Mintha pisztolylövés dörrenne, pontosan akkora zajt kelt egy 500 wattos izzó kiégése. Márpedig egy pisztolylövés hangja meglehetősen nagy riadalmat képes kelteni egy olyan illusztris társaságban, amelybe az üzleti világ krémjét hívják meg. Egy ilyen affér agyonvághatja egy estély hangulatát. Ezért a profi rendezvény még profibb biztonsági szolgálata nem csupán a pisztolyokat igyekszik kiszűrni a bejáratnál, de arról is időben meggyőződik, hogy vannak-e 500 wattosnál nagyobb teljesítményű izzók a teremben. Már csak azért is, hogy amennyiben mégis durranna valami, legalább tudják, mi volt az…
Ezek a nüanszok persze nagyon sokba kerülnek a megrendelőknek. Ám megéri erre áldozni, sőt, adott esetben még a rendezvény helyszínéül szolgáló termeket is érdemes átvizsgáltatni, nem helyeztek-e el bennük bombát. Nem mintha Magyarországon gyakran rejtegetnének robbanószerkezeteket ilyen események helyszínein, az alapos szemle után azonban mindenki nyugodtabb marad, ha megcsörren a telefon (a vonal végén esetleg a konkurens rendezvényszervező megbízottjával), s a hívó közli: “Bomba van a teremben”. Volt már példa ilyen fals riasztásra is. “Ha előzőleg nem vizsgáltuk volna át a termeket, az egész estély ugrott volna” – meséli a neve elhallgatását kérő szakember, aki rendezvények helyszíni biztosítását vállalja. Egy parti komplex biztonságának megteremtése akár félmillió forintba is belekerülhet. A telefonos álriasztás esete is tükrözi azt az ádáz konkurenciaharcot, s általában azokat az állapotokat, amelyek a rendezvényszervezés iparágában uralkodnak Magyarországon.
Ennek a szövevényes, alvállalkozói kapcsolatok láncolatából álló különleges szolgáltatásnak a részleteit a Figyelő kérdőíves felméréssel igyekezett feltérképezni. Cikkünk megalapozásához 86 céget kerestünk meg, ám csak ezek harmada volt hajlandó kérdőívünkre válaszolni. Ezenkívül mélyinterjúkat készítettünk másfél tucatnyi jelentősebb rendezvényszervező cég képviselőjével (az ebben együttműködést vállaló cégek listáját lásd a 46. oldalon), akiknek a nevét a cikkben elhallgatjuk. Ez az ára ugyanis olyan információknak, miszerint a rendezvényszervezők nem ritkán 8, 10, 15 százalékot kénytelenek jutalék gyanánt visszafizetni a megrendelő cég képviselőjének, ha azt akarják, hogy ők kapják a megbízást. Szintén ilyen feltételekkel tudtuk meg, hogy a megrendelő cégek gyakorta több rendezvényszervezőtől kérnek be programajánlatot, azokból azután “kimazsolázzák” a nekik legjobban tetsző ötleteket, és azokat maguk valósítják meg. Ötletdíjat persze nem fizetnek.
Megalapozatlanul állítanánk, hogy ez az általános gyakorlat. Ám mindkét probléma sorra-rendre visszatér az iparág gurujainak panaszai között.
RENDEZETLENÜL. A rendezvényszervezés berkeiben uralkodó rendezetlenség oka egyebek mellett az, hogy az üzletág története alig egy évtizedre nyúlik vissza. A vállalati rendezvények ma virágzó kultúráját alapvetően a multinacionális cégek és a pénzintézetek honosították meg nálunk. Évente becsülhetően 3 ezer rendezvényt szerveznek, de hogy mekkora értékben, arról nincsenek megbízható információk. Az üzletág éves forgalma a Figyelő becslése szerint 6 milliárd forint lehet. A legdrágább rendezvény – amiről hallottunk – 75 millió forintba került. A piacon 20 jelentősebb, és 60-70 kisebb cég működik hasonló profillal, de jó néhányan dolgoznak a területen szólóban is.
A legtöbb megrendelő költségkímélő, ugyanakkor cége imázsához méltó rendezvényt szeretne. Amikor a rendezvényszervezőt megkeresik, a profi első és legfontosabb kérdése az, hogy mi a parti célja? A megrendelő cég marketingese elővezeti elképzeléseit. (A rendelkezésre álló büdzsét általában nem mondják meg, nehogy az ajánlattevők ahhoz igazítsák áraikat.) A parti apropójának ismeretében születik a kreatív koncepció, legalábbis elvileg, mert ez gyakorta elmarad. Általában csak összedobnak egy kis műsort, lebonyolítják az étkeztetést – majd mindenki mehet haza.
