Most, amikor pályázatokkal van tele még a padlás is, nem haszontalan arról beszélni, hogyan térülhet meg egy informatikai beruházás, hogyan realizálható a legnagyobb haszon egy pályázat során elnyert pénz felhasználásakor. Nem árt megvizsgálni, hogy érdemes-e egyáltalán pályázni. Képes-e a szervezet erre, és realizálható-e némi nyereség, vagy nettó veszteség lesz a végeredmény.
Mindenekelőtt nem árt tisztázni, hogy beruházni akkor kell, amikor már tudjuk, mit szeretnénk elérni, és azt is, ehhez miféle eszközök vagy emberi erőforrások szükségesek. Ha nincs célunk, és csak azért pályázunk, mert pénzt kaphatunk, akkor nagy az esélye, hogy csak ráfizetünk. Mert talán lesznek új eszközeink, de fogalmunk sem lesz arról, milyen hasznos tevékenységet fogunk velük elvégezni. Konyhanyelven: több lesz-e a profitunk, ha van még 5–10 számítógépünk a legújabb programverzióval az eggyel korábbi változat helyett?
Tervhiány
Ideális esetben a vállalatnak van egy rövid távú (1–3 év) és egy hosszú távú (3–5 év) terve. Beruházás esetén ilyenkor egyszerű a képlet: csak azt kell megvizsgáltatni egy szakemberrel, hogy a vázolt célok eléréséhez milyen informatikai eszközökre és fejlesztésekre van szükségünk.
Mindannyian tisztában vagyunk ugyanakkor azzal, hogy a kkv-s valóság korántsem ideális. Hiányoznak a konkrét tervek, és legjobb esetben is csak valóra váltandó vágyak, álmok vettetnek papírra. Kidolgozott, pontokba szedett, megvalósítási és megtérülési tanulmányokkal alátámasztott tervek azonban legfeljebb szabályt erősítő kivételek.
Olyan informatikai szakemberekből is hiány van, akik képesek egy informatikai stratégiát megalkotni, azaz a vállalat céljaihoz igazítani az informatikai rendszereket – mindezt kkv-s árszínvonalon. Emiatt nem tud a magyar kkv úgy működni, mint a multi! Ezért hordoz különösen magas kockázatot a beruházás akár pályázattal, akár a nélkül.
Gyakorlatra fel!
Hogyan is indulhatunk neki? Egy webáruház kiépítésének példáján keresztül talán sikerül némi munícióval szolgálnom.
Mindenekelőtt mérjük fel meglevő eszközeinket, és próbáljunk nem túl csalódottnak lenni, amikor azt javasolják, hogy ki kell dobni mindent, és újat venni. 3-4 évente valóban elavulnak az eszközök, azaz új szoftvereket nem tudunk a régi rendszerre telepíteni.
Példánkban a webáruház kezeléséhez a legfejlettebb böngészőprogramra lesz szükségünk, mert a fejlesztő csak ezzel fogja vállalni a kompatibilitást. Régi gépeinken nem fognak elindulni ezek a programok, vagy lassúak lesznek.
Minden bizonnyal szükségünk lesz fényképek szerkesztésére és az ehhez szükséges infrastruktúrára, továbbá egy komolyabb háttértárolóra.
Mindezt együtt informatikai portfóliónak nevezi a szakma. Ennek a csomagnak része a technológiai infrastruktúra (számítógépek, hálózatok, szoftverek és a szakemberek a tudásukkal), az úgynevezett transzformációs alkalmazások, amely szoftverek átalakítják a vállalat jelenlegi üzleti modelljét. Továbbá az elemző alkalmazások, amelyek a cégvezetőnek pontos adatokat szolgáltatnak a könyveléshez, az árbevétel- és költségelemzéshez, tervezéshez. A tranzakciókat feldolgozó alkalmazások automatizálják a vállalat elemi, ismétlődő folyamatait, így a számlázást és a készletnyilvántartást.
