Üzleti tippek

Sikeres cégvezetéshez édeskevés az Excel-tábla

Rosszul állnak a digitalizációs fejlesztések terén a kkv-k.
Korábban a témában:

A legtöbb magyar vállalkozásnál nincsenek tisztában a saját folyamataik hatékonyságával, ha pedig esetleg szeretnék átlátni azt, hogy „hányadán állnak”, legtöbbször a kesze-kusza Excel-táblákból igyekeznek tájékozódni. Holott igény az lenne arra, hogy a digitális útra lépjenek, de sokan nem tudják, hogyan tegyék meg az első lépést, addig viszont sokan gyakorlatilag „érzésből” viszik a cégeiket – derül ki a Cégmenedzser kutatásából, amelyet 2.000 kis- és középvállalkozás részvételével készítettek.

„Alig 20 éve még szinte a könyvelés mentén vezették a cégeket, ám ma már a vállalatirányítási ERP-rendszereknek köszönhetően valós időben szerezhetünk információt a vállalatunkról. Teljes iparágak alakulhattak így át” – mondta Jagodics Tamás, a Cégmenedzser ügyvezető-tulajdonosa hozzátéve azt is, hogy nem mindenki tartja azonban a lépést a digitális fejlődéssel.

Ez derül ki az Európai Bizottság felméréséből is, amely szerint a magyar kkv-k mindössze 13 százaléka számít digitálisan fejlettnek (mögöttünk csak öt ország áll rosszabbul), és alig több mint egy százalékuk tartozik a nagyon fejlettek közé, akik például vállalatirányítási és ügyviteli rendszereket is használnak.

Az Európai Unióban átlagosan 18,5 százalék számít digitálisan fejlettnek. Kiemelkedő Dánia, ahol a kkv-k 36 százaléka tartozik ebbe a csoportba.

A könyvelő sem mindenható

Árulkodó adat, hogy majdnem minden ötödik céget (a válaszadók 18 százalékát) a könyvelő értékeli, „mert a könyvelés minden adatot tartalmaz és úgyis az alapján kell adót fizetni”. Jagodics szerint a könyvelőre bízni a cégünk értékelését majdnem olyan, mintha visszapillantóból vezetnénk autót. Ha ugyanis a könyvelőnek leadjuk a papírokat, és mondjuk, negyedéves áfán vagyunk, akkor a valós események után négy hónappal később látjuk csak azt, hogy mi történik a cégünkben. Ráadásul nem biztos, hogy a könyvelő azokat az adatokat látja, amelyek relevánsak az ügyvitel szempontjából.

Kihullik a könyvelők haja a NAV-os levélözöntől
Kifakadtak a könyvelők a NAV értelmetlen levéldömpingje miatt.

A kkv-k nagyobb része ugyanakkor ennél igyekszik tudatosabban kezelni a cégügyeket, legalábbis erre utal az, hogy 41 százalékuknál általában minden projektet (megrendelést, kampányt, munkát) külön mérnek – beleértve a projektek költségeit és az azokból származó bevételeket is.

A kutatásból látszik az is, hogy hiába állnak alacsony digitalizációs szinten a magyar vállalkozások, 24 százalékuk szinte azonnal teljes körű, valós adatokat tud szerezni a döntéseikhez, de a társaságok több mint felének is legfeljebb csak három napra van szüksége.

A kutatásban résztvevők 3 százaléka használ valamilyen ügyviteli szoftvert, vagyis a többieknél az ilyen fokú gyorsasághoz és precizitáshoz jelentős humán erőforrásra van szükség, ami megfelelő bérezés mellett rendkívül megterhelő lehet egy-egy vállalkozás számára – hívja fel a figyelmet az ügyvezető.

Az Excel-rajongók országa vagyunk

Az alacsony digitalizációra utal az is, amely szerint a magyar kkv-k körében az Excel és a számlázó program messze a legkiemelkedőbb és legtöbbet használt szoftver.

  • 70 százalékuk használ Excelt, míg kevesebb mint 10 százalékuk alkalmaz valamilyen CRM-, vagy vállalatirányítási rendszert.
  • A válaszadók több mint 10 százaléka gyártó cég, amelyek közül csak alig minden ötödik használ valamilyen termelésirányítási programot, vagyis a gyártók nagy része még manapság is Excel-táblák segítségével kezeli a gyártási folyamatokat.
  • A válaszadók 58 százaléka szerint a legkomolyabb kihívás az, hogy ügyfeleik utánkövetése nem automatizált, inkább esetleges.
  • Majdnem 40 százaléknál az is gondot okoz, hogy sok időt vesz igénybe a dokumentációk előkeresése.
Fotó: iStock

A kis- és középvállalkozások több mint harmada küzd azzal, hogy a vezetők számára fontos információhoz (például pénzügyi adatok, gyártással, humán erőforrással kapcsolatos információk, nyereségesség) csak sok kutatómunka után jut hozzá.

A különböző ügyviteli szoftverek mellőzését jelzi, hogy a válaszadók harmadánál nem látják át menet közben a projektek nyereségességét. A Cégmenedzser vezetője szerint ilyenkor lenne jelentős segítség egy szoftver, amely segít abban, hogy egy-egy projekt során vajon mekkora hatása van az ügyfél által kért változtatásoknak.

Gondoljunk itt például a pótmunkákra vagy az ingatlanberuházások során egy drágább alapanyag használatára. Ezeket nehéz pontosan átlátni, ezért lehet különösen hasznos, hogy egy szoftver automatikusan jelzi azt, hogy elfutottak a költségeink, és már túl alacsony a nyereségráta – emelte ki a szakember.

Kellene a digitalizáció, de sokan mégsem lépnek

Hogy mennyire nem világos sokak számára az, hogy mi történik pontosan a cégükkel, azt jelzi az is, hogy a csaknem kétezer válaszadó 36 százalékánál előfordult már az, hogy kapott adatokat a cégéről, de úgy érezte, hogy mégsem stimmel valami. Például nem volt szinkronban a cég adóbevallása és a bankszámlaegyenleg.

Az alacsony digitalizáció hátrányait a legtöbben a bőrükön érzik, ugyanis a kkv-k 76 százaléka szerint növekedni tudna a vállalkozása, hogyha minden dokumentáció visszakereshető lenne. Sőt, a cégtulajdonosok 85 százaléka úgy gondolja, hogy nyugodtabban és eredményesebben tudná vezetni a cégét, amennyiben minden adatot pontosan látna.

Ajánlott videó mutasd mind

Ha kommentelni, beszélgetni, vitatkozni szeretnél, vagy csak megosztanád a véleményedet másokkal, a 24.hu Facebook-oldalán teheted meg. Ha bővebben olvasnál az okokról, itt találsz válaszokat.

Nézd meg a legfrissebb cikkeinket a címlapon!
24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.