MonDoc – a rendszerető rendszerező

– Igaza van. Épp ezért terveztük. – mondja Kun Éva a Montana Rt. kereskedelmi vezérigazgató-helyettese. – A MonDoc System egy irodai irat- és dokumentumkezelő rendszer. Papíralapú és elektronikus ügyiratok kezelésére egyaránt alkalmas megoldás. Rendet csinál maga körül.

A konferencián kapott ismertető füzetben a MonDoc System neve alatt ez állt:

Rendszerető rendszerező

– Az iratok keletkezésének korát éljük. – bólint Vadász Pál, a Montana Rt. elnök-vezérigazgatója. – Soha még nem volt ekkora igény arra, hogy dokumentumainkat a tárolhatóság, visszakereshetőség érdekében rendszerezzük. Baráti beszélgetések indítottak minket arra, hogy ennek a rendszernek a kidolgozásába belevágjunk. 2004. novemberében pedig a jelentős és független IDC tavaly novemberben készült felmérése a Montana Rt.-t már két területen sorolja Magyarországon a dobogós harmadik helyre, ahol minden esetben az első két helyet egy – egy multinacionális cég foglalja el: az IT biztonsági szolgáltatások és az irat- és dokumentumkezelésben.

Ez egy rendhagyó konferencia

szeptember 28-án a Montana Rt. rendezésében a Mercure Hotelben

Most nem a termékről van szó. A problémákról beszélgetünk, amelyek megoldás után kiáltottak. Az emberekről és cégekről, akik használják. Arról, hogyan változtatta meg a cégek életét a rendszer ott, ahol bevezették.

– Önnel például előfordult már, hogy nem tudta, hová lett egy fontos levél? Vagy nem emlékezett kinek adta tovább? Esetleg azt nem tudták ki válaszolt rá és végül is mit? – veszi át a szót Kun Éva. – A MonDoc Systemet ilyen, mindannyiunkat kísértő problémák megoldására hoztuk létre. A rendszer modulokból épül fel, ami lehetővé teszi, hogy megrendelőinknek csak azt a szolgáltatást építsük be, amire valóban szükségük van. A Microsoft alapra épített MonDoc System megfelelő keretet kínál arra, hogy a modulokból minden esetben egységes, integrált irodai rendszer álljon össze. Olyan rendszer, amely képes megrendelőink már meglévő rendszerével, szoftvereivel együttműködni.

– Egy szerkesztőségnek például remek megoldás. – lelkesedik Réz András. – Hiszen képet, hangot, írott dokumentumot egyaránt képes kezelni. A papíron érkező leveleket, írásokat beszkennelik, s akkor máris minden egyszerre átláthatóvá válik. A főszerkesztő végre tudni fogja, kitől kért anyagot, mikorra. Tudni fogja, megérkezett-e a várt írás. És azt is, mi történt vele a szerkesztőségben. Vagy hol akadt el a munkafolyamatban. És végre nem lesz baj, ha a munka során megváltozik a címe: az elektronikus iktatás miatt azonos marad önmagával! Sőt, a képszerkesztő munkája is figyelemmel kísérhető. Láthatom, megjöttek-e a képek, elvégezték-e rajtuk a kért változtatásokat. És többé nem fordul elő, hogy a kész anyag helyett véletlenül egy korábbi, félkész munka kerüljön a lapba – a munkafolyamaton végigkísért dokumentumból egyértelműen kiderül, melyik az utolsó elfogadott változat.

– Íme így nő a MonDoc System bevezetése következtében a munka hatékonysága. – feleli Kun Éva. – Vagyis nem arról van szó, hogy a feleslegessé váló munkaerőnek távoznia kellene. Épp ellenkezőleg. A munkatársak végre azzal foglalkozhatnak, ami fontos, amiért tulajdonképpen felvették őket. A rendszer az irat-visszakeresés akár több órás procedúráját néhány másodpercnyire rövidíti le. Intelligens keresőrendszerében számos előre meghatározott keresőlista mellett korlátlan számú keresőlista hozható létre. Az ilyen cégnél az iratok rendben vannak, az ügyfelek elégedettek.

– Aki a jogtól azt várja el, hogy hatékonyan működjön, annak gondoskodnia kell róla, hogy iratai bizonyosan rendelkezésre álljanak. – mondja Dr. Dessewffy Anna, közbeszerzési és informatikai kérdésekben járatos ügyvéd. – Az iratok legbiztonságosabb kezelése pedig – akár eredetileg papíralapú, akár eleve elektronikus iratról van szó – a számítástechnika segítségével lehetséges. 8-10 évig irathegyeket rendszerezetten megőrizni, szükség esetén visszakeresni nem olcsó mulatság. És kevéssé biztonságos. Ezért született meg és lép hatályba november 1-jén a Közigazgatási Törvény, mely széles körben megnyitja az utat az e-ügyintézés előtt. A MonDoc System ezen új törvény előírásainak mindenben eleget tesz.

Eleget tesz, hiszen a jövő számára készült. – így Kun Éva. – Ahogyan eleget tesz az Európai Unió ajánlásának, a MOREQ-nak is, mely a biztonságos adatkommunikáció és a személyi adatok védelmét biztosító szabályait fekteti le. A jövő számára készült, ezért a MonDoc Systemnek van e-aláírást hitelesítő modulja és időpecsét modulja is? Igen, egy külön hitelesítő modul áll ügyfeleink rendelkezésére, mely a HIF által hitelesített időpecsétet és egy tetszőlegesen megválasztott hitelesített elektronikus aláírást csatol a megkívánt dokumentumhoz.