Felhívnám a figyelmet arra, hogy az egyes elemek cseréje magával rántja a többit is. Mondjuk, webáruházunkat (transzformációs alkalmazás) integrálni érdemes a meglévő számlázó/készletnyilvántartó rendszerünkkel (tranzakciót feldolgozó alkalmazás). Tehát azt is bővíteni, átalakítani szükséges. A technológiai infrastruktúra is változik, hiszen gyorsabb/jobb minőségű internet-elérésre van szükségünk, túl azon, hogy tárhelyet (szervert) kell biztosítani a webáruháznak is. Ha már belevágtunk webáruházunk kiépítésébe, egész biztosan elemezni is kívánjuk majd, hogy mikor, mit vásároltak. Tehát meglévő elemző rendszerünket (amely eddig valószínűleg egy Excel-tábla volt) át kell alakítanunk.
A beruházás sikeressége múlik azon, hogy még időben, a tervezés folyamán végiggondoljuk ezeket az összefüggő folyamatokat, hogy elkerülhessük a későbbi „hegesztéseket”. Tudjuk, hogy ezek mindig sokkal drágábbak és bosszantóan megbízhatatlanul működnek, mint jól megtervezett társaik.
Beszerzési politika
Tudnia kell, hogy amikor arról dönt, milyen (márkás vagy márkátlan) gyártótól milyen eszközöket (alsókategóriás, középkategóriás, prémiumkategóriás, otthoni használatra szánt) hány év garanciával, milyen garanciális háttérrel (helyszíni garanciával, szervizgaranciával vagy garancia nélkül) kíván beszerezni, akkor igazából arról határoz, mennyi lesz a teljes birtoklás költsége. Arról, hogy az adott eszközre 3-4 éves futamideje alatt mennyit kell még rákölteni.
Ahhoz, hogy könnyen és jól összehasonlítható ajánlatokat kapjunk, egy táblázatba foglaljuk össze, hogy pontosan milyen termékre kérünk ajánlatot (annak összes paraméterét, pl. géptípus, processzor, memória, merevlemez, egyéb perifériák, garancia, lehetséges márka). Ezt az ajánlatkérő sablont érdemes elkészíteni és elküldeni a leendő beszállítóknak.
Ennek eredményeképp nem kell majd azzal bajlódni, hogyan hasonlítsuk össze az almát a körtével, a döntési folyamat lerövidül, egyszerűsödik.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy egy „no name” gépre pluszpénzért kell operációs rendszert venni, 1 év garanciát kapunk rá. Ha azon túl 2 éven belül elromlik, akkor annak költségét már mi fizetjük. Egy hibás alkatrész munkadíjjal 30–40 ezer forint – ez a számítógép árának harmada!
Egy pályázat elkészítése rengeteg időt és erőfeszítést igényel. Az árajánlatok alapján a költségek egy része viszonylag jól tervezhető. Amivel szinte senki nem vet számot, az a cég munkatársainak az adott beruházás megvalósítására fordított munkaideje és annak költségvonzata. A tervezés során igyekezzünk reálisan felmérni a munkatársak vagy saját magunk erre a feladatra fordítható erőforrásait, és ezeket a mindennapos teendők mellé optimálisan elosztani.
Nem elég létrehozni, az új rendszert bizony üzemeltetni is kell. Általában újfajta tudás kell hozzá, jobb esetben a régi emberek betanításával, de ez sincs ingyen (rosszabb esetben új emberek felvételével). Mondjuk, a webáruház esetében a grafikai és fotós munka jelentős lehet, szövegeket kell írni, logisztikai rendszert kell szervezni a kiszállításra stb.
Az is előfordulhat, hogy újabb informatikus is kell, aki az új eszközhöz ért, hibát javít, fejleszt, támogat.
Utóirat
Amennyiben olvasás közben esetleg az a gondolatuk támadt, hogy valamilyen elemi érdekem fűződik ahhoz, hogy mindenkit eltántorítsak a pályázás szép és magasztos ügyétől, akkor nem fogalmaztam kellő pontossággal. A pályázás és az informatikai beruházások szükségessége vitán felül áll. A mit és a hogyan azonban nem hagyható figyelmen kívül, hogy mindezzel a tudással felvértezve, tudatosan vághassanak bele egy új pályázatba.