Szerencsére az igényesebb szervezők már a program egységességére és hitelességére is figyelnek. A megrendelők nem egyszer érdektelenségről és a hozzáértés teljes hiányáról tesznek tanúbizonyságot. Ilyenkor helyettük kell kitalálni és megvalósítani is a rendezvényt. Ha tetszik az ötlet, a megrendelő szívesen áldoz rá.
“Üzletfilozófiánkban kiemelt jelentőségűek a személyes kapcsolatok, de ezen túlmenően rendezvényeinknek eladástámogató szerepük is van” – mondja Durgó Lajos, a PanTel Rt. marketingkommunikációs igazgatója. Évente több nagyobb léptékű szemináriumot, valamint kisebb szakmai tanácskozást rendeznek. Ez utóbbiaknak is megadják a módját, egyik ilyen rendezvényünk idejére Leányfalun béreltek egy exkluzív villát. Kezdetben a műsorról és a meghívók kiküldéséről maguk gondoskodtak, ám a sok utánajárás miatt egy éve a részfeladatokat is a rendezvényszervezőjükre bízzák. “Az elmúlt másfél évben ugyanazzal a jól bevált csapattal dolgoztunk, mert elégedettek vagyunk a hozzáállásukkal és az igényességükkel is. Önálló ötletekkel bombáznak és rendre felülmúlják várakozásainkat. Egyelőre tehát semmi sem indokolja, hogy új partner után nézzünk. De ha valaki a mostaninál 20 százalékkal olcsóbb árajánlattal jelentkezne, egy kisebb összejövetelen megmérettethetne” – teszi hozzá Durgó Lajos.
A rendezvényszervezők szeretnek előre megadott költségvetés alapján gazdálkodni, keret híján viszont csak több variációt tartalmazó ajánlatot adhatnak. Van, aki a helyszínre szállított étel-ital szolgáltatásra (catering) is több ajánlattal rukkol elő. Általában azonban a megrendelők maradnak a szokásos menünél. Az ínyencségekkel járó kockázatot ugyanis ritkán merik vállalni, s ha mégis, akkor is csak előkóstolás után.
Az első számú megrendelők a sör-, a gépjármű- és a gyógyszerforgalmazó cégek, a pénzintézetek, a televíziós-filmes szakma, s persze a mostanában talán leginkább nyomuló távközlési és informatikai cégek. Ezeknél a vállalatoknál általában már az év elején meghatározzák az évközi rendezvényekre és az évzáró partyra szánt keretet.
SPECIÁLIS SZAKÉRTELEM. “A jó megrendelő az, aki nem tud és nem is akar szakérteni” – állítják egybehangzóan a rutinos rendezvényszervezők, akik tapasztalataikat felhasználva szakszerűen segítenék őket, ha hagynák. A rendezvényszervezőknek mindenesetre legalább két hónappal előbb tudniuk kellene az elvárásokat, hogy alaposan felkészülhessenek.
Ugyanezt a kérdést a megrendelők egészen máshogy látják: “Még nem találkoztam olyan rendezvényszervezővel, aki koncepcióval keresett volna fel – mondja Berze Szilárd, a Copy General üzemeltetési vezetője -, ha azonban nekem is állandóan jelen kell lennem a buli előkészítésénél, akkor a szervezésre szánt díjból inkább beiktatok még egy programpontot. Egyébként ez az a munka, amit nem lehet pusztán pénzért végezni. Számomra a legnagyobb elismerés, ha munkatársaim azt mondják: ilyen még nem volt.”
Magyarországon az a furcsa helyzet állt elő, hogy a rendezvényszervezésnek komplex szakképzése egészen a közelmúltig nem volt, így oklevéllel hitelesített szakemberek sincsenek. Ebből egyenesen következik, hogy bárki gondolhat egyet, s egyik napról a másikra rendezvényszervezőnek érezheti – mi több aposztrofálhatja – magát, s tevékenykedhet a piacon. Pedig egy sikeres házibuli megszervezése még nem nyújt elégséges tapasztalatot ahhoz, hogy valaki egy komplett nagy rendezvényt is képes legyen levezényelni.
