Furcsa dolgokra lett figyelmes az egyik legnagyobb hazai kamionszerviz vezetője: a nem túlságosan megfizetett raktárosok és munkafelvevők hirtelen luxusautókkal kezdtek el munkába járni. Valószínűtlennek tűnt, hogy mind egyszerre örököltek volna nagyobb vagyont, ezért előbb maga, később, feljelentése után pedig a rendőrség is nyomozni kezdett az ismeretlen eredetű vagyonok után. Az évekig tartó folyamat végén kiderült, hogy az alkalmazottak nagyban megcsapolták a cég raktárkészletét. Módszerük sok esetben a számítógépes számlázási és nyilvántartási rendszer gyengeségeire épült: a raktárvezető például 10 darab, összesen 10 000 forint értékű beérkezett árut 9 darabként vezetett át a nyilvántartási rendszerbe, amelynek összértéke továbbra is 10 000 forint volt (vagyis egy darabot nem 1000 forintos, hanem annál magasabb áron jegyeztek be), így a 9 darab értékesítése után a céget nem érte veszteség, teljesült a pénzügyi terv. Az eltüntetett tizedik darabot pedig a raktárosok maguk értékesítették. Mindez azért volt lehetséges, mert a cégen belül jellemzően minden részlegnek külön szoftveres megoldása volt saját feladatának ellátására, amelyek még csak nem is futottak közös platformon.
A csalás ráadásul észrevétlen maradt volna, ha a résztvevők nem fognak látványos költekezésbe. A lopásoknak végül a rendőrség és a kontrolling átfogó ellenőrzése vetett véget. E kriminális példa jól illusztrálja, milyen veszélyeket rejt magában, ha egy vállalat nem rendelkezik olyan informatikai rendszerrel, amely a cég valamennyi adatát mindenki – elsősorban a vezetők – számára hozzáférhetővé teszi. Ám a vállalatirányítási rendszerek előnyei nem merülnek ki a nyilvántartásban: segítségükkel tervezhetővé válik a cég élete, átláthatóbbá válnak a folyamatok, alapvető információkat biztosítanak a stratégiai döntésekhez, és nem utolsósorban minden munkaterületen jelentős erőforrásokat takarítanak meg.
Ad hoc vezetői döntések
„Egy vállalatirányítási rendszer (VIR) bevezetése sokszor a tulajdonos egyéni – gyakran szubjektív – döntésén múlik, vagy a vállalat fejlődése kényszeríti ki, ha a folyamatok hagyományos módszerekkel (kézi nyilvántartás, Excel, szigetrendszerek) már nem átláthatók” – mondja Wernitzer Éva, a Nagy Machinátor és az sERPa integrált vállalatirányítási rendszereket fejlesztő ProgEn Kft. marketingmenedzsere. Hasonlóan nyilatkozik Balázs Csaba, az SAP Hungary Kft. presales menedzsere is, aki szerint a szoftver kiválasztása és bevezetése sok esetben az üzletvezető informális csatornákon keresztül érkező információin alapul. Ugyanakkor az is motivációs tényező, hogy a külvilág és a partnerek szemében sokszor egy emelt szintű szolgáltatás vagy magasabb presztízs szimbóluma egy vállalatirányítási rendszer bevezetése.
A tanácsadók szerint tulajdonképpen bármelyik szervezet profitálhat egy VIR-rendszer előnyeiből. „A Magyar Madártani Egyesület is SAP Business One-t használ” – mondja büszkén Balázs Csaba, jelezve, hogy nem feltétlenül a szervezet mérete vagy tevékenysége a meghatározó abban, kinek érdemes áttérnie komplett vállalatirányítási rendszerre. Az egyesület például tagjainak nyilvántartására és e-mailes elérésre használja az SAP-t. Maracskó Sándor, a pilóták által használt tananyagok, navigációs térképek forgalmazásával foglalkozó MM-Systems Kft. ügyvezetője 2008 decemberében döntött úgy, hogy az addig használt készletkezelési és számlázási szoftvereit lecseréli egy komplett vállalatirányítási rendszerre. „Cégünk családi vállalkozásként működik, gyakorlatilag területenként 1-3 főt foglalkoztatunk” – mutat rá az ügyvezető arra, hogy egy ilyen rendszer bevezetésénél nem a cégméret a döntő kérdés.
Hogyan álljunk neki?
