Viszonylag ritkán módosítandó, úgynevezett előíró jellegű dokumentumok, valamint feljegyzések, amelyekből fajtánként naponta újakat kell kitölteni, továbbadni és lefűzni – nagyjából e két csoportból tevődik össze az ISO 9000-es minőségbiztosítási rendszereken belül keletkező papírmennyiség. Zanati Éva és Németh László – a ConsAct minőségfejlesztési és tanácsadó iroda munkatársai – számításai szerint például egy átlagos cégnél körülbelül félszáz féle feljegyzés, utasítás található (lásd táblázatunkat a 26. oldalon). Egy-egy feljegyzésből naponta átlagosan kettő készül: így egy cégnél évente körülbelül 20 ezer feljegyzés keletkezik, ami az ezerhez közelítő számú ISO 9000-essel minősített céget tekintve már önmagában is igen tetemes mennyiség.
A dokumentumok (előírások) azért készülnek, mert a szabványok megkövetelik, hogy a tevékenység írott szabályozások szerint folyjék. A másolatok azért szükségesek, mert biztosítani kell, hogy az illetékesek asztalán az érvényes változatok legyenek. Jánosi Tibor László, a Szenzor P-E marketing igazgatója szerint a jelenleg elterjed papírdokumentációnak az a hátránya, hogy a feljegyzések változtatása, valamint a módosítások eljuttatása a felelőshöz időigényes és rugalmatlan. Gyakran előfordul, hogy valaki olyan feljegyzés alapján dolgozik, ami már nem is érvényes. A tanúsítás előtti próbaműködés során a Szenzor munkatársa szerint a teljes dokumentációs mennyiség akár kétszer-háromszor is kicserélődhet.
A hálózatba kötött számítógépek segítségével viszont minden arra jogosult a “törzspéldányhoz” férhet hozzá. Nem okoz tehát problémát az érvényes változatok biztosítása, a régiek visszavonása, s nincs szüksége a törzs-, illetve másolati példányok kinyomtatására sem. Az ISO 9000-es szabványoknak megfelelő minőségbiztosítási rendszerekben a számítástechnika a nyilvántartások, a számolási, grafikus területek, a rugalmas dokumentumkezelés és a feladatok követése terén nyújt feltétlen előnyöket. A csoportmunkát támogató szoftverek megjelenésével a számítógépes hálózatok alkalmassá váltak a folyamat jellegű feladatok támogatására; a rendszer gyakorta automatikussá is válik – vélik a ConsAct munkatársai.
Az alkalmazások megvalósításához elvileg bármilyen programot, programtípust, illetve programozási nyelvet alkalmazhatunk – persze különböző hatékonysággal. Jánosi Tibor László szerint a szoftverek piacán eddig nem sikerült igazi áttörést elérni. Gyakran készülnek egy-egy vállalatnál “házi” programok: ezek előnye az elkészülésük pillanatára érvényes testhezállóság, és a viszonylag alacsony költség. Ám egy vezetőnek ilyenkor mérlegelnie kell a vállalat jövőbeni változásait is, mint ahogyan a technikai fejlődés is kikényszerítheti a program módosítását. Ám ezt – szervezeti, személyi okok miatt – ilyenkor gyakran már nem lehet megvalósítani. A hivatalos programok ezzel szemben az esetek többségében folyamatos frissítéseikkel támogatják a mindenkori vevőket. Maga az ISO 9000 is változás előtt áll, az irányítási rendszerek pedig már ma bővülnek környezetvédelmi, munkavédelmi és egyéb összetevőkkel. Talán még nagyobb hátránya az egyedi megoldásoknak, hogy a nemzetközi adatforgalomban illeszkedési problémák állhatnak elő, pedig a minőségbiztosítási rendszerek tekintetében különösen fontos a nemzetközi standardok betartása.
A strukturált adatbázis-kezelők jól alkalmazhatóak a nyilvántartások készítésére és visszakeresésre. A speciális területekre kifejlesztett szoftverek (SPC, CAD) a legtöbb esetben csak egy elszigetelt részt segítenek. A work-flow programok a folyamat típusú tevékenységek követésére alkalmasak; itt a szöveges dokumentumok és feladatok kezelése is megoldott, a nyilvántartások kezelése viszont nem erősségük. Idesorolhatjuk a Windows-Winword szövegszerkesztőket, az ABC flowchart folyamatábra-rajzolókat vagy más dokumentáció-kezelőket, ám ezekre nem dolgoztak még ki a minőségbiztosítást szolgáló alapszoftvert. Az Internethez hasonló vállalaton belüli rendszeren, az intraneten a “böngészőprogramok” és a belső elektronikus levelezés igen hatékony. A “Groupware”-programok a csoportmunkát és a nem-strukturált adatok kezelését támogatják, tehát felkészültek a feladatok kiadására, ellenőrzésére, a folyamatok követésére, a szöveges dokumentumok kezelésére. Ugyancsak alkalmasak a legelterjedtebb egyéb alkalmazásokkal való kapcsolattartásra: így a gyakran már meglévő nyilvántartások és a speciális területek programjainak állományai egyaránt a rendszerbe illeszthetők. Ezért az alkalmazható szoftvereknek ez a fajtája jó alapul szolgálhat a minőségügyi rendszerekhez.
Az elszigetelt gépeken futó alkalmazások esetén elegendő egy szövegszerkesztő, adatbázis-kezelő, vagy speciális célprogram kiválasztása, míg a rendszerbe kapcsolt alkalmazásoknál ezek mellett gondoskodni kell a hálózati és a groupware szoftverekről is. A hardverfeltételek sok helyen már adottak, vagy nem túl nagy ráfordítással elérhetőek, és a rendszerszerű működést megvalósító szoftverek is rendelkezésre állnak már egy ideje. Ennek ellenére, még mindig erős a kötődés az írott formához.
A költségekről Jánosi Tibor László elmondta: a Szenzor szerint a célra legalkalmasabb szoftver, a Lotus ISO-Archiver Plus 4.01 nevű programja és annak bevezetése 1,5 millió forint körüli összegbe kerül. Ezt a költséget azonban a közepes és nagyobb vállalatok is viszontláthatják egyéb költségeik későbbi csökkenésében.