A Kereskedelmi és Vendéglátóipari Főiskola, valamint a Külkereskedelmi Főiskola részben igyekezett a hiányt pótolni, ám a megközelítés és a hangsúlyok erősen eltolódtak az iskolák eredeti szakterületei irányába. Jelenleg egyedül a Veszprémi Egyetemen van külön e témát körbejáró komplex képzés. A ma piacon lévők kisebb része külföldön, a többség pedig “élesben”, saját kárán tanulva és túlélve sajátította el a szakmát itthon.
Nagyon fontos, hogy a rendezvény ne elsősorban a rendező igényeit és arculati elvárásait tükrözze, inkább a meghívott vendégek ízlésvilágának igyekezzen megfelelni. Ki-ki más megoldást választ. Az utóbbi években például divatossá váltak a “céges” koncertek és színházi estek. Az OTP Bank Rt. koncertje nívós zenei kavalkád volt az Operaházban. A CIB Bank vájt fülűeknek, zenei ínyenceknek szóló komolyzenei repertoárt állított össze az általa rendezett koncertre a Budapest Kongresszusi Központba. A Compaq – kibérelve az egész Vígszínházat – Shakespeare Sok hűhó semmiért című fergeteges vígjátékára váltott jegyet partnereinek.
Vannak azonban kevésbé reprezentatív rendezvények is. “A cég fennállása óta eltelt hét évben alaposan kiismertük átlagosan huszonöt éves munkatársaink igényeit – mondja Berze Szilárd -, ők a konvencionális partik helyett a laza, családias hangulatú összejövetelek mellett tették le voksukat, de valamennyiünk számára fontos, hogy partnercégeink idősebb tagjai is jól szórakozzanak.”
KÖNNYŰ PÉNZSZERZÉS. A megkérdezett rendezvényszervezők azon a többé-kevésbé egységes véleményen vannak, hogy a műsorszámokból inkább legyen több, de külön-külön semmiképpen se tartsanak tovább 10 percnél, mert unalmassá válnak. A műsorvezetők egyre elképesztőbb sztárgázsikat kérnek, ugyanakkor alig akad olyan, aki egy egész estére szórakoztató és színvonalas műsorral tudna szolgálni. A honoráriumok ismeretében (lásd külön összeállításunkat) nem meglepő tehát, ha sokan szívesebben bízzák a feladatot kevésbé neves művészre. Célszerű az is, ha a megrendelő a saját cégén belül talál erre alkalmas személyt. Elhangzott az a vélemény is, miszerint a műsorvezető személyének kiválasztása a rendezvényszervezés legingoványosabb eleme, mert a sztárok legtöbbje gyors pénzszerzési lehetőségként vállalja el ezt a munkát, a minőséget ellenben mellékes tényezőként kezeli.
Nem könnyű kiválasztani, hol is rendezzük partinkat. Minden rendezvénynek megvan a maga célja és hangulata, utóbbit nagyon befolyásolja a meghívott vendégkör összetétele. A rendezvényképes helyszínek bérleti díja változó, gyakorta a teremtulajdonos nem is kér külön bérleti díjat, viszont a helyiséget csak fogyasztással együtt lehet igénybe venni.
“A kereskedelmi partnereinknek szóló rendezvények és a sajtótájékoztatók szervezésekor a mondanivalónk, valamint a kitűzött cél a meghatározó” – mondja Zachár Aranka, a L’Oreal magyarországi leányvállalatának sajtóattaséja, aki a helyszínt, minden esetben a témához igazodva, maga választja ki. “Az eltérő divíziók és márkák is ezt igénylik, hiszen más üzenetet közvetítünk a párizsi luxust, illetve mást a fiatalos, sportos New York-i imázst képviselő termékeinkkel. Legutóbb egy nagyon modern, technós hajfestékhez kerestem az ideális autó-bemutatótermet, ám nem találtam olyat, ahol kényelmesen elfért volna a színpad, a nézőtér és a fogadás is.”
Ehhez hasonló gondokról mások is beszámoltak. Még a fővárosban is nehéz minden igényt kielégítő termet találni. Hol a parkolás okoz gondot, hol a fénytechnikához nem áll rendelkezésre megfelelő feszültségű csatlakozó. A nyári rendezvények esetében nehéz olyan helyszín kiválasztása, amely jó időben kerthelyiséggel és terasszal szolgál, de szükség esetén van fedett része is.
