Jó esetben a költségvetésben erre korábban elkülönítettek egy megfelelőnek vélt összeget, de az évi végi megszorítások sok esetben módosítják a kikalkulált pénzeket, időbeosztást, beszállítókat, kreatív ötleteket. Alapvető probléma, hogy a cégeken belül legtöbbször nem tisztázott, kinek a dolga a projekt lebonyolítása, ki gondozza a karácsonyi listákat, ki szervezi és koordinálja a beszerzéseket, megrendeléseket, szállításokat. Sokszor több osztály vagy divízió egyidőben, más időzítés és kategória-rendszer alapján, egyeztetés nékül szervezi a cég számára egyébként meghatározó kommunikációs jelentőséggel bíró „virtuális névjegy” sorsát.
„Mivel sajnos karácsonyi ajándékozási főosztály nem létezik, ezért a siker vagy kudarc attól függ, hogy a kapkodás, a felelősök vagy a hozzáértés hiánya közül melyiket tudják a leginkább kezelni.”- mondja Pichovszky Domonkos, a Magyarországi Kommunikációs Ügynökségek Szövetsége (MAKSZ) BTL szekciójának elnöke.
A tervezésben a nulladik lépés annak eldöntése, mit és milyen célzattal fejezzen ki az ajándék: a partnerekkel való törődést, a cég jó hírének és imidzsének kommunikációját, a jövőbeli értékesítést, netalán a gazdasági döntéshozók befolyásolását. Tiszta esetben a partnerekről való gondoskodás a legfontosabb, de mivel nem szeretteink, hanem ügyfeleink megajándékozása a cél, a kizárólag őszinte odafigyelés nem nagyon fordul elő. „Ekkor büntetlenül lehet úgy ajándékozni, hogy azzal saját érdekeinket helyezzük előtérbe. Ezt a lehetőséget pedig a legtöbb vállalat ki is használja.”- teszi hozzá a PR igazgató.
A koncepció tisztázása után az első lépés az időbeosztás. Ahhoz, hogy a címzett telefonon vagy e-mailben meg tudja köszönni, hogy gondoltak rá, az utolsó üzleti hét elején ildomos megkapnia az ajándékát. Azzal is érdemes kalkulálni, hogy a postázási és iktatási folyamatot sok helyen központosították és biztonsági szűrőket építettek be, így az amúgy sem zökkenőmentes beérkezés után a tényleges célba érés további egy-két napot vehet igénybe. Sokezres tengerentúli, relatíve kedvező árú ázsiai beszállítás esetén elvileg már szeptemberben meg kellene rendelni a kívánt termékeket és novemberi érkezéssel indokolt tervezni a folyamatot. Ehhez képest minden elvesztegetett hét vagy extra légi szállítás súlyos milliókba kerülhet. „Ez pontosan olyan, mint például a szaloncukorgyártás, amely augusztus végén leáll. A legtöbben mégis decemberben kapnak a fejükhöz. Sokszor – a ’suszter cipője’ tipikus eseteként – még az ügynökségek sem járnak elől jó példával.” – jegyzi meg Pichovszky Domonkos.
A beszállító kiválasztása szubjektív bizalmi kategória. Az ár és az időzítés is fontos, de mivel a cég egyedi és maradandó névjegyét készíti, nem számít beszerzési projektnek. Bár a kisebb értékű üzleti apróságok esetében elképzelhető, hogy „a régi ismerős” kapja a megrendelést, nagy tételben és karácsonykor mégsem ez a jellemző. A cégek ekkor szinte mindig előzetes és többirányú tendereztetést tartanak, a beszállító kiválasztása pedig a cég profiljától, az ártól, a megrendelni kívánt termék mennyiségétől és minőségétől, valamint az ötlet időbeli kreatív „megvalósíthatóságától” függ. A mindentől független betonbiztos alapszabály: minél későbbi a rendelés, annál drágább. Ezen pedig még a beszállítók legnagyobb igyekezete és a megrendelő pénze sem változtat.
