Az eredményes követeléskezelés különösen azokban az iparágakban fontos, ahol nagy jelentősége van és egyfajta versenypozíciót is teremt a halasztott fizetés, ezen belül is a hitelezési idő hossza és nagyságrendje. Tipikusan ilyen az építőipar, a nagykereskedelem, a feldolgozóipar és a B2B szolgáltatások, ám svindlerek bárhol előfordulhatnak.
A Mapei Kft. pénzügyi vezetője Nagy Lenke csokorba gyűjtötte, milyen előjelekre érdemes figyelni és mit kell tenni, ha jelentkeznek. Íme a 10 előjel, ami arra utalhat, hogy a céges vevő nem szándékozik fizetni:
- „Nem kaptuk meg a számlát”magyarázat a nemfizetésre, különösen, ha a partnernél nem ez az első eset.
- A hívott szám jelenleg (már megint) nem elérhető. Nehezen elérhetővé válik a vevő, gyakran változtatja a telefonszámait, vagy állandóan letagadtatja magát telefonon, sűrűn van átirányítva.
- Adminisztrációs időhúzás. Rengeteg újabb és újabb dokumentumot kérnek a teljesítés elfogadásához vagy a számla befogadásához.
- Nem megalapozott minőségi kifogások.
- A számla lejárta után reklamál a vevő, kifogásolja az árat, a minőséget, a teljesítést.
- Piaci információk vevőről, hogy már van olyan szállítója, akinek nem fizetett.
- A vevő elkezd vásárolni a konkurenciánál, vagy ami még rosszabb, másik hitelkerettel rendelkező kereskedelmi partnerünknél, miközben nálunk lejárt számlatartozást halmozott fel, és erről velünk nem egyeztet. De az is figyelmeztető jel, amikor hirtelen hozzánk pártol át a vevő a konkurenciától.
- Az adós vevő állandóan panaszkodik, hogy mennyi kintlévősége van, neki is tartoznak, ezért nem tud fizetni.
- A partner alkut ajánl, hogy a tartozás bizonyos százaléka elengedésének fejében tud csak fizetni.
- Intő piaci információk a partner napi gazdálkodásáról: létszámleépítés, átszervezés, telephely-megszüntetés, székhelyváltozás, tulajdonosváltás, tulajdonosi rész átruházása, új érdekeltségek alapítása.
Mi a teendő, ha gyűlnek a baljós jelek?
Ha a felsorolt jelek közül egyet vagy akár többet is felfedezünk a partneren, nem árt az óvatosság. Ajánlott egy gyors cégmonitoringot végezni és szorosabban tartani a kapcsolatot a partnerrel. Ha pedig szükséges, meg kell kezdeni a követelés behajtását.
A követeléskezelés legfontosabb alapelve, hogy úgy kezeljük partnereinket, hogy mindenkor érezze a megoldáskeresés szándékát, a segíteni akarást, ennek fejében pedig nyitottságot, együttműködést, információmegosztást várunk el.
Ha csak lehet, a követeléskezelés kommunikációját el kell különíteni az értékesítés és az ügyvezetés kommunikációjától. A partner számlatartozásait kontrolláló és a fizetést elérő személy másik kolléga legyen, ne az értékesítő vagy az ügyvezető – tanácsolja Nagy Lenke.
Kockázatcsökkentő lépések
Lényegesen csökkenthető a kockázat szerződéskötés előtti partnerminősítéssel. Ennek keretében meg kell vizsgálni a partner pénzügyi adatait, valamint a cég historikus múltját, mint például a tulajdonos- és székhelyváltásokat, a vezető tisztségviselők változását, a cégtulajdonos kapcsolódó vállalkozásainak számát, azok alakulását, felszámolt cégeket a múltban. Minél nagyobb a hitelezett összeg, annál mélyebb vizsgálatot javasolt végezni.
Nagy Lenke szerint nagyon fontos a magas szintű üzleti bizalom kiépítése és folyamatos fenntartása mind kereskedelmi, szolgáltatói, mind pénzügyi vonalon, mert a pénzügy a legérzékenyebb minőségbiztosítási mérőműszer. Magas színvonalú szolgáltatás, értékesítés és maximálisan elégedett ügyfél egyenlő kevesebb pénzügyi, követeléskezelési probléma – tette hozzá.
Kiemelt kép: iStock
