Éppen azt próbálta megtudni kollégáitól, hogy mekkora árengedményt adhat az új megrendelőnek anélkül, hogy a piaci árak alá menne, vagy cégét egy nem nyereséges megbízással terhelné. A meglévő ügyviteli szoftverek – a számlázó és készlet nyilvántartó rendszer – ugyanis nem alkalmasak arra, hogy a megfelelő információt megadják, a külsős céggel végeztetett könyvelésből pedig csak néhány nap múlva kaphat adatokat, de azok sem alkalmasak e gazdasági fejtörő megoldására. A minisztérium által most kiírt pályázat arra szolgál, hogy hozzásegítse a vállalkozásokat olyan vállalatirányítási rendszer kialakításához, amelyből azonnali információkat nyerhetnek napi üzleti döntéseik előkészítéséhez, alátámasztásához. Mindehhez nem elegendőek a könyvelésből származó adatok és az sem megoldás többé, hogy az egyik pénzügyes kolléga excel táblában vezeti az aktuális pénzmozgást – vallja a cégvezető. „Megalapozott döntések csak naprakész információk segítségével hozhatók, amihez pedig tovább kell lépni a vezetői információs rendszer kialakítása felé.”
A kisvállalatok többsége már használ valamiféle ügyviteli rendszert, hiszen a cégek többségénél megtalálható legalább a számlázó és készletnyilvántartó program, ami a könyveléshez szükséges alapbizonylatok előállításához a könyvelőnek, vagy könyvelő cégnek elegendő. Ahhoz azonban már kevés, hogy folyamatosan nyomon lehessen követni a napi pénzáramlást, a szállítások ütemezését. Nem is beszélve arról, hogy ha az adott cég egy uniós pályázaton való részvételt fontolgatja, ahhoz feltétlenül megbízható adatokra van szükség, amelyek származását az adott cég igazolni is tudja. – véli Pálfalvi György, az integrált üzleti megoldásokat kisvállalkozásoknak is kínáló SAP kis- és középvállalati üzletágvezetője. Elmondása szerint az SAP nagyon lelkesen fogadta a Gazdasági Minisztérium által kiírt pályázatot és minden tőle telhetőt megtett és megtesz annak érdekében, hogy a pályázni kívánó cégeket segítse a pályázat elkészítésében. 
Előny a vállalatnál
Egy tízfelhasználós Kulcsr@kész SAP-ba beállított üzleti folyamatokon alapuló bevezetés Pálfalvi György szerint 14–16 millió forintba kerül, amiből lejön a pályázat útján igényelhető 4 millió forint vissza nem térítendő támogatás. Egy ilyen beruházásnak három költségeleme van, a licencjog megvásárlása, a bevezetés – telepítés, betanítás, igények szerinti igazítás, támogatás a régi adatok átvételéhez –, valamint a szükséges hardverfejlesztés, vagy -csere. A rendszer bevezetése egy ilyen kisebb cég esetében általában 50-60 napot vesz igénybe. Az SAP partnerei segítenek a pályázó cégeknek igényeik és szükségleteik felmérésében, a támogatandó üzleti folyamatok feltérképezésében. Az SAP kidolgozta és weblapján (www.sap.hu) mindenki számára elérhetővé tette azokat a mellékelteket, amelyek a bevezetni kívánt szoftver leírását és a szükséges referencialistát tartalmazzák. Az SAP vezetői információs rendszer bevezetéséből származó előnyök között szerepel a létszámmal való takarékosabb gazdálkodás, hiszen lehetővé teszi, hogy az eddig excel táblákat gyártó munkatársakat produktívabb területekre lehessen átcsoportosítani.
A mySAP Business Suite szoftver előnyei:
• Értékalkotás: számos lehetőséget biztosít az ügyfeleknek költségeik csökkentésére, vevőszolgálatuk javítására, árbevételeik és nyereségük maximalizálására és új üzleti lehetőségek felkutatására.
