Az office365.hu oldalon belépve az Outlook nyitóoldalának jobboldali részén a saját fiókunk beállítása és az első levelek fogadása-elküldése után érdemes a „A szervezet kezelése” menüpontban folytatni a levelezés cégre szabását. Itt tudunk ugyanis az egész céges postaládát menedzselni: munkatársainkhoz új email fiókokat felvenni, jelszavakat módosítani, az egyes naplózási funkciókat beállítani, illetve a fiókokhoz tartozó mobil eszközöket is ezen a felületen keresztül tudjuk engedélyezni, vagy letiltani.
Egyes munkatársainkhoz itt van lehetőségünk például rendszergazdai jogosultságokat rendelni, melyek alapján megadhatjuk, hogy melyek azok a kollegák, vagy csoportok, akik menedzselhetik az egyes disztribúciós listákat, segíthetnek másoknak az egyes email fiókok migrálásában, vagy igazi rendszergazda-módjára nullázhatják az egyes felhasználók jelszavait akkor, amikor éppen azt az aktuális kolléga elfelejtette. Ugyanígy központilag menedzselhetők olyan beállítások, mint a mobil eszközökre vonatkozó házirend beállítások, illetve a naplózási és a kézbesítési jelentésekre vonatkozó szabályok.
Az egyes felhasználók felvételét követően érdemes a cégünkhöz kapcsolódó külső partnereket is hozzáadni a szervezet címjegyzékébe annak érdekében, hogy kollegáink az egyes adatokat egy központi címjegyzékből láthassák. Ugyanígy az egyes terjesztési csoportokat is itt van lehetőség beállítani: a címjegyzékből itt vihetők fel a szervezetünkre jellemző csoportok, divíziók, akiknek a címjegyzékből ezt követően egyszerűen, csupán a csoport nevét beírva tud valamennyi munkatárs üzenetet küldeni.
Mindenki egyénileg is testre szabhatja beállításait
A központi szabályrendszereken túl természetesen lehetőséget ad a rendszer olyan beállításokra is, melyek az egyes munkatársak különböző ízléséből fakadó egyedi felhasználói élményt hivatottak javítani: ilyen például a webes email kliens egyedi hátterekkel való átszínezésének lehetősége, az egyedi email aláírások beállítása, illetve olyan kényelmi funkciók, mint például az egyes emailekre kattintva másodpercekben mérhető „olvasott” állapottá való nyilvánítás ideje, vagy az emailek sorrendjének (legfrissebb felül, vagy alul) megadása.
Az egyéni beállítások között tudjuk továbbá személyre szabni az egyes levélszemetekre vonatkozó szabályokat: ha véletlenül az alapállapotból automatikusan szűrt spam-ekben landol egy levelünk, akkor annak feladóját hozzáadhatjuk a megbízható feladók listájához annak érdekében, hogy ilyen többé az adott partnerrel ne forduljon elő.
