Szelepjáték

Kedves kollégák! Tekintettel arra, hogy a kialakult makrogazdasági helyzetben termelésünk nem fog a tervezett ütemben bővülni, nem tudunk eleget tenni a tavalyi ígéreteinknek. Ezért a közeljövőben a korábbi üdülési és ruházati támogatással kapcsolatban új szabályokat alakítunk ki, amelyekről majd folyamatosan tájékoztatást adunk.

Azok, akik mostanság hasonló megfogalmazású értesítést kapnak, biztosak lehetnek abban, hogy kommunikációs szempontból kiskorú szervezetnél dolgoznak. A közlemény ugyanis hemzseg a tartalmi és formai hibáktól. Az ügyetlenség pedig bizonytalanságot, feszültséget szül, emiatt törvényszerűen csökken a motiváció, a teljesítmény – így végső soron az üzleti eredmények elmaradásához vezethet a szerencsétlen megfogalmazás.

MENDEMONDÁK. A megszorítások jeges fuvallata hamarosan az üzleti szféra szereplőinek mindennapjait is eléri, s a vállalat pénzügyi helyzetétől, illetve stratégiai döntésétől függ, hogy azt orkán erejűnek vagy szellőnek érzik-e majd a munkavállalók. Előbbi verzió valószínűbb, hiszen várhatóan kevés cég vállalja be saját profitja terhére a megnövekedett kiadásokat – azokat inkább a munkatársakra hárítja. Érzik hát vesztüket az érintettek, s a folyosókon ennek kapcsán számtalan mendemonda kelhet ilyenkor szárnyra. Néhány alapvető szabályt szem előtt tartva azonban elérhető, hogy minél kevesebb konfliktust gerjesszen a nadrágszíj-meghúzós időszak.

A kommunikációs egyszeregy alapszabálya, hogy világosan, pontosan kell fogalmazni, mégpedig a döntéshozatal után azonnal, és jó, ha egyes szám első személyben, felelősséget vállalva hirdeti ki a vezető a tervezett lépéseket. „Az úgy alakult, az a döntés született típusú ködösítéseket mindenképpen célszerű kerülni, ezek a felelősség elhárítására utaló nyelvtani szerkezetek” – figyelmeztet Magyar Judit, a Mercure Consulting Kft. ügyvezető igazgatója. A rossz hír hozójának személye a vállalat méretétől, a döntés horderejétől és az érintettek körétől függ. Tíz-húsz fős cég esetén szerencsés, ha a tulajdonos-ügyvezető személyesen jelenti be akár azt az „apróságot” is, hogy másnaptól fizetni kell a korábban ingyenes buszbérletért. Multiknál ilyenkor e-mail is megteszi, ám húsbavágó intézkedéseket azért illő személyesen közölni. Nagyobb elbocsátásokat rendszerint felső vezetők jelentenek be, ám ha csak egy-egy osztályt érint a leépítés, akkor sok esetben a nagyfőnök az osztályvezetőnek, az pedig beosztottainak mondja el a rossz hírt. Bizonyos helyzetekben célszerű lehetőséget adni a munkatársaknak a visszacsatolásra. Például akkor, ha a beszélgetés nyomán új megoldási javaslatok kerülhetnek felszínre: amennyiben csak a költségcsökkentés mértékéről született döntés, de annak mikéntje alakítható, akkor az érintett osztály tagjai nyilván értékelik, ha kikérik véleményüket, hogy mondjuk a nyomtatáson vagy a szülinapi vacsorán spóroljanak a következő időszakban. Fontos az interaktivitás akkor is, ha a döntés vélhetőleg komoly felbolydulást vált ki. A „moderált szelepkiengedés” azonban csak akkor eredményes, ha karakán, határozott vezető irányításával zajlik, aki képes arra, hogy konstruktívvá szelídítse a sértett, dühöngő hangnemet.

