Az információmennyiség gyors növekedésének, a közösségi média és mobileszközök robbanásszerű elterjedésének köszönhetően azonban sok cég esetében hiányzik a megfelelő humán szaktudás vagy technikai háttér, vagy legrosszabb esetben mindkettő, hogy megfelelő színvonalon tudják menedzselni a dokumentumaikat.
A fentiek is motiválták az Iron Mountain iratkezelő vállalatot és a PricewaterhouseCoopers, a világ négy nagy könyvvizsgáló társaságának egyikét, hogy az adatkezelésben rejlő kockázatokat kategorizálja a kkv-k európai piacán. A részletes kutatás sok egyéb mellett egy összetett adatkezelési-kockázat érettségi indexet is tartalmaz.
A felmérés szerint a megkérdezettek 68%-a véli úgy, hogy az információkkal történő felelős bánásmód elősegíti az üzleti sikerek elérését és a többség mára felismerte, hogy az információ értékes vagyoneleme minden társaságnak. Ennek ellenére csak 45%-uk rendelkezik az adataikra leselkedő kockázatok kezelésére vonatkozó stratégiával, miközben 44%-uk arra számít, hogy az adathalászat kockázata a jövőben növekedni fog.
A kutatásból az is kiderül, hogy mit gondolnak a kkv-k az adatvédelem és a dokumentummenedzsment fontosságáról, és hogy mit tesznek ennek eléréséért. Miközben 78%-uk gondolja úgy, hogy mindent meg kell tenni az adathalász támadások megelőzéséért, 47%-uk nyilatkozott úgy, hogy a menedzsment nem tartja fontos ügynek az adatvédelmet.
Legalább ugyanennyire ellentmondásos az az adat is, hogy amíg a cégek a legszigorúbb biztonsági előírások betartását követelik meg a szállítóiktól, és csak 14%-uk dolgozna olyan beszállítóval, amely már elszenvedett adathalász támadást, addig ezeket a szigorú biztonsági előírásokat saját magukra vonatkozóan nem tartják kötelezőnek.
- A francia cégek 55%-a rendelkezik ellenőrzött stratégiával az adatkezelésükben esetlegesen bekövetkező vészhelyzetekre.
- Ez a szám az angol cégeknél csak a 34%-ot éri, míg a vizsgált 6 ország tekintetében átlagosan is csak a 45%-ot.
- A holland vállalkozások 40%-a, míg a magyar cégek 38%-a rendelkezik ellenőrzött vállalati kockázat nyilvántartással szemben a németeknél mért 21%-kal, vagy az átlagos 32%-kal.
A kutatásban a holland és magyar vállalatok érték el a legmagasabb átlag pontszámot 62,4, illetve 61 ponttal. A hat ország kkv-it vizsgáló kutatásban Hollandia az az ország, ahol leginkább stratégia kérdésként kezelik a dokumentummenedzsment területét.
Szakonyi András, az Iron Mountain Kelet- és Észak-Európáért felelős alelnöke elmondta: a magyar kkv-k a legnagyobb előrelépést a dokumentummenedzsment területén az alkalmazottak képzésére vonatkozó intézkedésekkel és a velük folytatott kommunikációban érték el.
Üzleti tippek
Természetesen a tanulmányban a készítők arra is tesznek javaslatot, hogy a kkv-k milyen módon tudják csökkenteni az adataikra leselkedő kockázatokat.
- Elsőként a cégvezetésnek a prioritások közé kell helyeznie a dokumentummenedzsmentet.
- Második lépésben a területért felelős munkatársnak, menedzsernek fel kell mérnie, hogy a cégnek milyen adatai vannak, és azokat hol és milyen módon tárolják és döntést kell hozni azzal kapcsolatban, hogy melyek azok az adatok, amelyekre továbbra is szükség van, és melyek azok, amelyekre már nincsen.
- Végül, de nem utolsó sorban pedig meg kell győzni a munkatársakat, hogy kellő hangsúlyt fektessenek az eredményes dokumentummenedzsmenthez szükséges feladatok elvégzésére.
