A hazai ügyviteli-számviteli szoftverek piaca rendkívül kiterjedt; bármilyen osztályozás, besorolás nehéz, hiszen az egyes kategóriák határai összemosódnak. A legegyszerűbb programokat otthoni alkalmazásra kínálják: magánszemélyeknek, egyéni vállalkozóknak, családi bt.-knek. Ezek a nyilvántartó, házipénztár-, számlázó és hasonló programok olcsók, 10-15 ezer forintnál nemigen kerülnek többe. Tavaly például számos szoftveres cég tudta nyereséggel kihasználni azt a rendeletváltozást, amelynek következtében már nem lehetett Excelben vagy Wordben egyedileg megírt, úgynevezett “lebegő” számlát kiállítani; csak olyan program használatára volt lehetőség, amely kihagyás és ismétlés nélkül biztosítja a számlaszámok folytonosságát.
A következő kategóriába a kisvállalkozásoknak, kisebb forgalmú kft.-knek, néhány tucat alkalmazottat foglalkoztató cégeknek kínált szoftverek kerülnek. A legszélesebb a közepes cégek számára ajánlott ügyviteli-számviteli programok köre. S “legfelül” vannak a nagyvállalkozások, a multinacionális tagvállalatok, leányvállalatok igényeinek megfelelő integrált, többnyelvű, hálózaton futtatható, többnyire külföldi fejlesztésű, komplex vállalatgazdálkodási rendszerek. Ezek ára borsos, nemegyszer több tízmillió forintot kell adni értük.
Sokféle szempontot érdemes, illetve lehet figyelembe venni, amikor valaki ügyviteli-számviteli szoftvert választ. A programok teljesítőképességét például nem igazán a cég forgalmához kell mérni; sokkal többet számít a számlák, bizonylatok mennyisége, mozgása, azaz a feldolgozandó tételek száma. Alapvetően más követelményeknek eleget tevő szoftverre van szüksége egy könyvelőirodának, ahol 10-15 könyvelő néhány PC-n 50-100 kisebb cég könyvelését végzi, mint egy nagyobb cégnek, ahol mondjuk 20 számviteli szakember dolgozik ugyanennyi gépen, ámde mindannyian ugyanannak a cégnek a bizonylatait, adatait használják. Az előbbi esetben elég egy egyszerűbb PC-hálózat, hiszen nem követelmény, hogy egyszerre két könyvelő dolgozhasson ugyanazokkal az adatokkal. A második esetben viszont, amikor sokan dolgoznak ugyanazzal a törzsadat-állománnyal, már kliens/szerver rendszer bevezetése az ajánlott. Megfelelő adatbázis-kezelő, adatvédelmi, biztonsági megoldások, hozzáférési jogosultságok szükségesek.
Egészen eltérő a különböző felhasználói köröknek szánt szoftverek terjesztése is. A kis számlázó- vagy bérszámfejtő programokat éppúgy lehet dobozban, polcról árulni, mint a szövegszerkesztőket, a néhány tízezer forintba kerülő lemezekről a szoftvert egy “setup” utasítással üzembe helyezni, a “súgó” vezérletével használni.
A nagy ügyviteli rendszereknél azonban más a módszer. Ott a vevő teljes szolgáltatási és konzultációs csomagot vásárol, s nemcsak programot, hanem gazdálkodási know-howt, módszertant is kap cége szervezéséhez, működtetéséhez a többmilliós áron. Ma már a nagyobb cégek számára – ha korszerűsítik ügyviteli rendszerüket – a moduláris felépítés mellett alapkövetelmény az integráltság, azaz például az, hogy egy-egy adatot csak egyszer kelljen rögzíteni, módosítani, s az automatikusan átkerüljön a bérprogramba, a személyzeti nyilvántartóba, az adószámfejtő modulba stb.
Ügyviteli-számviteli szoftverei a számlázástól a tb-számfejtésig ma már minden vállalatnak vannak, ámde ezek gyakorta szétszórt, egyedi rendszerek, mindegyik a saját törzsadatállományával, használatuk rengeteg egyeztetést igényel; a PC-s rendszereket sokan ki is nőtték, mert azok az adatok megsokasodásával lelassultak, nehézkessé váltak. Ilyenkor jönnek a külföldi fejlesztésű, nemzetközileg elterjedt integrált rendszerek. Hazánkban a legtöbb helyen az SAP, a Scala és a SunSystems programcsomagokat használják, amelyek bevezetése néhány hónaptól több évig is eltarthat. E rendszerek funkciójukat, tudásukat tekintve egyébként eléggé hasonlóak, a vásárlók általában a referenciákat, illetve a kínált szakértői szolgáltatási hátteret mérlegelik döntésük előtt.
