EU-pályázatok

A napokban kétnapos konferenciát rendezett a Perfekt Zrt. „Segítség, nyertem!” címmel. „ A rendezvényen a nyertes pályázóknak kívántunk hasznos információkat adni azzal, hogy felhívtuk a figyelmet arra, hogy a projekt precíz végigvitele milyen felelősségteljes feladat” – mondja dr. Mészáros Tamásné, a Perfekt Szakmai Továbbképző és Fejlesztési Központ igazgatója. Az előadók hangsúlyozták a pályázatban megfogalmazott céloknak megfelelő teljesítést, a pénzösszegek szabályos felhasználását, vagyis hogy a vállalásokat teljesíteni kell a pályázatban megjelölt feltételek mellett, módosítás csak jóváhagyással, rendkívül indokolt esetben lehetséges. „A rendezvény hozzájárulhat ahhoz, hogy egy projekt se kerüljön felfüggesztésre, és egy esetben se kelljen a támogatást visszafizetni” – reménykedik az igazgató asszony.

Árnyalható kép

Mint azt Gáspár Bence, a Magyar Gazdaságfejlesztési Központ (MAG) Zrt. kommunikációs főosztályvezetője elmondta, a nagyobb összegű támogatást igénylő pályázók felkészültebbek, mint a kis összegre pályázók. A képet tovább árnyalja, hogy a pályázó igénybe vesz-e pályázati tanácsadót, pályázatírót vagy sem. Természetesen ez sem garancia a teljes körű felkészültségre. „Hiszen van pályázatíró, aki szolgáltatásaival végigkíséri a projekt életútját, és segítséget nyújt a kedvezményezettnek a szerződéses feladatok elkészítésében, és van, aki csak a pályázat megírására szorítkozik” – fűzi hozzá. A szerződést követő problémák nem elsősorban a műszaki-gazdasági vállalások teljesítésében jelentkeznek, hanem az adminisztratív szerződéses kötelezettségek teljesítésénél. Ilyen többek között az adatváltozási bejelentések elmulasztása, késve kezdeményezett szerződésmódosítás a projekt műszaki-gazdasági összetételében, illetve befejezési határidejében.

Esőssy Zsombor, a Magyar Pályázatkészítő Iroda Zrt. vezérigazgatója szerint ma már egyre többen kérnek fel pályázatkészítő céget, hogy állítsa össze pályázati dokumentációjukat. Cége és a hozzá hasonló irodák szolgáltatásai a projekt megvalósításának teljes időtartamára kiterjednek, segítséget nyújtanak a támogatási folyamatok minden szakaszában. „Az európai uniós támogatások feltételrendszere és követelményei sok esetben idegenek lehetnek a szokásos vállalati üzletmenethez képest, de az egyszerűbb fejlesztések esetében némi odafigyeléssel és egy kis utánajárással a vállalkozások maguk is el tudják látni a támogatással járó többletfeladatokat” – vélekedik dr. Kabai Anikó, a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (NFÜ) Gazdaságfejlesztési Operatív Programok (GOP) Irányító Hatóságának szakmai tanácsadója.

Normatív eljárásrend

A vállalkozó beadja a pályázatát, és várja a döntést. A gyorsított, úgynevezett „automatikus” eljárásrendű pályázatok esetében akár 3 héten belül is megszülethet a döntés, a többi esetben az átlagos átfutási idő viszont jelenleg 86 nap. „Ezzel az intézményrendszer az egyes eljárásrendekhez meghatározott jogszabályi határidőkön belül marad, de szüntelen törekszünk a folyamatok gyorsítására” – állítja dr. Kabai Anikó. Aki már korábban is pályázott, az tudja, hogy a GOP-t megelőző, 2004-től 2006-ig tartó Gazdasági Versenyképesség Operatív Program (GVOP) idején a döntéshozatal a jelenleginél átlagosan 52 nappal hosszabb volt.

