Az MBS Navision Integrált Vállalatirányítási Rendszer magyarországi bevezetése óta eltelt időszak projektjei igazolták azokat a várakozásokat, amelyek ennek az igen rugalmas és alacsony költségszinten implementálható megoldásnak jelentős sikereket jósoltak. A versenyszféra kis- és közepes vállalkozásai gyorsan felismerték a Navision alkalmazásában rejlő előnyöket, azonban az is világossá vált, hogy az államháztartás szervezeteinél jelentkező speciális követelmények némelyikének a rendszer alapkiépítésben nem képes megfelelni.
A SZÁMALK Informatika Rt. a Microsoft Magyarország Kft. megbízásából és támogatásával, a költségvetési gazdálkodásban jártas szakértők bevonásával, elemezte azokat a sajátos szempontokat, amelyek az államháztartásra vonatkozó jogszabályi előírások és gyakorlati tapasztalatok alapján egy integrált vállaltirányítási rendszer államháztartási megfelelőségét meghatározzák. A vizsgálatok azt mutatták, hogy az igen vonzó általános tulajdonságok következetes megtartása mellett néhány modul esetében kisebb mértékben módosítani kell a rendszer struktúráját, illetve kiegészítő eljárásokat kell létrehozni.
Az elemzésre alapozott részletes tervezőmunkát követően a SZÁMALK Informatika Rt. tanácsadói és fejlesztő csapata munkájának eredményeként 2004 tavaszára készült el az MBS Navision Költségvetési Kiegészítő Megoldás (KKM), melynek validálására egy azóta végrehajtott sikeres kísérleti bevezetési projekt keretében került sor. A fejlesztésre a Microsoft Magyarország Kft. minőségbiztosítása mellett került sor.
A Főkönyv, a Beszerzés, az Értékesítés, a Készletkezelés valamint a Tárgyi eszköz modulokat érintő módosításoknak és kiegészítéseknek köszönhetően az új megoldást a következő képességek jellemzik.
1. A KKM alkalmas a költségvetési szervek általános főkönyvi számlakeretének befogadására és a három főkönyvi számlatípus – előirányzati, teljesítési és állományi számlák – megfelelő kezelésére.
2. A KKM a jogosultsági rendszeren keresztül lehetővé teszi az egyes számlatípusokhoz kapcsolódó feladatok felhasználók közötti elosztását, azaz annak biztosítását, hogy az egyes felhasználók a számukra beállított jogosultságok révén vagy csak az előirányzati, vagy csak a teljesítési számlák módosításait hajthassák végre.
3. A KKM-ben az előirányzati számlák módosítására jogosult felhasználók rögzíthetik az adott előirányzati számlákhoz kapcsolódó kötelezettség vállalásokat. Munkájukat segíti, hogy bármikor megtekinthetik a megfelelő teljesítési számlákon az adott időpontig lekönyvelt tételek összesített adatait.
4. A KKM-ben a teljesítési számlák módosítására jogosult felhasználók munkáját segíti, hogy bármikor megtekinthetik a megfelelő előirányzati számlák aktuális jóváhagyott, illetőleg szabad (még felhasználható) előirányzati összegeit.
5. A KKM lehetővé teszi, hogy a kötelezettség vállalások mellé a későbbi feladatokat megkönnyítő, tájékoztató jellegű adatok (pl. költséghely, gyakoriság) is rögzítésre kerüljenek.
6. A KKM a beszerzések könyvelésekor lehetővé teszi, hogy a megfelelő kötelezettség-vállalási összeg automatikusan csökkentésre kerüljön az adott beszerzési összeggel.
7. A KKM a teljesítési számlákra történő pénzforgalmi könyvelések során, tranzakciónkén lehetővé teszi a megfelelő KTK (Kincstári Tranzakciós Kód) megadását.
8. A KKM képes fogadni a központi bérszámfejtési rendszer által az adott intézményre vonatkozóan szolgáltatott bérszámfejtési adatokat és biztosítja azok főkönyvi feladását
9. A KKM számos új, beépített lekérdezési lehetőséget tartalmaz mindhárom számlatípus információinak rugalmas eléréséhez.
10. A KKM biztosítja a funkcionális és a közgazdasági könyvelés lehetőségét.
11. A KKM alkalmas a költségvetési szervek számára jogszabályban előírt tartalmi és formai követelményeket kielégítő főkönyvi kivonatok elkészítésére és nyomtatására.
12. A KKM a Főkönyvvel integrált módon támogatja a rendszert alkalmazó költségvetési szerv beszerzési, értékesítési, készletkezelési és tárgyi eszköz nyilvántartási feladatait is. Ennek megfelelően egyebek mellett alkalmas a tárgyi eszközök értékcsökkenések automatikus könyvelésére is.