LÁTVÁNYTERV. A kiválasztott helyszín hangulatát alapvetően meg tudja változtatni a dekoráció és a világítás – és persze a hoszteszek viselkedése. A rendezvényekre sokszor külön látványterv készül, persze borsos áron. Az ár nem mindig kemény korlát, mostanában divatba jött például a vágott virággal való díszítés, pedig az nem kifejezetten költségtakarékos megoldás. “Immár hagyománnyá vált, hogy rendezvényeinken visszatérő motívumokkal hangsúlyozzuk tevékenységünket. A kék szín, az üveg és a kapcsolat szimbolikus megjelenítése visszaköszön az otthont adó épületen, a dekorációban valamint a műsorban is” – sorolja a PanTeltől Durgó Lajos, aki mindemellett igyekszik elkerülni az egy kaptafára készülő megoldásokat.
Lehet büfé, ültetett állófogadás vagy többfogásos gálavacsora – az estélyek, partik fő attrakciója az étkezés. Ez teszi fel a koronát a rendezvényre. Az ételekről, azok minőségéről és külcsínyéről igencsak megoszlik a szolgáltatói és a fogyasztói oldal véleménye. A vendég nem egyszer találkozik a különböző partikon egymáshoz ízben és látványban megtévesztésig hasonlító falatokkal. Időnként az az érzete, mintha ezek valami nagy gyárban készülnének, és mindenhova ugyanazt szállítanák.
A catering szolgáltatók természetesen esküsznek rá, hogy változatos, ínycsiklandó étkekkel rukkolnak elő. Azért mindenesetre vizsgáljuk meg az ajánlott menüsort, és bátran kritizáljuk; ez nem jelenti a szakember véleményének figyelmen kívül hagyását. A mennyiségek, a hideg-meleg ételek arányának meghatározása nekik rutinfeladat. Nincs annál kellemetlenebb, mint amikor a vendég éhes marad.
FIZETÉSI SZOKÁSOK. A rendezvényszervezési üzletág is szenved a laza fizetési fegyelemtől. A nagy cégek olykor eleve kizárják egy újabb megrendelésből azokat a vállalkozókat, akik reklamálnak a járandóságukért. Éppen emiatt a bejáratott rendezvényszervezők általában 50 százalék előleget kérnek. A nagy megrendelők viszont eleve hosszabb fizetési határidőre szóló szerződést kötnek. A rendezvényszervezők megbízási díjként átlagosan 15 százalékot tesznek rá a kapcsolt szolgáltatásokra: a programra többet, a cateringre kevesebbet. A megrendelők az esetek többségében nem szívesen fizetnek előleget a rendezvényszervezőknek, emiatt aztán legtöbbször az alvállalkozókon csattan az ostor. Nem beszélve a szervező befektetett munkájáról, amit semmivel sem kompenzálnak, ha egyszer csak lemondják a megbízást. Az évek óta tartó kapcsolatoknál egyik fél sem kér előleget.
Mint az elmondottakból is látható, egy rendezvény megszervezése komoly logisztikai feladat, amelynek elvégzése során a kulcsszavak: a bizalom, a hűség és az árrugalmasság. A részfeladatokat csak alvállalkozók (cateringesek, világosítók, hangosítók, dekorációs cégek) szövevényes rendszere tudja profi módon ellátni. Olykor azonban részükről is becsúszhat gyengébb teljesítmény. A hibalehetőséget csökkenti, ha nem kell alvállalkozót felkérni. A legtöbben mégis inkább jól bevált társakra alapoznak, akikkel már bizalmi kapcsolatuk alakult ki az évek során, s így fél szavakból is megértik egymást. A sokadik együttműködéskor pedig árengedményre is számíthatnak a biztos megrendelők. További előny, hogy az alvállalkozó révén újabb munkákhoz juthatnak, hiszen a megrendelések egyébként is legtöbbször személyes kapcsolatok révén érkeznek.
Sok rendezvényszervező úgy látja, hogy tevékenysége nem örvend akkora elismertségnek, mint például a reklámszakmában dolgozóké. Holott egy-egy jól sikerült estély legalább akkora imázsformáló szerepet játszik, mint egy jó hirdetési kampány. A Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége a szokásos lobbizás mellett a szakma presztízsének növelésén is dolgozik. E szervezet többnyire nagy forgalmat bonyolító tagjai túlzott igyekezetükben azonban nehezen engedik be tagjaik közé a kisebbeket. A rendezvényszervező cégek a médiában általában nem hirdetnek, de megtaláljuk őket a különféle céges adatbázisokban. Számukra a legjobb reklám egy emlékezetes parti.
(Közreműködött Simonyi Lilla)