• Testreszabás: a felhasználók azokhoz az információkhoz, alkalmazásokhoz és szolgáltatásokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkájukhoz szükség van
• Együttműködés: lehetővé teszi a vállalatok, azok dolgozói, a vevők, a szállítók és az üzleti partnerek közös munkáját a vállalat határain túl is
• Magas színvonalú adatvédelem: operációs rendszer, adatbázis-kezelő és hálózat szintű védelem
• Jogosultsági rendszer: kiterjed a felhasználó által futtatható tranzakciókra, ezek funkcióira, illetve a tranzakciók által elérhető adatokhoz történő hozzáférésekre
• Naplózási és auditálási lehetőségek: rendszernapló, biztonsági audit napló, statisztikák, alkalmazásnapló, felhasználói törzsrekordban történt módosítások naplózása
• Teljes körű fejlesztő környezet: egyidejűleg kész alkalmazás és egy teljes fejlesztői környezet, melynek segítségével tetszőleges speciális funkció fejleszthető ki
• Rendszerfüggetlenség: minden elterjedt és megfelelő teljesítményt biztosító hardveren, operációs rendszeren és adatbázis-kezelőn működőképes
• Nyelvfüggetlenség: a világ több mint 100 országában üzemel, ugyanazt az alkalmazást egyszerre több nyelven is lehet használni
• Nyitott rendszer (kapcsolat külső rendszerekhez): a fejlesztés első lépcsőiben az S AP-val ki nem váltott területeken továbbra is működhetnek a vállalat jelenlegi rendszerei
• Korlátlan kimutatáskészítési lehetőségek: az S AP rendszerhez számos kimutatást készítő program, úgynevezett riport tartozik
• A magyarországi speciális igények támogatása: az S AP hivatalosan deklarálta, hogy a programcsomag a magyar számviteli és egyéb törvényeknek megfelelő módon működik.
A myS AP Business Suite szoftver hátrányai:
• Csak megfelelően szervezett munkafolyamatok esetén hatékony
• A bevezetés ráfordítási költsége magasabb illetve az időtartama hosszabb, mint a kevesebb paraméterezést igénylő szoftvereké. Ezt a termék nagyfokú paraméterezhetőségéből adódó rugalmassága ellensúlyozza.
Megbízható adatok
Az integrált rendszer révén az adott cég valamennyi információja naprakész és azonnal elérhető lesz, vagyis a számlázás, a vevői rendelések, a szállítók megrendelései, a bank, a pénztár és az állammal szembeni kötelezettségek mind szükség szerint lekérdezhetők. Sőt a cég rábízhatja magát a rendszerre ha áfabevallásról, vagy akár mérlegkészítésről is van szó. A szoftver támogatja az értékesítés (ajánlatkérés, ajánlatadás (keretszerződés), a vevői rendelés (interneten keresztül is), a kiszállítás (komissiózás, esetleg visszáru), a számlázás (esetleg jóváíró számla), a beszerzés (beszerzési igény generálás – beszerzési megrendelés – árufogadás-számlabeérkezés), a raktárközi mozgások, leltározás, árukiadás termelésre és/vagy összeszerelésre, a főkönyvi könyvelés, kontrolling, tárgyi eszköznyilvántartás és könyvelés üzleti folyamatait, olyan integrációval, hogy egy gazdasági esemény összes releváns következménye a kapcsolódó modulokban azonnal létrejön. Mindezek eredményeként a gazdasági döntéshozó megalapozottan hozhat üzleti döntéseket, például akár könnyedén kiszámíthatja a cikk elején idézett példát, hogy vajon mennyi árengedményt adjon ahhoz, hogy az a termék még nyereséges maradjon.
Információs rendszerek támogatása
A kis- és középvállalkozásoknál ma még nem terjedt el széles körűen a nagyvállalatoknál már bevált vállalatirányítási rendszerek alkalmazása, amit viszont a hatékony vezetési színvonal elérése indokolna. A Gazdasági és Közlekedési Minisztérium pályázatot hirdetett a Széchenyi Vállalkozásfejlesztési Program keretében kis- és középvállalkozások részére korszerű vállalatirányítási rendszerek kialakítására. A támogatandók köre a kis- és középvállalkozásoknak arra a részére terjed ki, amelyek komplex tevékenységet folytatnak, és olyan dinamikusan fejlődnek, hogy nagyvállalatokká nőhetnek. A pályázat feladata a vezetői információs rendszerek felhasználásának elősegítése, alapvetően olyan informatikai szolgáltatások elterjesztésével, ami lehetővé teszi, hogy a vezetők gyorsan és komplex módon tudják áttekinteni a döntéshez szükséges adatokat. A támogatás célja a belső rendszerek összekapcsolásával, illetve a hiányzó rendszerek pótlásával a fejlődés következő fázisát jelentő integrált vállalatirányítási rendszerek széles körű kialakítása. Az integrált vállalatirányítási rendszerek bevezetése csökkentheti a külföldi cégekkel szemben a magyar kis- és középvállalkozásoknak ezen a téren meglévő hátrányát, a kiszolgálás színvonalát emeli, a cégek versenyképességét javíthatja az EU-csatlakozás érdekében – vélik a gazdasági tárca illetékesei.