Magyarországon jelenleg több mint negyven hazai fejlesztésű, illetve külföldi vállalatirányító rendszer érhető el. Előbbiek előnye, hogy kimondottan a magyar piac számára dolgozták ki őket, ez főleg a pénzügyi/számviteli területen jelenthet többletet, ugyanakkor a nemzetközi cégek termékei mögött olyan know-how és tapasztalat áll, amelyek lényegesen segíthetik akár a vállalati folyamatok átalakítását is, vagyis a VIR-rendszer segít egyszerűbbé, átláthatóbbá tenni a cég működését. A vállalatirányítási szoftverek magyar piacát a kkv-k területén is két nagy nemzetközi cég, a Microsoft és az SAP uralja. Előbbi a Dynamics NAV, míg utóbbi a Business One szoftvereit kínálja a kis- és középvállalkozásoknak, mellettük az Oracle és a Sun is kínál VIR-megoldásokat. A hazai gyártók közül a ProgEn Kft. által fejlesztett Nagy Machinátor, a Volán Elektronika Zrt. által fejlesztett LIBRA, illetve a Revolution Software Kft. termékei a legismertebbek.
A piaci tendencia mindazonáltal azt mutatja, hogy sok hazai fejlesztőcég felveszi portfóliójába a nemzetközi szoftveróriások vállalatirányítási rendszereit, s párhuzamosan forgalmazza azokat, így például a ProgEn Kft. saját termékei mellett az SAP Business One-t is kínálja. Ne csodálkozzunk tehát, ha a nemzetközi cégek termékeit olyan vállalat vezeti be, amely maga is rendelkezik VIR-megoldással. „Még a konkrét termék kiválasztása előtt célszerű megtekinteni a szoftvert egy bemutató előadáson, az erre fordított idő később megtérül, hiszen így nagyobb az esélye, hogy a megfelelő megoldást választjuk ki” – mondja Strén András, a Microsoft Business Solution partnermenedzsere.
A megfelelő szoftver kiválasztása mellett legalább ilyen fontos az, hogy melyik cég vezeti be a rendszert. „Elsősorban nem a rendszerek tudásában látjuk a különbséget, hanem a VIR mögött álló csapat minőségében, rugalmasságában és a kapcsolódó szolgáltatásokban” – mondja Wernitzer Éva. „Sokan azt gondolják, hogy egy vállalatirányítási rendszert a dobozos irodai termékekhez hasonlóan elég megvenni, nincs szükség bevezetésre, oktatásra” – mondja Moldvay János, az immár két tucat Business One-bevezetést magáénak tudó, debreceni IFSZ Kft. projektigazgatója. Mindez abból származik, hogy az IT-költések mellett a magyar kkv-vezetők projektmenedzseri tapasztalata is hagy némi kívánnivalót maga után.
A bevezető partner oldaláról létfontosságú, hogy az értékesítés előtt a bevezető cég pontosan felmérje az ügyfél tevékenységét, ismerje meg a folyamatokat, így tud csak testreszabott megoldási ajánlatot tenni. Az IFSZ Kft. ezért például telefonos és személyes interjúk útján a lehető legtöbb információt próbálja kisajtolni a leendő megbízóból. Fontos, hogy szinte az összes fejlesztő terméke elérhető 30 napos demóverzióban, így döntés előtt „éles” helyzetben is kipróbálhatjuk az egyes szoftvereket.
„A demóbemutatók esetében néhány törzsadatot viszünk fel, s annak segítségével nézzük végig az ügyféllel közösen a folyamatokat” – utal Moldvay egyúttal arra, hogy sokszor ilyenkor tudatosodik a cégvezetőkben a folyamatok megléte, szabályozottsága – vagy éppen szabályozatlansága.
Alulról korlátos
Egy vállalatirányítási rendszer bevezetési követelményének valamennyi megkérdezett a minimálisan 2-300 milliós árbevételt, illetve a legalább 5-6 felhasználót tartotta. Egyedül az SAP szállította le e belépési korlátot: „Ma már úgy gondoljuk, hogy 70 milliós árbevétel és 1-3 felhasználó esetében is érdemes bevezetni egy VIR-t” – mondja Balázs Csaba. Ezzel az SAP további 7000 céget vont be célpiacába, mivel becslések szerint ennyi kkv árbevétele esik 700 és 300 millió forint közé.
A közhiedelemmel ellentétben a cégek által használt szoftverek megtérülési ideje igenis kimutatható. Ha például egy spamszűrőt vásárolunk, és ezzel 10 munkatársunknak naponta ötpercnyi levélválogatási időt takarítunk meg, az havonta húszórányi munkaidőtöbbletet jelent, ami még kétezer forintos órabérrel számolva is negyvenezer forint megtakarítást eredményez. Nincs ez másként a vállalatirányítási rendszerek esetében sem. A bevezetőben említett cégnek több tízmillió forintjába került a megfelelő szoftver alkalmazásának hiánya, de a hétköznapi működés során is többfajta előny keletkezik. „Ha javul a cég ellenőrizhetősége, átláthatósága, ügyfélmegtartó képessége, az kézzelfogható anyagi előnyt jelent a felhasználónak” – mondja Balázs Csaba. Ehhez társulhat még a kintlévőségek kezelése, a raktárkészlet optimalizálása, amelyek szintén milliós nagyságrendet tesznek ki. „A megtérülési idő természetesen ügyfelenként változik: átlagosan 8 hónap alatt hozza vissza egy VIR-rendszer az árát, de találkoztunk már egy hónapos megtérüléssel is. Két évnél hosszabb ROI-t (Return on Investment – megtérülés) még nem tapasztaltunk” – mondja Wernitzer Éva. A Microsoft szerint a megtérülés nagyban függ attól is, hogy a bevezetés teljes egészében saját erőből történik, vagy részben pályázati pénz is társul a forrásokhoz, ez ugyanis akár felére is csökkentheti a cég szakemberei szerint átlagosnak mondható, 18–36 hónapos ROI-t.
