Napjainkban egyre többször hallhatunk a tudásmenedzsmentről. Ez is egyike a tanácsadócégek új divatos termékének, vagy bevezetése valóban hasznos egy vállalat számára?
A tudás jelentősége……megnőtt, s ez a következő tényeknek köszönhető:
• A vásárlók által elismert érték egyre nagyobb része származik a tudásból.
• A többi erőforrás kihasználása és integrálása a vállalati tudásbázis által válik lehetségessé.
• Egy vállalat kialakult tudásbázisát a versenytársak nehezen tudják lemásolni, ezért versenyelőnyt jelent.
Miért van szükség tudásmenedzsmentre?
Napjaink kihívásai, a globalizáció, a gyorsan változó környezet, az egyre erősödő verseny miatt a tudás, a tanulási képesség kifejlesztése egyre fontosabbá válik. A tanulási folyamat során kialakult képességek és rutinok jelentik ugyanis a versenyképesség alapjait. Ezek által válik lehetségessé a vállalat számára, hogy erőforrásait egyedien, a versenytársak által másolhatatlanul, a fogyasztók által elismert értéket teremtőn tudja felhasználni.
A tudás menedzshelhető?
E felismerésnek köszönhetően kezdtek foglalkozni a tudásmenedzsmenttel a szakemberek. Bár ők is elismerik, hogy a tudásmenedzsment kifejezés önellentmondás, hiszen a tudás természeténél fogva nem menedzselhető, legalábbis nem a szó hagyományos értelmében. Hiszen a tudás az egyetlen erőforrás, amely megosztása révén nő, nem csökken, azaz: nem korlátos.
A másik nehézség, amiért a tudás a szó klasszikus értelmében nem menedzselhető, az, hogy legértékesebb részei nem vagy csak nehezen kodifikálhatók. Azaz csak a birtokló emberek, csoportok interakciójával fejleszthető.
Látnunk kell azonban, hogy ennek ellenére a tudás megfogható és kezelhető. A tudásmenedzsment tehát olyan stratégia, mely a vállalat intellektuális eszközeit – a felhalmozott információkat és tudást, az alkalmazottak képességeit – szisztematikusan és szervezetten használja fel a nagyobb termelékenység, új értékek és a versenyképesség növelésének érdekében
A TM bevezetésének lépései
A tudásmenedzsment bevezetésekor célszerű a következő lépéseket megtenni:
1. fázis: A TM stratégia megtervezése
Ennek során a következő kérdésekre kell választ találni:
• Mit akar a vállalat elérni 3 éven belül?
• Milyen tudás szükségeltetik ehhez?
• Most milyen tudás áll rendelkezésünkre?
• Hogyan lehetne a meglévő és a kívánt tudás közötti állapotot áthidalni?
Nagyon fontos, hogy a cég stratégiájából induljunk ki, ellenkező esetben ugyanis a TM nem a megfelelő célokat fogja követni, izoláltan és öncélúan fog működni.
2. fázis: A tudásszervezet kialakítása
Miután az üzlet kulcsterületeit és a vállalat tudásvagyonát meghatározták, ki kell alakítani a szervezetet, mely a tudás felhasználását nagyban támogatja. Ezt az erre szervezett projektekkel lehet elérni, melyek befejezésekor tudásrendszer, tudásfolyamatok és tudásterületek állnak a vállalat rendelkezésére. Ezzel párhuzamosan fontos kialakítani a mérési rendszert is, melynek segítségével a felsővezetés nyomon követheti a vállalati tudás alakulását.
3. fázis: A kialakult tudásszervezet működtetése
Nem elég a TM-et csupán bevezetni, hiszen hasznát csak akkor érezhetjük, ha megfelelően működtetjük. Olyan, mint egy hajó: nem elég jól megépíteni. Ahhoz, hogy használni tudjuk, a legénységnek is értenie kell működtetéséhez. Ezt akár egy önálló szervezeti egység is végezheti, de tisztában kell lennünk azzal, hogy az összes olyan alkalmazott, aki a munkájában tudásértéket ad hozzá (knowledge worker), részt vesz a tudás szervezet működtetésben.
Éppen ezért a működtetés során a következőkre kell odafigyelnünk:
• Ha új tudás termelődik, azt csak akkor érdemes megtartani, ha releváns a vállalat szempontjából. A haszontalan információkat ki kell szűrni és ki kell dobni.
