Tanácsok sikeres projektvezetéshez
1. Szerezzük meg a lehető legjobb em-bereket! (Ha ez nem sikerül, akkor lásd az alábbi mentőötle-teket!)
2. Ne spóroljunk a csapatépítésen! Ez a befektetés mindig megtérül.
3. Minden feladathoz rendeljünk felelőst és határidőt! Még ha csak 2 fős is a projekt.
4. Ütemezés terve-zésekor ne felejtsük el a szabadságokat, a munkaszüneti napokat!
5. Tervezzünk időt az elfogadásra! Ez az egyik leggyakoribb csúszási ok.
6. Sose kerüljön ki a kontrollunk alól a költségvetés és a munkaterv! Ezen kívül szinte minden más delegálható.
7. Ne legyünk tech-nokraták! Fordítsunk kellő figyelmet az oktatásra, külső kommunikációra.
8. Használjuk a meg-lévő sablonokat! Ne fedezzük fel újra a kereket, felesleges időpazarlás.
9. Ne felejtsük ki a belső kommunikációt és a motiválást se! Törekedjünk a sze-mélyre szabott motivációra!
10. Ha még nincs jóváhagyva egy dokumentum, mindig szerepeljen rajta feltűnően! Már csak a félreértések elke-rülése végett is.
11. Delegáljunk, de ellenőrizzünk! Ha nem akar éjszakákon át dolgozni: delegáljon! Ha nem akar éjszakákon át átdolgozni: ellenőrizzen!
12. Ne legyen hordozórakéta! (scope management) 13. Eszkaláljunk, ha szükséges, de csak ha tényleg szükséges!
Miközben egyre több vállalathoz keresnek projektmenedzsereket, jelentős részük csak belecsöppen a feladatkörbe. A szerencséseket a nagy feladat előtt elküldik legalább egy gyorstalpaló tréningre, a még szerencsésebbek pedig kapnak egy cégen belüli vagy kívülről érkező coachot. Tény, hogy nem könnyű a projektmenedzserek dolga. Tulajdonképpen kiemelik őket a szervezetből, hogy egy bizonyos feladatot véghezvigyenek egy adott csapattal, előre meghatározott költségkerettel és időtervvel. Mindeközben úgy kell motiválniuk projekttagjaikat, hogy ezalatt a „rendes” szervezetben, más főnöknek is teljesítenek. De ha teljes munkaidejüket a projektre is fordíthatják, akkor is kevés a motivációs eszközük, hiszen nem kecsegtethetnek például fizetésemeléssel, vagy előléptetéssel.
Jól hangzó korbácsok
Ha a projektmenedzserek részt is vesznek valamilyen felkészítő tréningen, a motivációs eszközök közül inkább a korbácsjellegűeket alkalmazzák napról napra sikeresebben, és nem fordítanak külön figyelmet a motiválásra, mint önálló vezetői feladatra. A napi rutinfeladatok úgyis kitöltik a 10-12 órát és természetes, hogy a vezetők is szívesebben mennek haza pihenni, mint hogy a motiválásra szánjanak további órákat, még ha a tréning két napján keresztül annak fontosságáról oktatták is őket.
A rendelkezésre álló, egyre szofisztikáltabb támogató eszközök is a korbács irányába terelik a projektmenedzsereket. Még a legkisebb, pár fős csapattal, épphogy valamiféle büdzsével rendelkező projektekhez is csillogó-villogó munkatervet készítenek. Piros/sárga jelzéssel hívják fel a projektmenedzser figyelmét, hogy melyik feladatok késnek, vagy melyek végrehajtása került veszélybe. Van Issue Lista, Change Request Lista, Státusz Megbeszélés, hozzá kapcsolódó Státusz Riporttal, hogy senki ne lazsáljon, látható milyen sok teendő van. És ha már nagy a baj, akkor „eszkalálhatják” a problémát, összehívhatnak egy Steering Committeet, készíthetnek a projektcsapatnak slide-okat, hogy ők se maradjanak ki a jóból, és 360 fokban stresszelhetik a körülöttük levőket…
De mi van a kockacukorral?
A tréningről visszatérő projektmenedzserek hiába tudják, hogy hosszú távon kifizetődő a kockacukor-jellegű motivációs eszközök alkalmazása, amiből ráadásul mindenki csak profitál, rövid távon nem ez az érdekük, hiszen az aktuális feladatokkal kell foglalkozniuk, és nagy költségekbe sem verhetik magukat.
Lehet, hogy a trénerekben van a hiba, akik túlmisztifikálják a motivációt? A résztvevők azt hihetik, hogy ez valami nagyon bonyolult és drága dolog. Hiszen mást sem sulykolnak, minthogy „szabják testre” a motivációs eszközöket. A testre szabás azonban nem feltétlenül jelent egyénre szabást. Néha elég, ha a végtelen számú motivációs lehetőségek közül azokat választják ki, amelyek az adott vállalati kultúrához a legjobban illeszkednek. Ha egy bankban ciki almát bevinni egy státuszmegbeszélésre, akkor a hónap legjobban teljesítő, legtöbbet akviráló, leghamarabb a projekthatáridőt elérő csapat elmehet bowlingozni vagy vacsorázni, vagy síelni. Amire vágynak, és amire költségkeret van. Egy dicséret, gratuláció külön ráfordítást sem igényel. Bár a kézzelfogható motivációs eszközök – pénz, béren kívüli juttatások – alapvető fontosságúak, a projekttagok lelkesedését az elcsépelt Maslow-piramis felső elemei, egy jól irányzott elismerés, kihívással járó munka, egyáltalán az értékesség érzése tartják fenn.
