A rendszerváltás idején alakult kisebb magáncégek még nemigen adtak arra, hogy az irodaberendezés tükrözze a cég arculatát, és valamelyest a trenddel is lépést tartson – mondja Schopp Anikó lakberendező. „Szerencsére azok a vállalkozások, amelyek még ma is működnek, már többször is lecserélték az akkori, szocialista hivatalokat idéző berendezést.”
Mára a vállalkozók túlnyomó többsége belátta, hogy az iroda a cég „névjegye”. A belépő ügyfél egy szempillantás alatt rengeteget megtud a vállalkozás profiljáról, a tulajdonosok, vezetők által képviselt értékekről, sőt a cég anyagi helyzetéről is. Nyilvánvaló, hogy miért ragaszkodik például egy nagypolgári környezetben működő ügyvédi iroda a klasszikus bútorzathoz, és miért választja egy dinamikus, fiatal vezetők keze alatt működő reklámcég a legmodernebb dizájnbútorokat.
Schopp Anikó úgy véli, hogy a berendezés ezenkívül a vállalkozás humánpolitikájának minőségéről is árulkodik: annak a cégnek, amelyik megbecsüli alkalmazottjait, korántsem mindegy, milyen környezetben töltik el a munkatársak a napi nyolc vagy több órát. Az okos cégvezető felismeri, hogy a kellemes környezetben dolgozók pihentebbek, nyugodtabbak azoknál, akik kényelmetlen széken, rendetlen, ízléstelen irodában töltik munkaidejüket, így jobban, hatékonyabban képesek elvégezni a feladatukat.
Nagyon fontos, hogy a napi pihenőidőt is kulturált körülmények között élvezhessék a munkatársak, így gondoskodni kell egy olyan, kényelmesen berendezett helyiségről, ahol elfogyaszthatják kávéjukat vagy a kiszállított ebédet, ahol szusszanhatnak egy kicsit munka közben, sőt a dohányosok számára kényelmesen berendezett dohányzóhelyiséget is illik fenntartani. Néhány növény vagy egy akvárium is jó szolgálatot tehet, mivel megnyugtatja a szemet és a napi stressztől pattanásig feszült idegeket.
Arculat szerint
Tehát, ha cégünk új telephelyre költözik, vagy elérkezett az idő az irodaberendezés cseréjére és az iroda felújítására, érdemes komolyabban átgondolni, mit is szeretnénk. Az irodabútorokat forgalmazó cégek teljes körű szolgáltatást kínálnak, így ha náluk vásároljuk meg az iroda berendezését, az ott dolgozó lakberendezők meg is tervezik a bútorzat optimális elrendezését. „Lakberendezőt, belsőépítészt általában azok kérnek fel, akik egyedibb megoldásra, például egyedileg készülő bútorokra vágynak, vagy azt szeretnék, hogy a berendezés is a cég arculatát tükrözze” – mondja Szentesi Nóra lakberendező.
A multinacionális cégeknél általában minden részletet szabályozó arculati kézikönyv írja elő még az iroda kialakítását is, a kisebb vállalkozások jó részének viszont nincs erre vonatkozó, kikristályosodott politikája. Pedig ha átgondoltan terveztetünk, a berendezés részleteiben sok helyütt megjelenhet a cég logója, annak színárnyalata, az irodabútorok felülete (például az íróasztalok lapja), az apró kiegészítők serege, de akár még a burkolat mintája is a vállalat arculatára formálható.
Részletekben a lényeg
Hogy egészséges legyen
Ahhoz, hogy az íróasztal mellett végzett munka hosszú távon se okozzon egészségkárosodást, nagyon fontos betartani az ergonómia alapvető szabályait. A legfontosabb a jó minőségű, 6–8 ponton állítható irodaszék kiválasztása – ezen nem szabad spórolni, hiszen kényelmes vagy kényelmetlen volta komoly befolyással van a kollégák hangulatára, és ezen keresztül az irodában folyó munka hatékonyságára. Fontos, hogy a szék ülésmagassága, valamint a deréktámasz magassága állítható legyen (és valóban a derekat, ne a hátat támassza meg), a háttámla kövesse a felsőtest vonalát, és a széknek kartámasza is legyen. Ülés közben mindkét lábunk érjen a talajra, épp ezért jó, ha az asztal magassága is állítható, ha ez nem oldható meg, lábtámaszt kell használni.
Fontos, hogy a monitoron ne legyenek zavaró tükröződések, és felső széle szemmagasságban, vagy annál picivel lejjebb helyezkedjen el, a szemtől legalább 80 cm távolságra. Miközben számítógéppel dolgozunk, a csuklónk legyen alátámasztva, és az alkar a felkarral derékszöget zárjon be.
Lényeges az is, hogy elég világos legyen az irodában, ha lehet, minél több természetes fény jusson be. Kellemes legyen a hőmérséklet, a páratartalom, legyen tiszta a levegő, és ne legyen túlzottan nagy a zaj, a jövés-menés, ami elterelheti a figyelmünket a munkáról.
Fogadnak-e ügyfeleket, hol zajlanak a tárgyalások, s ilyenkor hány embert kell általában vendégül látni. Mik a cégvezetés elvárásai: a fiatalos, színes berendezést részesítik-e előnyben, vagy ragaszkodnak a klasszikus irodabútorokhoz. Mekkora a recepció, hogyan történik a levelek, küldemények átadása és átvétele. (Ez az a tér egyébként, ahol a leghangsúlyosabban kell megjelennie a cég arculatának, hiszen ezzel a területtel találkoznak legelőször az ügyfelek.)
