ilyenkor elég elutasítani a neten érkező meghívót.
Az értekezlet típusai
• Tervmegbeszélő, eligazító
Feladata a munkához szükséges információk eljuttatása az érintettekhez, valamint a vezetőség informálása az elért eredményekről vagy határidőkről.
• Problémamegoldó
Valamilyen probléma megoldására hívják össze. Fontos, hogy megoldást keressenek, ne bűnbakot!
• Informáló, tájékoztató
Ezen általában a munkatársakat tájékoztatják a vállalaton belül történt változásokról vagy a vállalatot érintő hírekről. Haszna, hogy elejét veszi a találgatásoknak és az ebből fakadó bizonytalanságoknak.
• Végrehajtó, igazgatósági
Általában arra választják, hogy rendszeresen találkozzanak, és intézzék valamely szervezet ügyeit – például áthelyezések, leváltások, szabályok módosítása tekintetében.
• Motivációs
Csökkenti a munka egyhangúságát, fontos szerepe van a munkatársak jövőképének újraértékelésében vagy felelevenítésében. Egybeköthető az eredmények bemutatásával is.
Értekezni kell?
Manapság kifejezetten divat lett mindent értekezleteken, meetingeken megbeszélni, pedig vannak olyan témák, amelyeket más keretek között is meg lehetne vitatni – állítja Varga Zsolt, a Perfekt-Power Kft. ügyvezető igazgatója. Mielőtt bármilyen megbeszélést összehívnánk, mindenképpen meg kell vizsgálnunk, hogy valóban szükség van -e értekezletre. Korántsem biztos, hogy olyan jelentőségű a téma, amelyben több ember véleményét kell kikérni – mondja Varga Zsolt. Ahhoz, hogy valóban hatékony legyen a találkozó, meg kell teremteni a megfelelő alapokat: meg kell vizsgálni, hogy kiket érdemes meghívni a meetingre és miért.
Ha az értekezlet célja nem problémamegoldás vagy informálás, hanem döntéshozatal valamilyen ügyben, akkor azt is figyelembe kell vennünk a lista összeállításánál, hogy a legfeljebb 15 tagú csoportok döntésképesek “Az ilyen típusú értekezletekre tehát semmiképp ne hívjunk meg több embert” – mondja a Perfekt-Power ügyvezetője. Ha a meghívottak listája készen áll, akkor láthatunk neki a tényleges szervezésnek. Az értekezletvezetőnek kell összeállítania a megbeszélés napirendi pontjait, amelyeket időben el kell küldeni a résztvevőknek is, hogy megfelelően felkészülhessenek.
Csak akkor lesz eredményes a találkozó, ha mindenki érdemben hozzá tud szólni a témához. “A vezető feladatai azonban nem merülnek ki az értekezlet megszervezésében, ő felelős a levezetésért is: neki kell ismertetnie az értekezlet napirendi pontjait, várható időtartamát és a kitűzött célokat, elvárásokat. Ő gondoskodik az értekezlet zavartalan lefolyásáról, a szünetek beiktatásáról. Sok értekezlet úszik el azon, hogy már a kezdés időpontját sem tudják a résztvevők betartani – mondja Varga Zsolt. – Több bevált módszer is létezik arra, hogy időben kezdődjön el az értekezlet. Vannak vállalatok, ahol fizetnie kell a későnek, máshol pedig túlórával kell megváltani a késést. Néhány vállalat kreditpontokban jegyzi a késést – és a jó teljesítést is -, amelyek egyenlegét általában fizetésemeléskor vagy prémiumosztáskor nézik meg a cég vezetői.” A késéseket illetően más a tapasztalata a Nokia HR igazgatójának: a náluk zajló megbeszélések oldott hangulatához az is hozzájárul, hogy semmilyen retorzióra nem kell számítania annak, aki késik az értekezletről. 
Fontos a sok hozzásszólás
Az értekezlet vezetője akkor látja el jól a feladatát, ha gondoskodik arról, hogy minden résztvevő hozzászólhasson a témához anélkül, hogy személyeskedéssé fajulna a megbeszélés. “Arra is figyelni kell, hogy a résztvevők ne itt éljék ki szereplési vágyukat, válaszaikban mindig a lényegre szorítkozzanak. Ha mégis túl hosszan fejezik ki magukat, nyugodtan tegyük szóvá. Jó módszer a szereplési vágy megfékezésére, ha már az értekezlet elején elmondjuk, kinek mennyi ideje van a felszólalásra” – javasolja Varga.
Az értekezlet eredményét ne hagyjuk elveszni, a végrehajtására is fordítsunk kellő figyelmet. Segíthet az eredmények összefoglalásában az értekezlet során vezetett jegyzőkönyv, aminek alapján az értekezlet után minden résztvevő megkaphatja az eredmények rövid összefoglalását is e-mailben vagy faxon. “A legjobb módszer, ha kijelöljük azokat, akiknek meghatározott időre és formában végre kell hajtaniuk az értekezleten született döntéseket – ha ezt a lépést kihagyjuk, nem volt értelme az értekezletnek. Ilyenkor a résztvevők úgy érezhetik, hiába ültek ott, hiába születtek jó határozatok” – mondja Varga.
Mire figyeljünk egy értekezlet kapcsán?
• Legyen az értekezletnek konkrét célja, amelynek alapján kidolgozzuk napirendjét.
• Határozzuk meg a résztvevők megfelelő létszámát!
• Csak az érintetteket hívjuk meg a megbeszélésre.
• Készüljünk fel rá előzetesen, és erre a résztvevőket is kérjük meg.
• Már előzetesen határozzuk meg, hogy kinek milyen feladata lesz az értekezleten.
• Pontosan kezdjünk, és az előzetesen megtervezett időhöz tartsuk magunkat!
• Koncentráljunk a probléma megoldására.
• Ne hagyjuk, hogy a résztvevők feleslegesen hosszan fejezzék ki magukat és az értekezleten éljék ki szereplési vágyukat.
• Az értekezlet eredményét ne hagyjuk elveszni, későbbi végrehajtására is fordítsunk kellő figyelmet.
Segít a technika
Egy megbeszélés folyamán a kommunikáció minden eszközét felhasználhatjuk. A résztvevők meggyőzésére segítségül hívhatjuk a verbális kommunikáció – gesztusok, mimika, testtartás, hangsúly – összes fajtáját. Mondanivalónkat jobban megjeleníthetjük különböző technikai eszközök alkalmazásával – például flipcharttal, projektorral vagy videóval -, de figyelnünk kell arra, hogy az eszközök kiválasztásánál ne essünk felesleges túlzásokba.
Videokonferencia segítségével egymástól távol levő emberek vehetnek részt ugyanazon az értekezleten, és így használhatják a verbális kommunikáció eszközeit is – ahogy a Nokia menedzserei teszik egy-egy nemzetközi megbeszélés alkalmával. “Ezek az értekezletek hasonlóan oldott légkörben zajlanak, mint azok, amelyeken valóban személyesen jelen vannak a résztvevők – meséli Faragó László. – Igaz, a net meeting vagy videókonferencia szabályai némileg kötöttebbek – ezeknél az értekezleteknél fontos, hogy pontosan kezdődjenek, nem illik késni. Általában jelen van egy facilitátor is, aki nemcsak az értekezlet irányításával foglalkozik, hanem azzal is, hogy technikai probléma esetén át lehessen állni más eszközökre.
