Amikor a cégek a válság miatt a költségvetésük megnyirbálásában gondolkodnak, az elsők között teszik félre a nagyobb kiadásokkal járó rendezvényeket, hiszen ezeknél többnyire csak nehezen mérhető fel a közvetlen hatás a profitra. 2008-ban 19 896 rendezvényt regisztrált a Magyar Turizmus Zrt. Ebből 531 volt a nemzetközi esemény, jórészt konferencia vagy kiállítás. Az összesítés 2012-ben viszont már csak 18 380-at mutatott. Ennél is drasztikusabb a zsugorodás, ha a költségvetési kereteket nézzük. A szakma képviselőivel történt interjúk alapján kiderült, hogy a visszaesés rendezvénytípusonként akár a 65 százalékos csökkenést is súrolja. A marketingcélú programoknál – így az ügyféltalálkozóknál, partiknál és fesztiváloknál – a leglátványosabb a büdzsé visszavágása.
Fotó: Neményi Márton
Mindenhez kapcsolat kell
A rendezvények a személyes kapcsolatteremtést, a kapcsolatok közvetlen ápolását hivatottak szolgálni. Ezekre pedig még mindig nagy az igény, hiszen a legtöbb felmérés szerint Magyarországon csak kapcsolatok útján lehet boldogulni. Az látható, hogy a költségcsökkentés ellenére sem mondanak le szívesen a vállalkozások a rendezvényekről, csak éppen visszafogottabb programokkal, és inkább saját hatáskörben bonyolítják le azokat. A szervezéssel megbízzák a marketing- vagy a HR-osztályt, akik legtöbbször ijedten állnak a kihívás előtt.
Oldjuk meg házon belül, de hogyan?
A Nexus Reklámügynökség gyors felmérésében márciusban 50 nagyvállalati sales- és 50 HR-vezetőt kérdeztek meg. 83 százalékuk rendszeresen szervez ügyfél- és partnertalálkozókat, illetve dolgozói programokat, de csak 17 százalékuk válaszolta, hogy a lebonyolítással külső céget bíz meg. A megkérdezett vezetők fele azt mondta, hogy a bevételszerző rendezvények megszervezése a sales csoport feladata. 33 százalék viszont úgy véli, hogy jobb, ha ezt más részlegük végzi. A tapasztalatok szerint az újdonsült vállalati rendezvényszervezők számára a legnagyobb nehézséget a programötletek kitalálása, a megfelelő helyszín kiválasztása és a catering megszervezése okozza.
A Nexus szakértői szerint, ha a cégek a saját szervezéshez ragaszkodnak, akkor ez várhatóan a rendezvényszervezői piacot is átrendezi. Ezt jól mutatja, hogy sorra születnek olyan tréningek, amelyeken a HR-es és marketinges munkatársak tanulhatják meg az alapokat. A „tananyagba” tartozik például a helyszín kiválasztása, a tematika összeállítása, hogy miként lehet kordában tartani a költségeket, illetve az is, hogy milyen a profi forgatókönyv, és nem várt nehézségek esetén mi legyen a B-tervben.