A szakember nemcsak az asztalok, székek, irattartószekrények kiválasztásában, elkészíttetésében és elhelyezésében nyújt segítséget, hanem az iroda egész képét megtervezi: a színeket, a világítást, a számítógépek és egyéb irodai eszközök vezetékeinek elhelyezését. (Nagyon fontos például, hogy ezek ne legyenek útban, az asztalok alatt, a falak mentén ne húzódjon kábelek dzsungele, hanem a bútorok belsejében vagy a falak mentén elhelyezett vezetősínekben haladjanak.) Szentesi Nóra szerint érdemes felmérni azt is, merre haladnak az irodán belüli főbb közlekedési útvonalak, s ezeket szabadon hagyni: senki ne érezze úgy, hogy minden arra járó az ő asztalán „megy keresztül”.
A világítás megtervezése is lényeges: a munkaterületek megfelelő megvilágítása egyrészt a dolgozók egészségét védi, másrészt pedig egy nagy irodán belül is kijelölhet kisebb tereket, elválaszthatja egymástól az egyes munkaterületeket. Az is fontos, hogy mindenki számára elérhető közelségben legyenek az általa használt irodai berendezések, például a fénymásoló vagy a polcokon elhelyezett dokumentumok.
Kis és nagy terek
Az egyes munkaterületek és a személyes terek elválasztása különösen a nagy, egyterű irodákban lényeges. Az utóbbi években itthon is elterjedtek ezek a nagy, átlátható terek, amelyek különösen akkor előnyösek, ha a munkahelyi közösség valódi csapatként dolgozik együtt, ráadásul szükség van a folyamatos kommunikációra. Az ilyen irodák azt is megkönnyítik, hogy a főnök egyetlen pillantással átlássa: mindenki a munkájával foglalkozik-e az erre szánt időben.
Sokan azonban nem kedvelik az ilyen nagy, hangárhoz hasonló munkahelyeket. A negatívumok listáján előkelő helyen szerepel a telefoncsörgésből, a beszélgetésből, a billentyűzetek kattogásából, a fénymásoló berendezés zúgásából és még ezernyi más apró hangocskából összeadódó zaj, amely zavarja a koncentrációt, és a munkaidő végére teljesen kimeríti az itt dolgozókat, a személytelenség, valamint az éles neonvilágítás. Ilyenkor nagyon jól jön, ha egy szakértő segít valamivel személyesebbre formálni az egyes munkatársak rendelkezésére álló helyet, és kicsivel otthonosabbá tenni az iroda egészét.
Sok hazai vállalkozás a kisebb, két–négyszemélyes irodahelyiségeket részesíti előnyben. Ez főként azokra a cégekre jellemző, ahol a munkavégzés kisebb csoportokban történik. Az ilyen munkahelyek nagy előnye, hogy viszonylag könnyebb őket otthonossá, kellemessé tenni.
A földtől a mennyezetig polcokkal, irattartókkal zsúfolt irodák helyét mára átvették a szellősebb terek. Ezt az is segíti, hogy az egykor terjedelmes monitorok, számítógépek kisebbek lettek az utóbbi években, sok helyütt már laptopokon folyik a munka.
Hódít a minimál
Ami a trendeket illeti, a szakemberek tapasztalata szerint még mindig tartja magát a minimalista stílus. Bacsó Bori lakberendező szerint ezt már néha megbontja egy pici eklektika, egy-két játékosabb, lekerekített forma, egy-egy apró „rokokó trükk”. Azok a vállalkozások, amelyek megengedhetik maguknak, és amelyeknek profiljába is beleillik az ultramodern dizájn, szívesen vásárolnak ilyen kiegészítőket, míg sok cég a klasszikus minőséghez és tárgykultúrához ragaszkodik.
Bár akad néhány olyan vállalatvezető, aki kifejezetten a cégre jellemző színárnyalatokat szeretné viszontlátni az iroda berendezésében, a többség a semleges, szürkés-barnás színvilágra szavaz, mintha kicsit tartanának a vidámabb tónusoktól. Pedig a munkahely hangulata terén sok múlhat a színes irodaszereken, apró tárgyakon, a textilek, burkolatok, falfelületek árnyalatán.
Bacsó Bori szerint nagyon fontos azonban, hogy mindezek a legapróbb részletekig össze legyenek hangolva: a túl sok vagy egymással nem harmonizáló árnyalat ugyanis egy idő után idegessé, nyűgössé teheti azokat, akik sokat tartózkodnak az adott helyiségben, anélkül, hogy tudnák, mi rontotta el a kedvüket. Nem kell tehát félni a színektől, de nem árt a szakértői segítség.
Schopp Anikó szerint érdemes volna néhány év múlva visszatérni az egykor berendezett irodába, és megnézni, mi változott, és ha szükséges, átrendezni a munkaterületeket. Az ergonomikus berendezést ugyanis könnyű elrontani: elég hozzá, ha még egy íróasztal kerül az egykor optimális elosztású helyiségbe, vagy kicserélnek egy számítógépet, s már nem figyelnek annyira a vezetékek elhelyezésére.
