Siker vagy kudarc a vége?

Amerikai felmérések szerint az új szoftveres bevezetések hozzávetőlegesen 60 százaléka első nekirugaszkodásra zátonyra fut. Nemzetközi tapasztalatok szerint az informatikai projektberuházások során túl sok cég követi el ugyanazokat a hibákat. A kudarc legfőbb okai között szakértők a szükséges követelmények pontatlan definícióját, a projekt kimenetelének, valós céljának és értékének félrekezelését, vagy éppen a megfelelő és rendelkezésre álló szaktudás hiányát szokták legfőképpen kiemelni. Pontokba szedtük, milyen feltételeknek kell megfelelnie egy kkv-s környezetben végrehajtott nyílt forráskódú projekt bevezetésének, hogy sikerrel záruljon.

1. Pontosan határozza meg a projekt célját és időtartamát. Ez talán elsőre rendkívül könnyű kérdésnek tűnik, hiszen minden projekt így indul, a gyakorlatban azonban az elvárások és a pontos információk hiánya idővel minden gond forrásává válik. A leszállítandó informatikai megoldás minél részletesebb leírása és bemutatása segíthet a későbbi félreértések elkerülésében. A határidők tiszta és reális kitűzése elősegítheti a csúszások kivédését, ami a projekt extra járulékos költségei növekedésének kockázatát is csökkentheti.

2. Értékelje úgy a projekt kivitelezőjét, mintha egy potenciális beszállító partnerrel tenné mindezt. Amikor a fejlesztési célokat határozza meg, nyugodtan kérdezzen. Akárcsak az élet más területein, egy szoftveres megoldásszállító kiválasztása is szubjektív megítélés alá eshet. A szolgáltatók referenciáinak és partnereinek ellenőrzése, illetve a fejlesztő céggel kapcsolatban álló más ügyfelek véleményének kikérése segíthet a kapcsolat későbbi jellegének meghatározásában.

3. Ellenőrizze a projekttel kapcsolatos szakmai tudás és gyakorlat meglétét. Ideális esetben a kiválasztott szolgáltatónak különleges tapasztalata van az adott területen. Ez időnként előre nem látható nehézségekbe ütközhet, például egy teljes üzleti folyamat kiszervezése (BPO) során komplex egyedi technológiai problémák megoldására is alkalmasnak kell lennie. Például egy elektronikus üzletvitelt támogató rendszer kialakításához nem árt a meglévő vállalati környezet öszszekapcsolását is elvégezni, ehhez pedig iparági tapasztalat kell az adott komplex környezetekben. Ha például egy vállalatirányítási rendszert készül bevezetni, cége számára akkor kaphat legjobb eredményt, ha olyan tanácsadó-fejlesztőcéget keres, amelyik jól ismeri az adott terület fejlesztési irányvonalait, esetleg maga is benne van a nyílt forráskódú megoldások fejlesztésében.

4. Ne válasszon szolgáltatót kizárólag anyagi megfontolások alapján. Nemzetközi színtéren tevékenykedő gyakorlott vezetők, akik már több erőforrás-kihelyezési projektet is levezényeltek, és megvizsgáltak több száz rendszert, szinte mindig azt tanácsolják ügyfeleiknek, hagyják figyelmen kívül a nagyon drága és nagyon olcsó árajánlatokat. Nemzetközi szakértők egybehangzó véleménye szerint a legsikeresebb projektek esetén egymással egyensúlyban van az eredmény érték- és minőségaránya.

5. Kezdje kicsiben. Egy bevezetési projekt első fázisában a fejlesztő kiválasztását követően akár a teljesítmény tesztelésére is tökéletesen megfelelő lehet, ha egy nagyobb projekt helyett elsőre csak kisebb feladattal bízzuk meg a fejlesztő-szolgáltató céget. Ez egyfelől jobb áttekintést adhat a tevékenységéről, másfelől a feladat végzése során a munkavégzés stílusáról, partnerünk hozzáállásáról is meggyőződhetünk, mielőtt a vállalat kritikus fontosságú rendszereinek fejlesztéséhez hozzáférést adnánk.

6. Support tevékenység szavatolása. A sikeres szoftveres bevezetési projektek egyik sajátossága, hogy a bevezetést követően sem szűnik meg a kapcsolat a fejlesztő cég és az alkalmazó vállalat között. A technológiai projekteknél a garanciális feltételek szerződés szerinti biztosítása biztonságot jelenthet az alkalmazónak, a fejlesztővállalatnak pedig újabb bevételi forrásokat. Például egy ERP+CRM rendszer egyszeri bevezetését követően előbb-utóbb a rendszer további csiszolása is szükségessé válhat, a további fejlesztések, apró módosítások elvégzéséhez pedig a rendszert tervező és kivitelező, az alkalmazásokat akár forráskód szintig is ismerő fejlesztők valóságos kincset érhetnek a vállalat számára. A support tevékenység mindemellett a gyakorlatban azt is jelentheti, hogy a vállalat körül olyan fejlesztői környezetet sikerül kialakítani, amely azután az újonnan felmerülő technológiai jellegű problémák és szükségletek kreatív megoldását is lehetővé teszi anélkül, hogy ehhez teljes munkaidős fejlesztői részleget kellene működtetni. A vállalatok alaptevékenységre fókuszálása és az egyes részterületekhez kapcsolódóan szakértők alkalmazása növelheti a nagyobb szervezetekkel szembeni versenyképességet is a rugalmas függetlenség fenntartásával.