Üzleti tippek

Ha már nem megy magától…

admin
admin

2005. 05. 05. 00:00

A kisvállalat vezetőjének a szervezési feladatokat is magára kell vállalnia. A munkakörök tisztázása és a felelősök kijelölése nélkül csődbe is mehet az amúgy virágzó kisvállalkozás.

Magyarországon a kilencvenes évek elején jellemzően a szakterületükön kiemelkedően teljesítő emberek alapítottak saját vállalkozást. Az üzlet fejlődésével, saját vállalati tapasztalat híján azonban nehézségekbe ütköztek: 15–20 ember foglalkoztatásánál már gondolni kell a munkaszervezési feladatokra is, csakhogy sok szakembernek már a menedzsment szó hallatán is felállt a szőr a hátán.

A kilencvenes évek közepétől egyre több olyan vállalkozó indította el saját üzletét Magyarországon, akinek már voltak tapasztalatai arról, miként kell piaci alapokon működő vállalatot vezetni. Ők már könnyebben tudják megoldani a szervezet növekedésével járó feladatokat. Ha ugyanis egy vállalkozó nem lép időben, és kiélezett versenyhelyzetben kell teljesítenie, a vállalkozása a korábbi jó teljesítmények ellenére is csődbe mehet.

Káoszba fullad

Minél több embert foglalkoztat egy vállalkozás, és minél komplexebb feladatokat lát el, annál nagyobb szükség van a szervezési kérdések időben történő tisztázására. „Az alkalmazottak felelősségének rendezése nélkül elindul az egymásra mutogatás, a feladatokat nem végzik el rendesen, az ügyfelek egyre elégedetlenebbek lesznek, a cégvezető nem látja át saját vállalkozását, és szép lassan eluralkodik a káosz az egész cégen” – mondta el az Üzlet és Sikernek Bencze Miklós, a Concreo tanácsadó cég ügyvezetője, aki már sokszor segített kisvállalatoknak megoldani a szervezési feladatokat.

Tapasztalatai szerint sok vállalkozó gyakran nem is érti, miért támadnak hirtelen működésbeli problémák, hiszen 3–10 fős kisvállalata korábban éveken át nyereséget termelve fejlődött. Ha évente csak egy-két új alkalmazottal bővül a vállalkozás, a lassú növekedési ütem miatt sok cégtulajdonos észre sem veszi, hogy gyakorlatilag már egy teljesen más vállalkozást irányít, mint korábban.

„Természetesen a szervezési kérdések nem mindig égetőek – hangsúlyozta Bencze Miklós. – Előfordulhat, hogy egy vállalkozás szinte egyedül van a maga piacán, így ha rosszul vezetik is, nyereségeset tud produkálni.” Ha azonban a versenytársak erősek, és a vállalkozásnál gyenge a számonkérés, a vezetés nem elég erős, akár tönkre is mehet a korábban tökéletesen működő cég. Jó példák persze mindig akadnak. A Pesti Est alapítói például profi menedzsereket alkalmaztak, amikor a szervezet elérte az ötvenes létszámot, ők maguk pedig visszaléptek az operatív irányítástól és csak a tulajdonosi feladatokra koncentráltak.

Mire kell figyelni?

Az ügyfél elégedettségéért


Egy fogtechnikai üzemet vezető szakember maga kért fel külső tanácsadót, hogy segítsen a munkarend kialakításában. A 16 alkalmazottat foglalkoztató vállalkozásban négy különböző laborban folyt a munka, az egyes fázisok egymásra épültek, vagyis a dolgozók egymásra voltak utalva. A fogtechnikus tulajdonos a vállalkozása növekedésével felismerte, hogy saját szakértelme már nem elég az ügyfelek minél magasabb színvonalú kiszolgálásához. A minőségi munka megőrzésének érdekében kinevezett egy műhelyvezetőt, akinek az operatív irányítás lett a feladata, így a mindennapi munkafolyamatok olajozottan zajlottak. A cégtulajdonos pedig onnantól kezdve a kiemelt ügyfelekre, illetve újak megszerzésére koncentrálhatott.

Hogy egy vállalkozónak mikor kell először a szervezeti jellegű menedzsmentre gondolnia, az függ attól, hogy cége milyen iparágban tevékenykedik, mennyire komplex a tevékenysége, milyen piaci és versenyhelyzetben kell helyt állnia, hogy növekedik, stagnál vagy esetleg szűkül a vállalkozása, és végül: hogy milyen informatikai ellátottságú a cége. Ha az adott kisvállalatnál a belső folyamatok aránylag egyszerűek, vagyis húsz ember ugyanazt a tevékenységet végzi, akkor viszonylag nagyobb létszámig is elkerülhetőek a szervezési gondok.

„Általában azonban 15–20 fő szokott lenni az a határ, amikor egy alapító tulajdonosnak a fenti szempontokat figyelembe véve tisztáznia kell a vállalati folyamatokat, munkaköröket és a felelősöket – emelte ki a szakember. – Sőt később sem szabad elfeledkezni a “nagy tisztázásokról”: minden 30 százalékos növekedésnél, egy új tevékenység megkezdésénél vagy a piaci körülmények drasztikus változásánál a vezetőnek újra le kell ülnie, és át kell gondolnia vállalkozását.”