Számokban
A vállalatirányítási rendszer bevezetésekor az alábbi költségekkel érdemes számolni: amennyiben a meglévő infra-struktúra nem alkalmas a rendszer bevezetésére, úgy egy-egy felhasználó oldali számítógép nagyságrendileg 100 000 forintba kerül, a szükséges szerver költsége pedig 300 000–1 000 000 forint között mozog. A bevezetés tanácsadási díja ennél szélesebb körben mozog: 100 ezer forinttól akár 10 millióig is terjedhet a számla végén szereplő összeg. „A ProgEnnél az egyszeri magasabb licencdíj például kiváltható alacsonyabb havi bérleti díjas konstrukcióval. Az SAP például SAP Business One Compact néven egynapos bevezetést is kínál 1 millió forint alatt. Ebben az esetben a felhasználó egy előre beállított rendszert kap, amit a kezelési útmutatóban meghatározott módon tud használni. Nagyobb cégek esetében általánosan igényelt a saját folyamatokhoz, igényekhez való illesztés, ez az SAP Business One esetében átlagosan 10–15 nap. A Microsoft 2-3 millió forinttól kínál bevezetést, ám hangsúlyozzák, hogy mindez nagyban függ a meglévő hardver-infrastruktúrától is. „Nem szívesen alkalmazunk például egy merevlemezzel rendelkező szervert, a hardvereknek is szükséges teljesíteniük minimális biztonsági követelményeket” – mondja Strén András. Fontos azt is megnézni, hogy az ajánlat milyen licencre szól: az SAP például a megnevezett felhasználók alapján számolja a licencek számát, vagyis annyi licencet kell vásárolni, ahányan használják a szoftvert. A Microsoft ezzel szemben arra ad ajánlatot, hogy egy időben maximum hányan használhatják a rendszert – ez például a több műszakban dolgozó vállalatoknak lehet előnyös, hiszen a délelőtti és a délutáni raktárosnak elég egy licenc. A teljes bevezetés költségének 30–50 százalékát teszi ki a szoftver licencdíja, míg 50 százalék a tanácsadásra megy el. Ehhez párosulhat a cég IT-infrastruktúrájának állapotától függő hardverköltség. A vállalatirányítási rendszer beszerzésére időről időre pályázati források is megnyílnak, ehhez mindegyik cég kínál pályázati tanácsadást, illetve partnereken keresztül pályázatírást és lebonyolítást is.
Ingyenes alternatívák?
Természetesen sok vezetőben felmerül a kérdés, hogy az irodai programokhoz hasonlóan létezik-e ingyenesen hozzáférhető vállalatirányítási rendszer. A ProgEn Kft. szerint az ingyenes rendszerek nem minősülnek VIR-nek, csak egy-egy részfeladat ellátására készültek. További hiá-nyosságuk, hogy nem áll mögöttük a bevezetést támogató, illetve a későbbiekben is rendelkezésre álló csapat, amely a felmerülő problémákat orvosolja. Hasonlóan látja ezt az SAP is: az ingyenes rendszerek mellett nem állnak konkrét fejlesztők, akikhez az ügyfél fordulhat egy-egy problémájával. A Microsoft szerint pedig az sem mindegy, hogy kire bízzuk cégünk adatait – egyúttal legális és jogszerű működését. „Senki sem garantálja, hogy egy január 1-jén életbe lépő számviteli vagy áfatörvény módosítását azonnal átvezetik a nyílt forráskódú szoftverekbe, ami tetemes kárt okozhat a felhasználónak” – mondja Strén András.
A magyar VIR-piac
Magyarországon mintegy 25 000 olyan cég van, amely 70 millió és 2 milliárd forint közötti árbevétellel rendelkezik;
közülük évente 10%, vagyis 2500 cég cserél vagy vezet be vállalatirányítási rendszert;
ezen a hozzávetőlegesen 2500 cégen osztoznak évente a kkv-k számára VIR-t szállító szoftverfejlesztő cégek;
a magyar kkv-k között bevezetett VIR-rendszereknek átlagosan cégenként 8–10 felhasználója van;
egy átlagos (100–500 millió forint árbevételű) kkv vállalatirányítási rendszerének bevezetése 1–10 millió forintba kerül, és 1–3 hónapig tart.