Ha a jövőről van szó, szenteljünk pár percet az alkalmazott informatika előtt álló nagy kihívásoknak is. – szól hozzá Konkoly Péter, a Montana alkalmazásintegrációs és fejlesztési igazgatója. – Nem olyan régen még mindenki önálló, külön működő alkalmazásokat készített. A sziget programok korát mára az integrált megoldások váltották fel. Az alkalmazások képesek kommunikálni egymással. De a jövő kihívása egy egységes munkafelület létrehozása lesz. Az önálló célprogramokat a felhasználó egyetlen felületen kezelheti majd az általa használt akár 10-15 alkalmazást – anélkül, hogy a programokat külön-külön behívnia, cserélgetnie kellene. A MonDoc System már ebben a szellemben készült, ezért alkalmas akár maga is egy ilyen integráló alkalmazás legyen, továbbá képes minden további nélkül ilyen módon együttműködni a Microsoft legújabb fejlesztésével, a Share Pointtal, mely a vállalaton belüli kommunikáció Intranetes megoldására készült.

Mi éppen ezt a gondolkodásmódot szeretjük a Montanában. – veszi át a szót Iváncsics Pál a T-Mobile fejlesztési igazgatója. – Hogy akar, és mer újat gondolni. Mi olyan cég vagyunk, amely nyitott, sőt elkötelezett az újdonságok, az innováció irányában. A T-Mobile egy hatalmas nemzetközi vállalat része – Magyarországon több mint négymillió előfizetővel. Ügyfeleinkkel ápolt sokrétű és számos részletre kiterjedő kapcsolataink átfogó és bonyolult technikai rendszerek összehangolását igénylik. Ügyiratok, levelek, fax, és e-mail hegyek feldolgozásáról van szó. S akkor még nem is szóltam egy ilyen nagyvállalat belső döntési rendszerében keringő iratokról. Amikor tendert hirdettünk dokumentumkezelő rendszerünk megoldására, a Montana a MonDoc Systemmel, egy azóta minden tekintetben bevált megoldással állt elő. Nálunk, a T-Mobilnál magasan van a léc, sokan bizony még a multik közül is leverik. A Montana magasan átugrotta.

– A MonDoc Sytem alkalmazása minden esetben izgalmas tanulságokkal szolgál. – válaszolja Kun Éva. – Az olyan hatalmas és jól szervezett cégek, mint a T-Mobile, az elsők között vezetik be a dokumentumkezelő rendszert. Megtisztelő feladat volt a Magyar Nemzeti Bank, irat- és dokumentum-kezelésének, majd a PSZÁF nagy irattárának megoldása. Különösen érdekes volt a minősített európai uniós és NATO dokumentumok kezelésére kiépített, a világ számos országát összekötő, minden magyar külképviseleten jelen lévő rendszer, mely a Magyar Külügyminisztérium rendkívül szigorú biztonsági igényinek mindenben eleget tudott tenni. Természetes, hogy a legtöbb irat a legnagyobbaknál halmozódik fel, és először mindig őket kötelezi változtatásra a jogszabály. Szeretném hangsúlyozni, hogy számunkra minden szervezet egyenértékű: kicsik és nagyok egyformán a számukra megfelelő megoldást kapják.

A megvalósított projektek ezért igen változó méretűek. – teszi hozzá Vadász Pál. A rendszer körülbelül az 50 főt foglalkoztató vállalatok számára kezd igazán érdekes lenni. De akad jóval kisebb létszámú, de számos iratot kezelő megrendelőnk is: egy tíztagú ügyvédi iroda. A legnagyobb általunk épített rendszer több mint 3 600 felhasználót szolgál ki. Az eddigi beruházások 2,5 millió és 120 millió forint között mozogtak. Könyvvizsgáló által hitelesített számításaink szerint a kisebb beruházások 8, a nagyobbak legfeljebb 18 hónap alatt térülnek meg.

A MonDoc System egy életképes, megtérülő, a megrendelő problémáját megoldó rendszer. Csoda-e ha a Microsoft alapú irat- és dokumentum kezelők piacán piacvezető lett? – teszi fel a költői kérdést Gágyor Gábor, a Microsoft Partner Managere. – Hogy miért dolgozunk együtt, miért állunk ki ezért a cégért? Mert Magyarországon elnyert 46 Microsoft Gold Partner fokozat közül három a Montanáé. Mert e három partnerséget olyan területen szerezték meg, amely a Microsoft tevékenységének fő irányát jelenti. Mert a Montana az a partnerünk, aki Magyarországon a legtöbb üzletet, a legjobb üzletkötői hozadékot és a legjobb referenciákat szállítja a Microsoftnak. Az én fizetésem legnagyobb része abból származik, hogy szoftverlicenceket értékesítek. Köszönöm Önöknek a fizetésemet.

– Ha az ember problémájával egy piaci óriáshoz fordul, jó esetben azt a választ kapja: „kivizsgáljuk”, „megvizsgáljuk”, „utána nézünk”. És persze nem néznek utána. – néz körül Réz András. – Talán remélhetjük, mi egyszerű halandók, hogy a MonDoc System egyre szélesebb körű bevezetésével mindez megváltozik, és a válasz így hangzik majd: „máris mondoc (mondom)!”. És akkor jön el az irattól függők számára is az igazi Kánaán.