A projekt megvalósulásával a projektmenedzsment foglalkozik, így a projektindító beszélgetés, az úgynevezett kick-off meeting is az ő hatáskörébe tartozik. A találkozót a projekt menedzsment feladataiért felelős partner, általában a koordinátor szervezi meg. A projektindító meeting nagyon fontos, a projekt további menetét erőteljesen befolyásolja, ezért gondos szervezésnek kell megelőznie. A sok partnert, több helyszínt magukban foglaló projektek esetében ez még nagyobb odafigyelést igényel. A találkozóról hivatalos formában, írásban kell értesíteni az érintetteket, mivel ez a projekt kezdete, első hivatalos rendezvénye.
Tipp: előfordul, hogy visszaküldjük az aláírt szerződést, és nem hallunk sokáig a bizottsági félről. De vigyázzunk, mert az aláírás dátuma számít a projekt kezdetének, nem az aláírt szerződés kézhezvétele. Ezért idejében meg kell kezdeni a kick-off meeting megszervezését.
A partnerek közötti hatékony kommunikáció minden esetben nagyon fontos a projekt sikeres megvalósulásához. Az eredményes kommunikáció elősegítésének eszközei lehetnek a projekttalálkozók – amelyek közül a kick-off meeting a legfontosabb, mert megalapozza a partnerek együttműködését.
Tipp: Az előkészítés során nagyobb figyelmet kell szentelni a konkrét feladatok megbeszélésének. Előfordulhat, hogy a partnerek a pályázat készítése során teljesen eltérően értelmezték, mi is lenne a dolguk.
A találkozó jellegét a projekt mérete, komplexitása határozza meg. A projektben részt vevő partnerek mindegyikének jelen kell lennie – nemcsak az egyes szervezetek, cégek egy-egy képviselőjének, hanem a projekt gyakorlati megvalósításában részt vevő szakembereknek is. A partnereken kívül is minden érintettet meg kell hívni, akinek hivatalosan értesülnie kell a projekt megkezdéséről.
Kiemelten fontos projektek esetében a média képviselői is jelen vannak a találkozón. Ez esetben általában két projektindító megbeszélésre is szükség van. Az egyiken csak a partnerek vannak jelen, és a projekt menedzselésének részleteit beszélik meg. A másik találkozón jelen van minden érintett, a találkozónak pedig inkább sajtótájékoztató jellege van.
Tipp: A meeting során minden egyes partner rövid bemutatkozására is sort kell keríteni – szakterület, tapasztalat, vállalt feladatkör kifejtése, még akkor is, ha a partnerek régóta ismerik egymást.
Maga a találkozó általában több órát vesz igénybe, de akár két napig is eltarthat. Az egyes partnerek prezentációkat állítanak össze, amelyek közt rövidebb, interaktív beszélgetések zajlanak. A találkozó végén érdemes időt szakítani egy kerekasztal-beszélgetésre, a még felmerülő kérdések tisztázására.
Egy kick-off meeting általános témái:
• A koordinátor bemutatja a projektet
• Partnerek bemutatkozása, feladataik a projektben
• Idő- és ütemterv véglegesítése, beszámolók
• Költségterv véglegesítése
• Találkozók időpontjának véglegesítése
• Konzorciális szerződés
A projektpartnerek jelenléte azért is szükséges, mert a kick-off meeting során írják alá a konzoricális szerződést, amely a partnerek közti belső megállapodást (feladatkörök, hatáskörök, felelősség megosztás) rögzíti. A szerződés magában kell, hogy foglalja a megvalósítás feltételeit:
– partnerek és státuszuk meghatározása (kedvezményezett, konzorciális partner stb.)
– a projekt munkaszakaszai és rövid leírásuk
– az egyes munkaszakaszokért felelős személy és felelős szervezet
– az egyes munkaszakaszokban közreműködő partnerek
– az uniós támogatás kifizetésének részletei
– a projekt során keletkezett dokumentumok, találmányok, a projekt eredményei kinek a tulajdonát képezik
– a szerződés esetleges módosításának feltételeit
– a projekt nem megfelelő megvalósulása miatt a támogatás visszafizetésének feltételei
A konzorciális szerződés mellékleteként szokás csatolni a működési szabályzatot, a költség- és ütemtervet. A működési szabályzat az egyes munkaszakaszokhoz tartozó feladatok részletes lebontását és határidejét tartalmazza. A szerződésben részletezik a partnerek által kötelezően létrehozandó Management Comittee és a szakmai kérdésekben kompetens Steering Comittee feladatait, valamint megnevezik az azokban részt vevő személyeket.
Váltás a NER-kommunikáció csúcsain: Balásy Gyula mellé beszállt a milliárdos igazgatónő
Az új társügyvezető a kiszervezett munkák révén közel ötmilliárd forinttal gazdagodott az elmúlt években.
