Kilépett a Budapesti Operaház színpadára a világ legnagyobb cégeinek 50 évesnél fiatalabb elnökeit tömörítő Young Presidents Organisation vezetője, s köszöntötte a szervezet jelen lévő 720 tagját, akik már kezdtek szedelődzködni, hiszen úgy tudták, az előadást követően átmennek egy közeli étterembe vacsorázni. Ám ekkor felgördültek a pódium hátsó részét és a páholyok belsejét takaró függönyök, s előtűntek a terített asztalok. A közönség sorait megtöltő csúcsvezetők sokat láttak már, számos nagyszerű fogadáson vettek részt, mégis végigsuhant a teremben az ámulat moraja. Többségük ekkor látogatott először az egykori vasfüggöny túloldalára, s nem gondoltak arra, hogy az eltöltött négy nap alatt ilyen élményekben lesz részük.
“A rendezvényszervezés sok elemből álló tevékenység, így a programok magas szintű lebonyolításához mindenképpen több cég együttműködése szükséges” – hangsúlyozza Kozma Kálmán, a fenti rendezvényt is szervező Gundel Étterem és Party Service üzletigazgatója. A vendéglátástól kezdve a meghívók tervezésén, kinyomtatásán, szétküldésén, a hoszteszek kiközvetítésén, a fény- és hangtechnika működtetésén át a biztonsági szolgálat ellátásáig a legkülönbözőbb műveletekről kell ugyanis gondoskodni. A Gundel a programszervezést így kivétel nélkül mindig produkciós cégre bízza, igaz, ha szükségesnek látják, módosítanak a szolgáltató javaslatán. Más úton jár ezzel szemben a piac egyik meghatározó szereplője, a Gála Party Service. Mint a cég ügyvezető igazgatója, Novák László hangsúlyozza, ők mindent saját maguk bonyolítanak le.
“A rendezvényszervezéshez kapcsolódó vendéglátás akkor lehet igazán professzionális, ha azt egy, csak ezzel foglalkozó catering cég végzi” – vélekedik Csánk László, az alig tíz hónapja működő, de mára erős piaci pozíciót elért Gourmax Catering Kft. értékesítési igazgatója. Ő úgy látja: a rendezvényeken sokszor épp a vendéglátás legfontosabb minőségi követelményét nem veszik komolyan, vagyis azt, hogy a vendég a legfontosabb. Pedig ha a meghívottak nem teljesen elégedettek, akkor a megrendelő sem éri el célját az eseménnyel, nem tekintenek úgy rá, mint igazán jó házigazdára.
A szereplők RENDEZVÉNYSZERVEZŐ.
Kompletten kidolgozza az adott rendezvény koncepcióját, a lebonyolítást fővállalkozóként, alvállalkozók bevonásával végzi.
C ATERING CÉG. Kizárólag vendéglátó tevékenységet folytat – a vendéglátást is tartalmazó rendezvények esetében – olyan helyszíneken, ahol a szolgáltatás biztosításához az alapfeltételeket ideiglenesen kell kiépíteni. A cél olyan körülmények megteremtése, mintha egy étteremben lenne az esemény.
P ARTY SERVICE CÉG. Általában cateringre alapuló, de részben vagy egészben rendezvényszervező tevékenységet is folytató cég.
SZAKÁLLAS TRÜKKÖK. A piaci pletykák szerint régi trükknek számít, amikor egy cég nem az étel mennyisége, hanem az igénybe vett tányérok száma alapján számláz, s hogy ez minél nagyobb legyen, kisebb tányérokat helyez ki. Az is egy trükk, hogy a megbízott cég egy adott ételből például húsz adagban állapodik meg egy állófogadás esetén, ám a megrendelő nem tudja, hogy ez valójában mekkora mennyiséget jelent, s ha elfogy az étel, arra hivatkoznak, hogy a szerződésben ekkora adagok szerepelnek. A megrendelő nem elég mély ismereteit pedig sok catering és party service cég ki is használja, így alacsony színvonal mellett tudnak rövid távon magasabb nyereséget elérni. “Nagyon kevesen terveznek hosszú távra, ezen a területen a vadkapitalizmus összes anomáliája megtalálható” – vélekedik Csánk.
