Alapkérdések: a rendezvényt megrendelő cég tevékenysége, arculata, a rendezvény célja, a meghívottak köre, várható létszáma és nem utolsósorban a rendelkezésre álló összeg.
HELYSZÍNRendezhetünk állófogadást, ültetett állófogadást, esetleg gálavacsorás rendezvényeket, ahol még válogathatunk is, hogy hány fogást szeretnénk rendelni vendégeinknek. Sok helyszín csak kötelező fogyasztással együtt bérelhető.
CATERING
Az enni- és innivaló kulcsfontosságú minden partin. Étkek helyszínre történő szállításával az erre szakosodott cégek mellett foglalkozik néhány étterem is. Ám az éttermekre erősen neheztelnek a cateringes cégek. Azt tartják ugyanis, hogy a helyszínre történő szállítás speciális feladat. Rendkívüli rugalmasságot, néhányszor rögtönzőképességet is kíván. A kitelepülésnél sok esetben szűk helyeken, ládákból dolgoznak, igen rövid idő alatt. Ha valami hiányzik a terítésnél, akkor nem lehet visszafutni a konyhába a szükséges holmiért, keresztül kell rohanni az egész városon.
Az árakat illetően a skála igen széles. Érdemes többféle ajánlatot kérni, majd azok közül választani, ügyelve arra, hogy maradjon kellő idő a felkészülésre. A cateringes cégek igényelnék a hetekkel előrelátást, ám a nagyok képesek módosításokra a rendezvény előtt még 2-3 nappal is.
Az árat erősen befolyásoló tényező az italok, ezen belül is elsősorban a röviditalok elfogyasztott mennyisége. Ha van rá mód, érdemes a megrendelő által beszerzett italokat szervíroztatni a pincérekkel, ám a cateringes cégek többsége ezt rossz néven veszi.
HOSZTESZ
Elvileg mindig csinos, mosolygós, készséges segítő. A talpraesettség, a problémamegoldó képesség fontos, hiszen annyiféle rögtönzött és ügyes közbelépést igénylő baki fordulhat elő egy ilyen estén. Az ügynökségek ezért e készségek szerint is válogatják a hoszteszeket. Némelyik saját tanfolyamot indít számukra, így személyes kontaktus alakulhat ki minden egyes alkalmazottal. Az ügynökség törekszik megismerni hoszteszeit, hogy minden rendezvényre a legmegfelelőbbet tudja küldeni. A lányok és – egyre gyakrabban – fiúk általában egyetemisták, főiskolások. A nagyobb ügynökségeknek körülbelül 120-300 hosztesz dolgozik, igaz, nem mind állandó jelleggel. A megrendelőnek közölnie kell speciális igényeit, például a nyelvtudást szükségességét. Az ügynökségek pontosan fel tudják mérni, hány hoszteszre van szükség a helyszínen, a megrendelők azonban hajlamosak ezen spórolni, amivel veszélyeztetik a rendezvény gördülékenységét és problémamentességét. Minden ügynökségnek van formaruhája, amellyel próbál igazodni a rendezvény jellegéhez, de ha a megrendelő valami speciális öltözékhez ragaszkodik (például ruha a cég színeiben, jelmez), azt vagy neki kell biztosítania, vagy kölcsönzik. A legtöbb hosztesz cég óradíjban adja meg a munkaerők árát, de más konstrukciók is előfordulnak. Az óradíj szokásosan 500 és 1500 forint/fő közé esik, a konkrét szám függ a rendezvény jellegétől, illetve a megkívánt nyelvtudástól.
AJÁNDÉK
A rendezvények végén gyakorta ajándékot nyomnak a távozó vendégek kezébe a hoszteszek. A leggyakrabban említett cégajándékok: bor, virág, desszert, nyakkendő vagy selyemsál, zenei CD.