A pályázati feltételek
A pályázat keretében a vezetői információs rendszer bevezetésének költségeire nyújtható támogatás. Ezen költségek: hardver, szoftver és rendszerdíj. A támogatás belső modul rendszerek összekapcsolása, illetve hiányzó rendszerek pótlása mellett már meglévő rendszer fejlesztésére, frissítésére is fordítható, amennyiben a korszerűsítés együtt jár új modul beépítésével. Támogatás nem adható a gazdálkodás csak egy részterületét átfogó rendszer kialakítására, és kizárólag hardvereszközök beszerzésére. A pályázónak legalább a projekt visszaigényelhető áfa nélküli összköltségének 25 százalékát kitevő igazolt saját forrással kell rendelkeznie, amelybe bankhitel, tagi kölcsön, magánkölcsön, az államháztartás alrendszereiből kapott támogatás nem számítható be. A projekt támogathatóságára vonatkozó speciális feltétel, hogy annak két éven belül meg kell valósulnia, és ezt követően öt évig, legalább a pályázatban bemutatott színvonalon kell fennmaradnia a támogatás utolsó részletének folyósítását követően. A támogatást a pályázat benyújtását megelőzően megkezdett projektre nem lehet igényelni. 
Elszámolható költségek
A projekt költségvetésében azok a költségek számolhatók el, amelyek elengedhetetlenül szükségesek a projekt végrehajtásához, és megfelelnek a költséghatékonyság elvének, nem haladják meg az adott piacon általánosan elfogadott mértéket. A pályázat benyújtásakor a költségeket árajánlattal kell alátámasztani, az elszámolás során számlákkal kell azonosítani és igazolni. Az elszámolható költségek között szerepel a vállalatirányítási rendszer működéséhez szükséges számítástechnikai gépek, berendezések beszerzése (hardver eszközök), a vállalatirányítási szoftver megvásárlása, a rendszer bevezetéséhez kapcsolódó rendszerdíj, üzembe helyezés és betanítás költsége, valamint a vissza nem igényelhető áfa. A projekt költségvetésének megfelelően részletezettnek kell lenni ahhoz, hogy a fentiek alapján meghatározott elszámolható költségek besorolását meg lehessen állapítani.
További információ és formanyomtatvány
• Gazdasági és Közlekedési Minisztérium telefonos ügyfélszolgálata, helyi vállalkozói központok, ITDH Kht. és regionális képviseletei, területi kereskedelmi és iparkamarák
• A Minisztérium telefonos ügyfélszolgálatának kék száma: 06-40-630-530, weboldala: www.gkm.hu
A pályázat tartalma
A pályázatnak részletes, tételes költségvetést kell tartalmaznia a projektről, amely alkalmas az egyes költségtételek elszámolhatóságának (szükségességének, költséghatékonyságának, mértékének) megítélésére, egyértelműen alátámasztja a formanyomtatványban szereplő – számviteli kategóriák szerinti – összesítőt, külön ismerteti a nettó költségeket, valamint az áfát. Minden költségtétel esetében szükség van az árajánlatra, amely tartalmazza: az ajánlattevő megnevezését, aláírását, az árajánlat érvényességét, az egységárat, a nettó árat, az áfát, és a bruttó árat. Amennyiben az árajánlat összege nem forintban van meghatározva, azt az árajánlat napjára vonatkozó MNB középárfolyamon át kell számítani. Az árajánlatoknak összhangban kell lenniük a részletes költségvetéssel. A pályázathoz referencia listát kell benyújtani, amelyet a szoftverkészítő cég állít össze és tartalmazza azokat a fontosabb partnereket, akik az árajánlatadó cég által forgalmazott rendszert használják. Csatolni kell továbbá a szoftver rövid leírását, az alkalmazás területeit, feltételeit, a rendszer előnyeit, hátrányait, a minimális szoftver- és hardverigényt szerver és kliens oldalon egyaránt.