EGYENETLENÜL. Novák László egyenesen azt állítja, hogy a piac 150 szereplője között nem található tíznél több olyan vállalkozás, amely a szolgáltatását folyamatosan azonos színvonalon képes nyújtani. S ez alatt nemcsak a legfelsőbb kategóriát kell érteni, hanem azt, hogy az ár és az érték szinkronban legyen. “Szolgáljon fel valaki akár sonkatekercset idős nénikkel, de ezt olcsón és megbízhatóan tegye” – mondja a cégvezető. Csánk László szerint ha az árak értékarányossá válnának, akkor a party service és catering cégeket lehetne kategorizálni, s így a megrendelők jobban meg tudnák határozni azt a kört, amelynek szolgáltatásait igénybe kívánják venni. Szerinte a piaci verseny egyre inkább kikényszeríti, hogy a cégek nagy létszámú, akár 1000-1500 fős eseményeken is exkluzív kategóriájú szolgáltatást tudjanak biztosítani. Ennek alapfeltétele a mobilkonyha-technológia, és az, hogy megfelelő mennyiségben álljanak rendelkezésre a legelegánsabb eszközök és kiegészítők. Egyre fontosabb a szerviz minősége is, ehhez pedig elengedhetetlen a magasan kvalifikált és folyamatosan tréningező személyzet. Úgy véli: alapfeltétel a stabilan magas színvonalú gasztronómiai szolgáltatás, de egyre hangsúlyosabbá válik az ötletesség, a megújulási képesség és a különleges megrendelői igények kielégítése.
Vevői szemmelSoproni István, a Humán-Telex Kft. rendezvényigazgatója szerint a megrendelők főként az ötletességet igénylik, s azt is elvárják, hogy a rendezvényen legyenek olyan elemek, amelyek kifejezetten a megbízóra szabottak, utalnak a cég imázsára. “Ritkán találkozni azonban eredeti ötlettel, a szolgáltatók rendszerint azzal érvelnek, hogy az ételt nem lehet akárhogyan színezni, dekorálni, de a tapasztalatom szerint nem is akarják. Csupán a szokásosakat kínálják, jégszobrot, tűzijáték-tortát, ám ezek ma már nem számítanak különlegességnek” – állapítja meg Soproni István, hozzátéve, hogy a hangzatos nevű ételek rendszerint hétköznapi menüt takarnak. Számos esetben képzetlen és alulfizetett a személyzet, ami lerí az arcokról.
A rangos rendezvények helyszínei közül az Operaház, az Iparművészeti, a Néprajzi, a Szépművészeti és a Nemzeti Múzeum a favorit, ám Kozma Kálmán szerint legalább 400 fő fogadására Budapesten nincs igazán megfelelő hely, ez a szolgáltatás szűk keresztmetszete. Hiszen fontos, hogy többféle funkcióra használható, összenyitható termek legyenek, illetve a rendezvény fő színterét jelentő nagyterem mellett kisebbek is rendelkezésre álljanak. Az evőeszközök, tányérok visszapótlására meg kell oldani valahol a mosogatást, a törölgetést, s az is fontos, hogy a vendég ne ugyanazon az ajtón távozzon, ahol az ételmaradék. A piacot jól ismerők egyébként magyar sajátosságnak nevezik, hogy számos szolgáltató úgy próbálja növelni a piaci részesedését, hogy egyes helyszínekkel kizárólagos szerződést igyekszik kötni.
Kozma Kálmán kifogásolja, hogy a költségekben ugyan optimálisan 50 százalékot tenne ki az étel-ital szolgáltatás, ám ezt mára átlag 30 százalékra szorították le az egyéb költségek (például helyszínbérlet, produkció, dekoráció, helyszínbiztosítás) javára. Hozzáteszi, hogy mindig túlbiztosítják magukat, mert egyetlen étel sem fogyhat el az utolsó pillanatig, így már az alapanyagok beszerzésénél számolni kell azzal, hogy a megrendelő a rendezvény napján jelzi: nem gondoltak ennyi pozitív visszajelzésre, ezért a megállapodásban szereplő 700 helyett 900 főt kéretik vendégül látni. Vagy ha a nagyfőnök előzetesen 10 percre tervezett beszéde 50 percesre sikeredik, akkor is illik melegen felszolgálni az ételt.
HATÉKONYAN. Novák László a megrendelői oldalt is kritizálja, hiszen egy-egy megbízás sokszor még ma is úgy dől el, hogy az igazgató szól a titkárnőjének: itt az év vége, keressen egy céget, amely összehoz egy karácsonyi partit. “Holott egy üzleti célú rendezvény a megrendelő számára nem más, mint befektetés, amelynek a marketing büdzsén belül a kommunikációs költségek között kellene szerepelnie, mint direkt kommunikációs forma, amellyel egy hírt, üzenetet adunk át. A költséghatékonyság tehát itt is alapvető szempont” – szögezi le az ügyvezető igazgató. Szerinte egy, a céljának megfelelően megválasztott rendezvény – nyílt fogyasztói esemény, estély az üzleti partnereknek, sportszponzoráció – kellő színvonalon kivitelezve hatékonyabb, mint a reklám. Egyrészt, mert nincs szórás, a megrendelő a jelenlévők után fizet, másrészt pedig az időtartam sem egy-két perc, hanem legalább két-három óra, így jó esély van arra, hogy a meghívottak napokig beszéljenek az eseményről és jó ideig emlékezzenek arra. Ehhez azonban a party service nem keverendő az eszem-iszommal.