• A TM rendszere a működtetés során is fejlődik, azt folyamatosan szervezni kell.
A TM bevezetése során elkövetett leggyakoribb hibák
Három nagyon fontos kritériumot kell itt megemlítenünk, melyeket mindenképpen figyelembe kell vennünk a TM bevezetése során. Először is a TM stratégiáját mindenképpen a vállalat stratégiájából kell levezetnünk, hiszen csak így járulhat hozzá a szervezet célkitűzéseinek megvalósulásához.
Másodszor: gyakran előfordul, hogy a a TM-t egyoldalúan vezetik be, csak egyes területeket érintve, nem kiterjesztve a szervezet összes releváns területére (technológia, humán, üzleti folyamatok). Ez természetesen részeredményekhez és torzulásokhoz vezethet, így a TM nem tudja elérni a céljait.
Harmadszor pedig sok olyan projekt, mely a TM megvalósítását célozza túlságosan hosszú ideig húzódik. Ez azzal jár, hogy a megbízók elvesztik lelkesedésüket és hitüket, mivel alkalmazásainak hatásai így nem világosak.
A TM alkalmazásának legnagyobb akadályaiA TM bevezetését több tényező is akadályozhatja, ám ezek közül az alábbiakat fontos kiemelnünk, hiszen ezekkel az összes, TM bevezetését szorgalmazó vállalatnak meg kell küzdenie.
Időhiány:
A cégeknek rengeteg olyan kihívásnak kell megfelelniük, melyek a globalizációnak, a fogyasztói igények növekedésének, a környezet gyors változásának köszönhetőek. Ezek egy vállalat számára egyaránt problémát jelenthetnek, melyekkel akár azonos időben kell megküzdeniük. A sok napi teendő háttérbe szoríthatja a stratégia szempontjából fontos, új kezdeményezéseket, így a TM bevezetése is várathat magára.
Kultúra: Magyarország sajátos múltja a tudás megosztását is befolyásolja. Hazánkat vizsgálva egyértelműen kijelenthető, hogy a magyar kultúrában a csapatmunka nem jellemző. E mellett a tudás megosztását hatalmi játékként fogják fel a magyar vállalatok alkalmazottai, akik a tudás kizárólagos birtoklásával szeretnék fenntartani előnyös pozíciójukat.
A szakértelem hiánya: Nem csak a vállalatok, hanem a tanácsadó cégek sem ismerik annyira a TM-t. Ez azt jelenti, hogy mivel Magyarországon kevés ilyen projekt valósult még meg, a szakemberek az irodalomra tudnak támaszkodni a tapasztalatok helyett.
Milyen költségekkel jár a TM bevezetése egy vállalat számára?
A tudásszervezet teljes kialakítása akár 3 évig is eltarthat, így nagyon nehéz megbecsülni a teljes költségét. A nyugat-európai nagyvállalatok az éves költségvetésük átlagos 1-2 százalékát költik a szervezeti tudásuk menedzselésére. Ez igen jelentős összeg. Magyarországon a nagyobb cégek durván pár 10 millió forinttól pár 100 millió forintot fordítanak erre a célra.
A TM jelenlegi helyzete Magyarországon
A KPMG Consulting által végzett felmérés alapján Magyarországon egyre többen ismerik a TM fogalmát, sőt a megkérdezett 18 nagyvállalat 39 százaléka állította, hogy van TM stratégiája. Ez a valóságban azonban azt jelenti, hogy az egyes vállalatok alkalmaznak bizonyos TM eszközöket, de átfogó stratégiájuk nincs. Inkább az a jellemző, hogy a vállalatok vezetői már rájöttek: a szervezeti tudásra kiemelt figyelmet kell fordítani, ám azt nem integrált rendszer, a TM keretein belül teszik, hanem inkább részleges, kevésbé hatékony megoldásokat alkalmaznak.
Ezek egyelőre kielégítik a vezetők igényeit. Ám hosszú távon valószínűleg fel fogják ismerni ezek hiányosságát és teljes TM bevezetésére törekednek majd.
A cikk elkészítésében Szelecki Zsolt, az Inside Rt. vezetője valamint a KPMG Consulting felmérése volt segítségünkre.
