A kilencvenes évek végén a piac kezdett telítődni a nyomtatókkal, szkennerekkel. A vállalkozások ma már csak elvétve vásárolnak pusztán szkennert, kivételt képez, ha valakinek kifejezetten az a feladata, hogy nagymennyiségű dokumentumot digitalizáljon. Hasonló a helyzet a nyomtatókkal is, bár a munkamenetnek a nyomtatás még mindig jelentős hányadát teszi ki.
A gyártók e piaci tendenciákat látva kezdtek hozzá a két termék összeolvasztásához. A termékvonal lendületesen fejlődött tovább: a nyomtatási, másolási, szkennelési funkciók mellé hamarosan bekerült a fax, legújabban pedig a digitális fényképezést támogató eszközök (kártyaolvasó, színes, grafikus LCD).
Az első berendezések ára még valamivel magasabb volt, mint egy nyomtató és egy szkenner együttes ára, ma viszont már egyes kategóriákban közel nyomtató árban lehet vásárolni többfunkciós készüléket. A néhány főt kiszolgáló, asztalon elférő készülékek, és a folyosón álló, méretes többfunkciósok között azonban mind tudásban, mind árban, éles határvonal húzódik.
Szempontok vásárláshoz
Tény, hogy egy vállalkozásnak irodai munkavégzéséhez szüksége van többfunkciós berendezésre. Anyagilag mindenképpen megéri inkább ilyenbe beruházni, mint külön nyomtatót, másolót, lapolvasót vagy faxot vásárolni. Lehet, hogy a cég soha sem szkennel, de fénymásolnia időnként biztosan kell, így bármikor jól jöhet, ha a készülék tudja ezt a funkciót is.
A többfunkciós készülék beszerzésének egyetlen fájdalmas momentuma az lehet, amikor az alkalmazottak asztaláról elveszik egyéni nyomtatójukat. A különféle szedett-vedett nyomtatók lecserélése egy egyszerűbben fenntartható, olcsóbban üzemeltethető közös nagyobb gépre racionális döntés.
Mielőtt többfunkciós eszközt vásárol bármely vállalkozó, először is tisztázza magában, hogy mire is kívánja használni.
1. Fekete-fehér vagy színes nyomtatás?
Rögtön az elején el kell dönteni, hogy a vállalkozásnak szüksége van-e színekre. A színes nyomtató jól jöhet, ha reklám-, marketinganyagot akarnak nyomtatni, vagy bármiféle olyan dokumentumot, amelynek kifelé hatásosnak kell lennie. Belső munka esetében viszont előfordulhat, hogy a vállalkozásnak nem lesz szüksége színekre. A szín csak a nyomtatást érinti, a szkenner a fekete-fehér eszközökben is színes.
Az 500 ezer forint alatti kategóriában a színkérdés meghatározza, hogy lézernyomtatót vagy tintasugaras eszközt válasszanak-e. A lézernyomtató ezen a szinten pillanatnyilag a fekete-fehér, a tintasugaras pedig a színes nyomtató. Ez utóbbival, ha spórolni akarnak, megtehetik, hogy csak fekete patront használnak – ám kis teljesítményű, olcsó tintasugaras gépeket kizárólag fekete-fehér nyomtatásra használni nem gazdaságos, fenntartásuk jócskán meghaladja a lézernyomtatókét. A magasabb kategóriákban léteznek olyan tintasugaras eszközök, amelyek üzemeltetési költsége jobb, mint a kategóriájukba tartozó lézernyomtatóké.
A nyomtatók másik fontos paramétere a havi terhelhetőség. Ha a vállalkozás tisztában van vele, hogy körülbelül mennyi papírt használ fel egy hónapban, akkor a készülékek havi terhelése alapján könnyű eldöntenie, hogy melyik az ideális választás számára. A nyomtatók adott havi terhelés esetén üzemelnek a leggazdaságosabban, sem a túlterhelés, sem a kihasználatlanság nem szerencsés.
2. Szüksége van-e faxra?
A következő kérdés, amit fel kell tenni, hogy a vállalkozásnak szüksége van-e faxra? Ma már a többfunkciós készülékek a fax számos alternatíváját is kínálják. Van olyan berendezés például, amelyről a beszkennelt dokumentumot rögtön e-mailben küldhetjük el, azaz ha a vállalkozásnak van fix havidíjas internetkapcsolata, gyakorlatilag ingyen tud dokumentumot küldeni. Nem beszélve arról, hogy az e-mailben csatolt fájlként továbbított dokumentumok minősége is nagyságrendekkel jobb, mint a faxolté.
