Spórolási lehetőségek
A vállalatoknál ma már nemcsak flottaszerződéseket igyekeznek kötni, hogy árkedvezményt kapjanak a márkakereskedőktől, hanem a szervizt és karbantartást is kiszervezik hozzájuk. Így például az autó meghibásodásakor a cég munkatársa kap egy cserekocsit, nem kell várni a javításra, és nem egy belső munkatárs intézi a szerviz ügyeket, ami olcsóbbnak bizonyul. Szintén elterjedt spórolási lehetőség az úgynevezett pool car, a közös használatú dolgozói autó. Ezt szükség szerint vehetik igénybe a munkavállalók munkaköri feladataik teljesítéséhez, nincs egyetlen személyhez rendelve.
A vállalati autó egyébként nem tekinthető motivációs eszköznek, mivel a vezetők elvárják, hogy kapjanak, a motivációnak csak szükséges, de nem elégséges feltétele a céges kocsi.
Munkaköri szükséglet
Vállalati autót azok a munkatársak kaphatnak, akiknek munkakörükből adódóan szükségük van rá, illetve akik reprezentációs feladatokat látnak el. „Éppen ezért nemcsak a nagyvállalatoknál jellemző a céges autó, hanem a kicsiknél is” – mondta el a FigyelőNetnek Kerti Piroska, a Watson Wyatt magyarországi képviselője. A vállalat szempontjából ugyanis egyáltalán nem mindegy, hogy milyen autóval gördül be egy tárgyalás színhelyére a vezérigazgató vagy az értékesítési vezető. Nekik tehát majdnem mindenhol jár a céges autó, de a pénzügyi igazgatóknak „csupán” 93 százaléka használhatja a vállalat autóját, a HR-vezetőknek már csak 91 százaléka kapja meg ezt a juttatást, míg például a marketingigazgatóknak csak 79 százaléka. A felső vezetőkön kívül még a szervizmérnököknek, területi képviselőknek, és az alsóbb beosztású értékesítőknek is jár – munkájukból kifolyólag – a vállalati kocsi. 
Választhat vagy kapja?
Természetesen a vezérigazgatóknak van a legjobb dolguk: 15 százalékuknál határozza meg a cég, milyen autót válasszanak, míg az értékesítési vezetők közül minden ötödiknek, a felső vezetők közül pedig minden harmadiknak előírják, milyen autótípust kaphatnak. A legelterjedtebb gyakorlat egy lista összeállítása, s az azon szereplő autók közül szabadon választhatnak a kedvezményezett munkavállalók. Ezt alkalmazzák a felső vezetők felénél is. Egy meghatározott pénzkereten belüli teljesen szabad választást az első számú vezetők kapnak a legnagyobb arányban (41 százalék), míg az őket követő sales-vezetők 30 százaléka válogathat saját igénye szerint.
Az autókat egyébként majdnem minden pozícióban és a munkakörben hasonló időközönként cserélik, általában 45-47 hónaponként. Ez alatt az idő alatt átlagosan 130 ezer kilométert tesznek bele a kocsiba.
Szabályokkal könnyebb
Bár a vállalatoknál egyértelműen marketingkommunikációs eszköz a céges jármű, sok vezető nem érti, miért nem kaphat mikrobuszt vállalati autóként, amikor nagy a családja. De az autó típusának kiválasztásán túl a felszereltség is kényes pont: az igazgatók gyakran belekötnek a kárpit színébe, a CD-lejátszó paramétereibe és egyéb finomságokba. Ha egy hr-es még nem eléggé felvértezett ezen a területen, fel kell készülnie a felső vezetők folyamatos változtatási igényeire. Sok cégnél ezért megpróbálnak egyértelmű irányelveket szabni, hogy ezekre hivatkozva kordában lehessen tartani a szerteágazó egyéni kívánságokat.
A sok probléma feltehetően abból adódik, hogy a magyar felső vezetők többsége férfi, akik kényesek autóikra. A kilencvenes évek elején például zúgolódások voltak egy informatikai nagyvállalatnál, amikor az értékesítőiknek egységesen lila színű, fapados – vagyis minimális felszereltségű – Renault-t vásárolt a cég, amelyet csak számukra gyártott le az Renault. A férfiak nem voltak hajlandóak beülni az autókba. A nők kevésbé látják presztízsként a vállalati kocsit, például egy nagy multinál dolgozó felső vezető hölgy választhatott volna egy nagyobb értékű autót, de ő inkább az aktuális céges négykerekűnél is kisebbet kért, mivel azt praktikusabbnak tartotta a városi közlekedés szempontjából. Hetekig tartott, amíg férfi társai megértették, miért nem akar nagyobbat, menőbbet, értékesebbet. Végül sikerült. 
A cégek többsége csak minden második alkalmazottnál engedi meg a teljes körű privát használatot. Ugyanis a privát célokra használt céges autó után adózniuk kell a társaságoknak, mivel természetbeni juttatásnak minősül. Az adó mértéke az autó beszerzési árától függ: a jelenleg hatályban lévő jogszabályok szerint egy 10 millió forintnál értékesebb autó esetén havi 82 ezer forintos adót kell fizetniük a cégeknek. Felső vezetők esetében jellemzően nem szokták korlátozni a használatot. A céges és saját célok elválasztása egyébként adminisztratív okokból is nagyon nehézkes, bár a GPS megjelenésével könnyebbé vált az ellenőrzés. Előfordult már, hogy arra hivatkozva mondtak fel valakinek, mert a GPS által rögzített útvonal és az egyes helyeken eltöltött idő alapján egyértelművé vált, hogy az alkalmazott nem a munkáját végezte.
Az a megoldás is létezik, hogy saját autóját használhatja valaki munkavégzéshez, de a vállalatoknál inkább kerülik ezt a gyakorlatot, mivel bonyolult jogi ügyek kerekedhetnek abból, ha valaki éppen akkor töri össze saját kocsiját, amikor munkáját végzi.
A vállalati autók kímélésének céljából egyre több cégnél igyekeznek valamilyen formában érdekeltté tenni a használókat – például a saját hibából történő baleset esetén az önrész vállalásával, vagy annak felajánlásával –, hogy óvják járművüket. Jó módszer az is, ha később maradványértéken megvehetik vállalati autójukat.