Az „automatikus” eljárásrendű pályázatok esetében a projektet kizárólag a támogatásról szóló döntést követően lehet megkezdeni, de sok vállalkozás más pályázatoknál is megvárja a döntést, mert támogatás nélkül nem vágna bele a fejlesztésbe.
„A támogatólevél legfontosabb üzenete, hogy hozzá lehet kezdeni a projekt megvalósításához” – mondja dr. Kabai Anikó. Adminisztrációs szempontból nézve a támogatás elnyerése után a következő mérföldkő a támogatási szerződés megkötése. A szerződéskötési dokumentációt a közreműködő szervezet – kkv-k esetében általában a MAG Zrt. – küldi meg a támogatási döntésről történő értesítést követő 30 napon belül. A köztes időszakot is érdemes kihasználni, felkészüléssel tölteni.
A támogatólevél nem csak megítélt támogatásról tartalmaz információkat, hanem támpontokat ad a szerződéskötéshez is. Egyes esetekben a pályázati támogató döntéshez – a pályázati útmutató előírásaihoz igazodva – egyéni szerződéskötési feltételeket is meghatároznak, például, hogy a fejlesztés helyét telephelyként be kell jegyeztetni. Emellett minden értesítőlevélben megjelenik a 25 százalékos saját forrás meglétéről szóló igazolás szükségessége. Sok vállalkozás hitel vagy lízing keretében oldja meg a finanszírozást. Ezekben az esetekben a szerződéskötéshez be kell csatolni a hitel-, illetve lízingszerződés eredeti vagy közjegyző által hitelesített másolati példányát. Amennyiben a szükséges igazolást már a pályázat benyújtásakor becsatolják, szerződéskötéskor nem kell ismét benyújtani. Ha a szükséges 25 százaléknál kevesebb önerő került a pályázat beadásakor igazolásra, akkor elég a különbözetet igazolni. „Ezek jellemzően olyan adminisztratív előírások, amelyekkel nem érdemes megvárni a szerződéskötési dokumentáció megérkezését, hiszen számolni kell az ügyintézési határidőkkel is” – hangsúlyozza dr. Kabai Anikó.

A pályázati útmutató F9 pontja tartalmazza a pályázó által csatolandó mellékletek listáját, de ugyanez a pont nyújt segítséget ahhoz is, hogy a támogatási szerződésben milyen eredeti dokumentumokat kell majd benyújtani. A követelményeket részletesen fogalmazza meg a szerződéskötési dokumentációval érkező levél, amelyet azonban előre le lehet tölteni a www.magzrt.hu oldalról.

A készülődés során oda kell azonban figyelni arra, hogy vannak olyan dokumentumok is, amelyek nem lehetnek 30 napnál régebbiek. Ilyenek a pályázó jogi státusát, működését igazoló okiratok és a saját forrás meglétét igazoló dokumentumok. Ezekkel érdemes megvárni a szerződéskötési dokumentáció megérkezését.

Sokat tudó CD

A szerződéskötési dokumentációt tartalmazó levelet a MAG Zrt. a támogatásról szóló értesítést követően 30 napon belül tértivevényes levél formájában küldi meg a nyertes vállalkozásnak. A tájékoztató levél mellett egy CD is található. Ezen vannak a szerződéskötéshez szükséges dokumentumok. A levél megérkezésére érdemes fokozottan odafigyelni, hiszen az átvételtől számítva 30 nap áll a vállalkozás rendelkezésére, hogy a kitöltött és cégszerűen aláírt támogatási szerződést a mellékletekkel együtt visszaküldje, ugyanis ha nem küldik időben vissza, és a vállalkozás nem menti ki magát, a támogatást visszavonják.

A lemezen található a támogatási szerződéshez kapcsolódó „Általános szerződési feltételek”-ről szóló dokumentum. A másik kulcsdokumentum a támogatási szerződés, amely a kiküldés előtt feltöltésre kerül a nyertes pályázat adataival. Mivel az elektronikus verzió írásvédett, így ki kell nyomtatni, és a még szükséges részeket kézzel kell kitölteni. Ehhez segítséget nyújt a tájékoztatólevélben található kitöltési útmutató.

Amennyiben a projekt megvalósításához közbeszerzési kötelezettség is kapcsolódik, elengedhetetlenül fontos a CD-n mellékelt közbeszerzési tájékoztató megismerése és az abban foglaltak betartása. A közbeszerzés-köteles fejlesztések esetében a közbeszerzés elmulasztása ugyanis a támogatás visszavonását eredményezi.