Jóllehet a kormányzati megszorításokat ügyetlenül kommunikálták, ugyanezt a „luxust” nem engedhetik meg maguknak az üzleti szereplők – vallják a szakemberek. Benda József, a Humán Erők Kft. ügyvezetője úgy látja, az autokratikus stílus bizalomvesztéshez vezet. „Ennél azonban még nagyobb baj, hogy az utasításokat szolgaian követő szervezet képtelen az emberi erőforrások mozgósítására, holott e téren komoly tartalékok lehetnek” – véli Benda. Javaslata szerint mozgásteret kell adni a munkatársaknak: csak a kereteket döntse el a felső vezetés, alternatívákat alsóbb szinten dolgozzanak ki. Ennek során közös jövőképet fogalmazhatnak meg, s ez megerősíti az alkalmazottakat abban, hogy továbbra is igényt tartanak a munkájukra. „Ha a változások úthengerként haladnak végig a szervezeten, akkor biztosra vehető, hogy romlik a munkakedv, a teljesítmény, és összességében a versenyképesség kerül veszélybe” – hívja fel a figyelmet Benda, aki viszont a kommunikációs csatorna megválasztását illetően megengedő. Szerinte egy kisebb horderejű, nem minden munkavállalót érintő döntést lehet írásban is közölni, ha ez amúgy illeszkedik a szervezeti kultúrába. Az írásbeliség akkor rossz választás, ha a jó híreket rendszerint szóban mondják el, a nemszeretem döntéseket viszont e-mailben tudatják. Magyar Judit nem győzi hangsúlyozni, hogy kardinális változásokat mindig szóban kell kihirdetni. Tipikus hibának tartja, hogy sok helyen körlevelek kiküldésével vélik letudni a tájékoztatási kötelezettséget. „Ha e-mailben megírják, hogy másnaptól fizetni kell a telefonálásért, az további találgatásokra ad okot. Személyes beszélgetésekkel viszont gátat lehet szabni a pletykáknak” – mutat rá Magyar.

KÖZÉRZET. Franciaország második legnagyobb biztosítótársaságának magyarországi leányvállalatát, a 250 főt foglalkoztató Groupama Biztosító Zrt.-t a megszorítások két körben késztetik „megszólalásra”. Először akkor ragadtak klaviatúrát a cég hr-esei, amikor kiderült, hogy a minimálbér kétszerese után adóznak majd mindazok, akik nem nyilatkoznak szeptember 15-ig arról, hogy valóban nem keresnek többet 125 ezer forintnál. A hr osztály a kormányzati döntést követő egy héten belül e-mailben értesítette minden munkavállalóját, hogy a minimálbéren bejelentett biztosításközvetítőiről munkáltatóként nyilatkozatot fognak tenni, így az ő adófizetésük mértéke nem változik. „A bejelentést követően személyesen is tájékoztatjuk majd a kollégákat a hálózati értekezleteken” – magyarázza Várhelyiné Elek Márta hr osztályvezető, hozzátéve: a levelek fogadtatása kedvező volt. Többen visszaírtak, köszönték a gyors intézkedést, tájékoztatást.

A csomag további hatásaként a biztosítónál jövedelemcsoportoktól függően átlagosan 3,5 és 7,5 százalékos nettó bércsökkenés várható. A vállalat célja, hogy a munkatársak pénzügyi pozícióját minimálisan az idei szinten tartsa jövőre is. Ennek érdekében folyamatosan dolgoznak a juttatási csomag szélesítésén, döntés heteken belül várható. Felmerült a cafeteria rendszer bevezetése, valamint a személyre szabott kompenzációs csomag kidolgozása is. Ami bizonyos: a változást a korábbi évek gyakorlatának megfelelően decemberben, szóban jelentik majd be. „Bízunk benne, hogy ha látják az igyekezetünket, és ennek eredményeképpen sikerül valóban közérzetjavító intézkedéseket tennünk, akkor vonzó munkahely maradunk” – mondja az osztályvezető.

Noha a szakemberek egybehangzó vélekedése szerint nem célszerű lépten-nyomon a kormányzatra mutogatni, és a vállalatot áldozati bárányként bemutatni, azt azért nem árt tudatni a munkatársakkal, hogy a költségstruktúrát a megszorítások hatására kell átalakítani. „Ha a makrogazdasági döntések vállalati hatásait nagy vonalakban számszerűen bemutatják, az önmagáért beszél, és érthetőbbé, elfogadhatóbbá teszi a tervezett lépéseket”- mondja Benda József. Részletes adatok ismertetése persze lehetetlen, hiszen üzleti titkok kerülnének így napvilágra, ám a lényeg úgyis az, hogy a kollégák érezzék: a lehetőségekhez mérten őszinte, hiteles tájékoztatást kapnak.

Magyar Judit szerint egyébként elméleti síkon a cégvezetők tisztában vannak a hatékony kommunikáció mesterfogásaival, hiszen többségük tanult ilyesmit egy-egy jó nevű üzleti iskola padsoraiban. A gond inkább az, hogy a gyakorlatban vajmi kevéssé sikerül alkalmazni az ismereteket. Kivételek persze mindig akadnak: az igazán karizmatikus vezetők ugyanis ösztönösen érzik, miképpen kell egy kiskanálnyi mézbe rejtve beadni a keserű pirulákat.