A jó titkárnő a vezető munkájának nélkülözhetetlen segítője, vagyis asszisztense. „A magasan képzett titkárok, a menedzserasszisztensek, az iroda- és titkárságvezetők szakmája a menedzsment támogatása” – szögezi le Magyar Gizella, az Európai Menedzserasszisztensek Magyarországi Egyesületének elnöke. A személyi asszisztensi és a titkárnői munkakör kisebb cégeknél összemosódik, a nagyobb létszámot foglalkoztató középvállalatoknál különválik. A legfontosabb különbség a kettő között, hogy az előbbi szorosan egyetlen vezetőhöz kapcsolódik.
A szakasszisztens szakmai jellegű feladatokat lát el, például a logisztikai menedzser mellett. „Számára lehetséges karrierút, hogy előbb logisztikai koordinátor lesz, majd innen a logisztikai menedzseri pozícióba is felléphet” – mondja Dobár Attila, a munkaerő-toborzással foglalkozó Job Személyzeti Tanácsadó Kft. ügyvezető partnere.
Tolakodó telefonok
Az ideális asszisztens néhány kompetenciája
személyes:
érzelmi stabilitás, kiegyensúlyozottság
tűrőképesség
felelősségtudat
társas:
kapcsolatfenntartó készség
udvariasság
tolerancia
módszer:
nyitott hozzáállás
gyakorlatias feladatértelmezés
rendszerben való gondolkodás
Fontos különbség az ügyintéző-titkár, vagyis a titkárnő és a titkárságvezető képzése között, hogy utóbbi két idegen nyelvet is tanul, több vezetési, szervezési ismeretre tesz szert. „A legnagyobb cégek az ügyfelekkel való kapcsolattartást kivették a titkárság munkaköréből, és ügyfélkapcsolati irodákba helyezték át” – magyarázza Sójáné Dux Ágnes, miért került be az OKJ-ba az ügyfélkapcsolativezető-képzés. Kis- és középvállalkozásoknál gyakori, hogy a recepciós egyes titkárnői feladatokat is elvégez. „Diplomás, nyelveket jól beszélő fiatalok is szívesen jelentkeznek személyi asszisztensi munkakörre” – fűzi hozzá Dobár Attila.
Közepes méretű vállalkozások számára is tanulságos, hogy az augusztusban kinevezett magyar ügyvezető mellé hogyan talált felsőfokú végzettségű, angolul tárgyalási szinten beszélő felsővezetői asszisztenst a Coca-Cola Beverages Magyarország Kft. A cég a honlapján, illetve internetes álláskereső portálokon hirdette meg a pozíciót. „Az interjún célzott kérdéseket tettünk fel a jelölteknek arra vonatkozóan, hogyan járnak el bizonyos helyzetekben” – mondja Molnárné Bíró Irén személyügyi vezető. Mit tesz, ha ingerültek vele? Hogyan viselkedik, ha dühös? Hogyan kezel tolakodó telefonokat?
Érdekes volt, hogy jelöltjük milyen vezetővel szeret a leginkább együtt dolgozni, és milyen kollégával tud a legkevésbé együttműködni. Előnynek számított, ha foglalkozott már repülőjegy-foglalással, jártas a rendezvényszervezésben, ismer rendezvényhelyszíneket.
„Nyíltan beszéltünk arról, hogy jelöltünk hogyan képzeli el szakmai karrierjét, szeretne-e továbblépni – fűzi hozzá Molnárné Bíró Irén. – Cégünknél a karriertervezés lehetővé teszi a különböző osztályok átjárhatóságát, de fontos, hogy tisztázzuk, pontosan mit jelent a jelölt, illetve a cég számára a hosszú táv.” A személyügy a végső interjún a legjobb két–három jelöltet mutatta be az ügyvezetőnek.
Lojális „szűrő”
Az állást elnyerő Szeleczky Noémi azt mondja, az asszisztens a vezető jobb keze, ezért is fontos a kölcsönös szimpátia. Az asszisztensnek egyet kell értenie vezetője nézeteivel, cégvezetési stílusával, hogy megfelelő módon tudja képviselni vállalaton belül és a külvilág felé. Közvetít a vezető és beosztottjai között. „Ezért az első indulatokkal ő találkozik, ezeket távolságtartással kell kezelnie, hiszen elsősorban nem neki szólnak” – magyarázza. Mindkét oldal bizalmát el kell nyernie, és meg is kell őriznie. Alapvető erénye a lojalitás: elvárható tőle, hogy konfliktus esetén főnöke pártján álljon, vagy hangsúlyozottan kimaradjon a vitából.
Magyar Gizella szerint a személyi asszisztens, illetve a titkárnő, a titkárságvezető „szűrőként is működik”: rangsorolja a külső és a belső ügyfelek telefonhívásait, nyomtatott és elektronikus leveleit, üzeneteit. Vezetője rá bízhatja időgazdálkodását, napja megszervezését.
Munkaidő-beosztásában is alkalmazkodik cége és főnöke elvárásához. Megállapodás kérdése, hogy a személyi asszisztens „csak” az irodában dolgozik, napi nyolc órában, vagy bármikor rendelkezésre áll, ha szükség van a segítségére, és arra is hajlandó például, hogy főnöke gyermekét hazavigye az óvodából.
Fehér holló
Régen csak nők dolgoztak a szakmában, és még ma is fehér holló a titkár. Magyar Gizella úgy véli, azért, mert a munkakörben a szokásosnál nagyobb empátiára van szükség, továbbá egyszerre több feladatra kell koncentrálni. „Mindkét tulajdonság főként a női nemre jellemző” – jegyzi meg.
A titkárnőnek a vállalati imázs képviselőjeként kell viselkednie, sőt öltözködnie is. Munkájának szerves része a verbális kommunikáció. Fontos, hogy ügyeljen a választékos beszédre, az egyértelműségre, a megfelelő hanghordozásra. Mindez hangsúlyozottan előtérbe kerül telefonáláskor, amikor nincs személyes kontaktus.
Az ideális asszisztens bizalmasan kezeli a főnökéről tudomására jutó információkat, és persze pletykák „gyártásában”, terjesztésében sem vesz részt. Az önálló feladatkört ellátó, sokrétű munkát végző asszisztens keresete végzettségétől, nyelvismeretétől, gyakorlatától függ, alig százezertől akár félmillió forintig terjedhet.