A pályázó belefog a kivitelezésbe, a beruházásba. A megvalósításhoz többnyire banki kölcsönhöz folyamodik, mert elnyert pénzét utófinanszírozás keretében kapja meg. A szerződéskötéssel egy időben egyes pályázati programok esetében írásbeli nyilatkozattétellel van lehetőség a projekt megvalósításához előleg igénylésére. Előleg kizárólag biztosítéki fedezet mellett igényelhető. Biztosítékot egyébként 10 millió forintos támogatási összeg felett kell a támogatás teljes összegére nyújtani. A biztosítéknyújtási kötelezettség alól abban az esetben mentesülhet a cég, ha vállalja, hogy a támogatást a fejlesztés megvalósítását követően egy összegben fogja lehívni. A fenntartási időszakra azonban ebben az esetben is kell majd biztosítékot felajánlania, ha a támogatási összeg meghaladja az 50 millió forintot.

Tipikus változások

A fejlesztések, beruházások megvalósítása akár két-három évig is eltarthat. Ennyi idő alatt mind a vállalkozás adataiban, mind a projektben történhet változás. A szerződés csak abban az esetben módosítható, ha a projekt az új feltételekkel eredetileg is támogatható lett volna. Általános követelmény, hogy minden olyan változást, amely a támogatott projektet érinti, haladéktalanul be kell jelenteni. A szerződéskötéshez küldött CD-n, illetve a MAG Zrt. honlapján is megtalálhatók a tipikus változásokhoz előkészített, módosítási kérelmek bejelentéséhez használandó formanyomtatványok. Legtöbbször a beszerzendő eszköz típusa változik, míg a műszaki tartalom és a cél nem, lehetnek továbbá a vállalkozás adataiban bekövetkezett változások, illetve bankszámla-módosulások. „Azonban az élet sokkal változatosabb, ezért amikor az előre gyártott kérelmek nem alkalmazhatók, egyéni, nem formalizált módosítási kérelmet kell benyújtani” – tájékoztat Gaszler Annamária, a GOP Irányító Hatóságának szakmai tanácsadója. Az egyedi esetek néha az egész projekt felülvizsgálatát is eredményezhetik, tehát elbírálásuk is hosszabb időt vesz igénybe.

Azon túl, hogy a projektet érintő változásokra fokozottan oda kell figyelni, a megvalósítás időszakában jelentéstételi kötelezettsége is van a támogatott vállalkozásnak. A szerződés megkötésétől kezdve hathavonta legalább egy alkalommal kell projekt-előrehaladási jelentést benyújtani, abban az esetben is, ha a vállalkozó nem nyújt be kifizetési kérelmet.

A kisösszegű, 10 millió forint alatti támogatásoknál, illetve ha a projekt megvalósításának időtartama nem éri el az egy évet, elég a fejlesztés megvalósítását követően egyetlen, záróprojekt-előrehaladási jelentést beadni.

„Hiányzó előrehaladási jelentés esetén a közreműködő szervezet felfüggeszti a kifizetéseket, és a jelentéstételi kötelezettség elmulasztása a támogatási szerződés felbontását is maga után vonhatja” – hangsúlyozza Gaszler Annamária. Épp ezért fontos tudni, hogy a beadás határideje a jelentési időszak utolsó naptári napjától számított tizedik munkanap. A fejlesztés fizikai befejezését követően kell elkészíteni a záróprojekt-előrehaladási jelentést, amelyben be kell számolni a projekt teljes megvalósítási időszaka során elvégzett tevékenységekről, a célok és vállalások teljesüléséről is.

Ellenőrzések, kifizetések

A pályázat benyújtásától a fenntartási időszak végéig bármikor sor kerülhet a támogatott projekt helyszíni ellenőrzésére. Különleges esete a helyszíni ellenőrzéseknek, amikor egy – például a www.antilop.hu oldalon rögzített – közérdekű bejelentés nyomán indul vizsgálat, ilyen esetben különös figyelmet fordítanak a jelzett szabálytalanság felderítésére. Az ellenőrzés a pályázat, illetve a projekt életútjától függően lehet előzetes, közbenső, illetve utólagos. „Az első megelőzi a szerződéskötést, a következő a támogatási összeg kifizetéséhez kapcsolódik, míg az utolsó a projekt megvalósítását követi, a pénzügyi lezáráshoz kapcsolódik” – magyarázza Gáspár Bence.