ŐRZÉS
Nagyobb rendezvények esetében elkerülhetetlen szakosodott őrző-védő szolgálat igénybevétele a helyszín és környéke nyugalmának biztosítása érdekében. Ez a tevékenység korlátozódhat a helyszínre bejutó valamennyi személy (így értelemszerűen nem pusztán a vendégek, de a személyzet és a kisegítők) biztonsági ellenőrzésére, a betolakodók elriasztására, kiszűrésére. De tartalmazhatja az épület tűzszerészeti átvizsgálását, menekülési útvonalak kijelölését is, továbbá kiterjedhet a környéken parkoló gépkocsik biztonságának ellenőrzésére is. A biztonságiak indokolt esetben még saját ételvegyész igénybevételét is javasolják.
MŰSORSZÁM
A műsor akkor jó, ha illeszkedik a rendezvény koncepciójához, és az ötletelők különös tekintettel vannak a vendégkör összetételére. Nagy létszámú közönségnél kívánatos, hogy mindenki találjon az est folyamán egy vagy több kedvére való műsorszámot, ezért is fontos, hogy az egyes számok viszonylag rövidek legyenek. A műsort azért találták ki, hogy feloldja egy kissé a hangulatot. Legyen olyan, hogy a vendég arra a tíz percre elfelejtse, honnan is érkezett ide, s a rendezvény után milyen teendők várnak rá. Egyre nagyobb divat a rendezvények csúcspontjaként a tűzijáték és lézer-show.
MŰSORVEZETŐ
A sztár. Ő az, akit mindenki ismer, vagy azért mert pillanatnyilag helyzetben van, vagy mert hosszú évek óta valamilyen szempontból kiemelkedő teljesítményt nyújt. A szórakoztató ipar profija. A nettó 250 ezer forint feletti sztárgázsi névfüggő, nem feltétlenül tükrözi a tényleges teljesítményt.
A rutinos. Általánosan ismert személyiség, például színész. Kifejezetten igényli a forgatókönyvet és a vele szemben megfogalmazott pontos elvárásokat. A színészek általában önálló műsort is adnak. A műsorvezetők – miután ez a szakmájuk – sokkal nagyobb rugalmassággal kezelik a feladatot. Díjuk nettó 100-250 ezer forint.
A kedvelt. Gyakorlott, de nem neves – rendszerint rádiós – műsorvezetők, akiket a meghívottak az átlagosnál jobban ismernek, kedvelnek. A feladatot jól megoldják. Díjuk nettó 30-100 ezer forint.
FÉNY ÉS HANG
Ha műsor van, akkor oda fény- és hangtechnika is kell. Az ilyen szolgáltatásra specializálódott cégnek azt kell tudnia a rendezvénnyel kapcsolatban, hogy mekkora a pénzügyi keret, mi a rendezvény célja, forgatókönyve, koncepciója, helyszíne és annak műszaki sajátosságai, s persze mi a megrendelő igénye. Ha van rá idő, kívánatos fény- és hangpróbát tartani, esetleg a műsorral együtt. Az árak függnek a munkaidőtől, a felhasznált berendezésektől, a szállítási költségektől és még más apróságoktól. Kicsi a piac ezen a területen, a szolgáltatók így ismerik egymást.
DEKORÁCIÓ
A helyszínhez kell alkalmazkodnia színben, nagyságban, alakban, és műszakilag, persze a díszletnek meg kell felelnie a rendezvény hangulatának, céljának, és a megrendelő elvárásainak is. Egy dekoratőr szerint általában akkor jó egy rendezvény, ha megjelennek benne újszerű ötletek. E területen nagy a konkurenciaharc, mivel a nagy cégek egymás közt ajánlják az alvállalkozókat. A speciális szolgáltatók előnyt élveznek, kevesen vannak, de arra a bizonyos feladatra csak őket hívják. Az árképzés legtöbbjüknél itt sem órabérre megy, hanem például a kölcsönzött áru értékének 20-25 százalékát kérik. Előlegre általában 50 százalékot kell anyagköltségre kifizetni. Hiába az erős versengés, aki a teljesítés során bajba kerül – mert például az éjszaka közepén nincs nyitva a papírbolt -, az a többiektől kér segítséget, s azok rendszerint segítenek is, mert bárki kerülhet ilyen helyzetbe, s olyankor a szívesség visszakérhető.