Ma már lehetőség van színes faxolásra, illetve csoportos faxolásra is, azaz az egyszer beszkennelt dokumentumhoz csak be kell ütni a telefonszámokat vagy e-mail címeket, azokat a gép memóriából kiküldi. Vannak berendezések, amelyeknél lehetőség van a kiküldés időpontjának beprogramozására is, így a vállalkozás telefoncsomagja legkedvezőbb tarifái mellett faxolhat. A papírmentes iroda, digitális munkavégzés koncepciót támogatja, hogy a legtöbb készülék úgy is képes faxot fogadni, hogy a dokumentumot nem nyomtatja ki, hanem azt a számítógépre tudja menteni. Ilyenkor a dokumentum ismeretében dönthetjük el, hogy szeretnénk-e nyomtatva, papíron is viszontlátni.
3. Fontos-e a fotóképesség?
Bár első pillantásra úgy tűnik, az irodai többfunkciós gépen semmi keresnivalójuk nincs a digitális fényképezést támogató eszközöknek – így a kártyaolvasónak, amely a számítógép bekapcsolása nélkül képes a fényképezőgép memóriáját beolvasni, vagy a színes LCD-nek –, érdemes alaposabban elgondolkodni a kérdésen.
Egy kereskedő cég miért ne tehetné meg, hogy lefotózza termékeit reklám- vagy szóróanyagba, esetleg cégen belüli dekorációnak. Némi többletköltséget jelent, ha a készülék kártyaolvasót is tartalmaz, de a bővítés megéri. Ezek a berendezések ugyanis már komplett fotólaborfunkciókat is ellátnak: például a memóriakártyáról a gép egy A4-es oldalra kinyomtatja a fényképek miniatűrjeit. A képek alatt kis karikák besatírozásával kiválaszthatják, hogy mely képekre van szükségük, hány példányban, milyen papírra nyomtatva és az üveglapra visszahelyezett papírról a gép automatikusan beolvassa a rendelést és a feltételeknek megfelelően kinyomtatja. A kártyaolvasó természetesen nem csak fényképek olvasására használható, a kártyák korszerű floppy-lemezként dokumentumok, adatok hordozására is alkalmasak.
4. Síkágyas vagy lapáthúzós szkenner?
El kell azt is dönteni, hogy síkágyas, azaz üveglapos szkennert vagy lapáthúzósat szeretne a vállalkozó. Síkágyas szkennerre van szüksége annak a cégnek, amelyik például fényképet, kisebb számla-cetliket, iratokat vagy könyvoldalakat akar beolvasni, fénymásolni. A lapáthúzós előnye, hogy bele lehet helyezni egy köteg papírt, amelyet automatikusan beolvas, és fénymásol a gép. Vannak készülékek, amelyekben mindkét megoldás megtalálható.
5. Mi legyen a készülék nyelve?
A magyar nyelvű készülék nem csak amiatt fontos, hogy bárki megértse a kijelzőpanel utasításait, hanem azért is, hogy a berendezés illeszkedjen a helyi szabványokhoz. Ez utóbbi szempontból különösen a fax lehet problémás. Lényeges, hogy a készülék mögött legyen megfelelő terméktámogatás, ha gond van, a vállalkozás azonnal hívhassa a magyar nyelvű ügyfélszolgálatot.
6. Praktikus tanácsok vásárláshoz
Webajánló:
Többfunciós készülékek az interneten:
HPShop – http://www.hpshop.hu
Canon – http://www.canon.hu/
Epson – http://www.epson.hu/
Konica-Minolta – http://www.minolta.hu/
Xerox – http://www.xerox.hu/
Többfunkciós gépet nem szabad pusztán katalógusból vagy újságból választani. A vásárlás előtt érdemes tájékozódni, de még ajánlatosabb a gyártók által biztosított demo-lehetőségeket kihasználni. Az irodai munkát végző alkalmazott fejével oda kell állni a kiszemelt gép elé, és ki kell próbálni valamilyen összetettebb, de gyakran előforduló feladatot. Ilyen lehet például egy többoldalas dokumentum másolása két példányban. A kezelhetőség szempontjából óriási különbségek vannak a készülékek között, ha nem akarunk utána fél napokat tölteni a gép értelmezésével, mindenképpen teszteljük le.
Ha lehetőség van rá, érdemes olyan típusú, technológiájú berendezést választani, amilyen eszköze már van. Ha van az irodának lézernyomtatója, érdemes utána járni, hogy melyik többfunkciós készülék használja ugyanazt a tonert. Így nem kell különféle tonereket raktározni, nem hatvanezer, hanem csak húszezer forintnyi kellékanyagban áll a pénz a szekrényben.
