Az IDC tanulmánya, mely 500 főnél több alkalmazottat foglalkoztató európai vállalat megközelítőleg 1000 felsővezetőjének bevonásával készült, rámutatott arra, hogy az európai szervezetek közel kétharmada (65%) nem követi nyomon a dokumentumok költségeit. A felsővezetőknek csupán 10 százaléka tudja megbecsülni az ilyen jellegű kiadásokat, bár többségük azt állítja, hogy vállalatának van dokumentumkezelési stratégiája. A megkérdezettek több mint fele úgy gondolja, hogy stratégiájuk jól vagy nagyon jól működik és javítja a hatékonyságot, a termelékenységet, illetve a költségellenőrzést. Kevesen vélik azonban, hogy ez mindhárom területre érvényes. A kutatás felfedte a dokumentumkezelés különösen gyenge pontjait, melyek a tartalomkezelés, a munkafolyamat-kezelés (workflow) és az igény szerinti nyomtatás területei.
Az IDC-kutatás jelentős selejtarányt tárt fel a kinyomtatott dokumentumok esetében. A vizsgált vállalatok 31 százalékánál az összes kinyomtatott dokumentumnak több mint 10 százaléka a szemétbe kerül, mert helytelen információkat tartalmaz vagy mert nem használják őket, de a válaszadók több mint 10 százalékánál a selejt meghaladja az összes kinyomtatott dokumentum 30 százalékát.
Az IDC a kutatás eredményeivel együtt közzétett ún. Fehér Könyvében (White Paper) azt javasolja, hogy a vállalatok tegyenek lépéseket tényleges költségeik meghatározására, vizsgálják meg dokumentum-kezelési stratégiájukat, valamint arra ösztönzi a vezetőket, hogy e terület racionalizálásával törekedjenek költségeik csökkentésére és hatékonyságuk növelésére.
A Xerox dokumentum kezelési felmérése az első lépés azon területek feltárásában, melyek költségmegtakarításra és a folyamatok ésszerűsítésére kínálnak alkalmat. Ezután kerülhet sor az ügyféllel történő megállapodásra és a dokumentum-kezelést meghatározó stratégia kialakítására, melyet a Xerox valósít meg, garantálva az idő- és költségmegtakarítást, valamint az üzleti folyamatok hatékonyabbá tételét.
„A felmérési folyamat magas biztonsággal tárja fel azokat a dokumentum kezelési területeket és kérdéseket, amelyekkel érdemes és kell foglalkozni” – foglalja össze tapasztalatait Bujdosó Andrea, a Xerox Üzleti Szolgáltatási üzletágának magyarországi értékesítési igazgatója. „A megtakarítások a legtöbb esetben igen jelentősek, különösen, ha a szervezet kész felülvizsgálni működését és kihelyezni a feladatot és a felelősséget egy külső partnernek. Egy példát említve a közelmúltból, egy globális informatikai szolgáltató irodai nyomtatási költségeit csökkentettük éves szinten több, mint 1 millió dollárral. További jelentős előnyei is voltak a feladat-kihelyezésnek, hiszen az ezáltal felszabaduló erőforrásokat a vállalat hatékonyabb üzleti folyamatai felé irányította, a munkatársak termelékenységének javítását is biztosítva.”
Az IDC által megkérdezett felsővezetők több mint fele úgy véli, hogy a jelenlegi üzleti környezet legnegatívabb aspektusai a világgazdaság mélyrepülése, a fokozott verseny, és a finanszírozás hiánya. A nyilatkozók beszámoltak arról is, hogy a legnagyobb üzleti kihívást számukra a nyereség és termelékenység növelése jelenti, második helyen pedig az ügyfélkiszolgálás javítása áll. „A mai piaci környezetben az üzleti élet vajon melyik más területe kerülhetné még el ennyire a felső vezetés figyelmét, mint a dokumentumkezelés, holott kiemelkedően magas költségekkel jár, épp ezért elképesztően nagy megtakarítási lehetőségeket kínál, ráadásul az ügyfelek kiszolgálását is jelentős mértékben javítja?” – kérdezi Jamie Snowdon, az IDC európai szolgáltatási részlegének kutatási igazgatója.
A Xerox által szponzorált, „Dokumentumok – A költségellenőrzés és a vállalat átalakításának lehetősége” című vizsgálat során az IDC közel 1000 igazgatót, informatikai, technológiai és gazdasági vezetőt kérdezett ki 14 európai országban. A vizsgálatban részt vett az Egyesült Királyság, Franciaország, Németország, Olaszország, Ausztria, Svájc, Belgium, Hollandia, Svédország, Dánia, Finnország, Spanyolország, Lengyelország és a Cseh Köztársaság.