Az első és legfontosabb feladat a munkakörök pontos meghatározása, majd a felelősségi és hatáskörök elosztása. A vállalati folyamatok azonosításával a vezető a kritikus pontokat is megismeri, amelyekre kiemelt figyelmet kell fordítani: ezekhez a fontos tevékenységekhez felelősöket kell rendelni, hogy később minden problémamentesen történjen, és az ügyfelek is elégedettek legyenek. „Mindenért legyen valaki felelős, de mindenért csak egy alkalmazott legyen felelős” – árulta el az egyik aranyszabályt Bencze Miklós.

Egy ilyen nagyobb átszervezés körülbelül két hónapot vesz igénybe, illetve az új munkarend bevezetésének elején még néhány hónapig fokozott figyelmet kell fordítania vállalkozására a vezetőnek. Utána azonban már a stratégiai feladatokra koncentrálhat a mindennapi működés ellenőrzése helyett. Foglalkozhat a kiemelt ügyfelekkel, új megbízók megszerzésére összpontosíthat, és kijelölheti a hosszú távú terveket. A kisvállalkozásoknál sem szabad ugyanis elhanyagolni a stratégiai tervezést: ha írott stratégiára nincs is szükség, legalább a tulajdonos fejében meg kell lennie mindannak, amit az elkövetkező években el akar érni. „Azt szoktam tanácsolni a vállalkozóknak, hogy legalább egy oldalon foglalják össze írásban, mit szeretnének az adott évben elérni: milyen eredményeket, milyen költségekkel” – mondta a tanácsadó. A tudatos törekedés a hosszú távú célok felé ugyanis versenyelőnyt jelenthet a konkurenciával szemben.

Figyelmeztető jelek

A vállalkozók gyakran a figyelmeztető jelek ellenére sem tudják, hogy a szervezés hiánya okolható a gondokért. Sokan azt hiszik, hogy a nyereség a piaci helyzet romlása miatt esik vissza, és egy pár éven belül majd megfordul a negatív tendencia. Eszükbe sem jut a vezetésbeli hiányosságokra gyanakodni. Ráadásul senki sem ismeri be szívesen saját korlátait, főleg nem úgy, hogy korábban sikerre vitt egy vállalkozást.

Egyértelmű figyelmeztető jel azonban, ha a nyereség tartósan és drasztikusan visszaesik, vagy adott bevétel mellett látványosan megnőnek a költségek, vagy akár csak a bevétel oldalon jelentkeznek a problémák. „Az ügyfelek panaszai szintén jó indikátorai a szervezési problémák jelentkezésének – emelte ki Bencze Miklós. – Ha korábban csak egy-két vevőpanasz érkezett, és ezek száma hirtelen megugrik, miközben a vezető ugyanúgy teljesít, mint korábban, a szervezettségben kell keresni a hibát.”

A változások véghezvitele azonban nem mindig könnyű. A kisvállalkozások esetében gyakran baráti kapcsolat alakul ki az alkalmazottak és a vezető között. Előfordulhat, hogy az átszervezés során meg is kell válni egy-egy munkatárstól. Ha a cégvezető csak a beosztottak egy részével keveredett jó viszonyba, gyakran megesik sajnos, hogy azoktól válik meg, akikkel kevésbé szoros a kapcsolata, vagyis nem szakmai szempontok alapján dönt.

A munkatársakra egyébként is kiemelt figyelmet kell fordítania a vállalkozónak, hiszen kerékkötői lehetnek a változásoknak. „A beosztottaknak érteniük kell, hogy a munkakörök tisztázása és a felelősök kijelölése értük és nem ellenük történik – hangsúlyozta a tanácsadó. – Mivel mindenki automatikusan fél a változásoktól, fel kell készíteni a beosztottakat az elkövetkezendő lépésekre, hogy érezzék, nem maradnak ki a döntésekből, nem a fejük felett dőlnek el a fontos kérdések.” Az egyik legjobb taktika a veszélyérzet felkeltése: ha a tulajdonosnak sikerül tudatosítania a beosztottakban, hogy változások nélkül akár csődbe is mehet a cég, és elveszthetik állásukat, félig már nyert ügye van.

vissza a címlapra

Ajánlott videó mutasd mind

Nikola Gruevski, Macedonia's former Prime Minister and former leader of the opposition VMRO DPMNE party, arrives at a courthouse in Skopje on January 24, 2018 for his trial for alleged abuse of power between 2012 and 2015. (Photo by Robert ATANASOVSKI / AFP)
Nézd meg a legfrissebb cikkeinket a címlapon!
24-logo

Engedélyezi, hogy a 24.hu értesítéseket
küldjön Önnek a kiemelt hírekről?
Az értesítések bármikor kikapcsolhatók
a böngésző beállításaiban.