A helyszíni ellenőrzés, illetve ennek gyakorisága elsősorban a megítélt támogatási összegtől függ. Nagy támogatási összeg, vagyis 250 millió forintnál magasabb összeg igénylése, illetve elnyerése esetén, a projekt megvalósítási időszakában a kifizető szervezet (KSZ) minden évben legalább egyszer helyszíni ellenőrzést tart a kedvezményezettnél. „Ha a támogatási összeg 50 és 250 millió forint közötti, a kedvezményezett bizton számíthat arra, hogy a projekt megvalósítási időszakában legalább egyszer a helyszínen ellenőrizzük” – figyelmeztet Gáspár Bence. 50 millió forintnál kisebb összegű támogatás igénylése, illetve megítélése esetén csak a projektek bizonyos százalékát ellenőrzi a közreműködő szervezet a helyszínen. A százalékos nagyságrendet projektfüggően, tapasztalati alapon határozzák meg.

Az európai uniós támogatások kifizetése gazdasági társaságok részére utófinanszírozási rendszerben működik, vagyis a vállalkozás benyújtja a fejlesztéshez/beszerzéshez kapcsolódó számlákat, amelyek után utólag megkapja a számlák értékének támogatásarányos részét. Például 30 százalékos megítélt támogatás esetén egy 1 millió forintos számlára 300 ezer forint kifizetés fog történni. „Ha például a gépek beszerzése vagy a beruházás nem a támogatási szerződésben rögzített egymillióba, hanem 1 200 000 forintba került, a 200 ezer forint különbözetet a vállalkozónak kell állnia. Ha viszont csak 900 ezer forintot fizetett, a 30 százalékos támogatási intenzitás miatt 270 ezer forinthoz jut. A különbség természetesen nem „tűnik el”, hanem más projekteket támogatnak belőle” – magyarázza Esőssy Zsombor.
„A kifizetés feltétele: megfelelően összeállított elszámolási dokumentáció, amely a teljes mértékben kifizetett számlákat, valamint a pénzügyi és gazdasági teljesítés tényét alátámasztó dokumentumokat tartalmazza” – sorolja Gáspár Bence.

A kommunikációsfőosztály-vezető leszögezi, hogy a MAG Zrt. ma már minden EU-s pályázathoz kötődő elszámolást 60 napon belül kiegyenlít, amennyiben abban nincs formai vagy tartalmi hiba. Ha van javítanivaló, akkor azt hiánypótlás keretében kérik teljesíteni. A hiánypótlás ideje nem számít bele a 60 napba. „Amennyiben az ügyfél gyorsan reagál, akkor nem hosszabbítja meg túlságosan” – fűzi hozzá Gáspár Bence. Hiánypótlás jócskán akad: aránya eléri a 80 százalékot, azaz csupán minden ötödik elszámolási csomag felel meg a formai és tartalmi elvárásoknak.

A fejlesztés megvalósulása és a támogatási összeg kifizetése után úgynevezett fenntartási időszak kezdődik, amely a kkv-k esetében legalább három évig, más esetekben öt évig tart.
Ebben a szakaszban évente projektfenntartási jelentésben (PFJ) kell beszámolni, majd ezt az időszakot a záróprojekt-fenntartási jelentés követi, amelyben igazolni kell a szerződéses kötelezettségek teljes körű teljesítését a fenntartási időszak egészére vonatkozóan. Amikor ezt a jelentést is jóváhagyta, a KSZ írásban ad értesítést arról, hogy a projekt fenntartási időszaka lezárult.

„A fenntartási időszak a legtöbb esetben hosszabb, mint a megvalósítás időszaka, és a kötelezettségek megszegése még ebben az időszakban is eredményezheti kifizetett támogatás kamatokkal terhelt összegének visszakövetelését” – figyelmeztet Gaszler Annamária.