Kizökkenteni a munkatársakat a megszokott vállalati működésből és környezetből – ez a céljuk azoknak az angol cégvezetőknek, akik
kávéházakba, éttermi különtermekbe, parkokba szerveznek egy-egy fontosabb értekezletet.
Az ötlet az iskolai mintán alapszik. A gyerekek hatékonysága, kreativitása és lelkesedése is nő, ha nem mindig az osztálytermekben tartják meg a tanórákat. A parkban eltöltött irodalom- vagy biológiaóra nem a tanulás rovására megy, sőt a tapasztalatok szerint a gyerekek könnyebben és máshogyan gondolkodnak az új, inspiráló környezetben.
Főnökök lázálma?
Azt a főnököt kell leginkább meggyőzni a vállalaton kívül megtartott meetingek hasznosságáról, akinek az a kényszerképzete, hogy alkalmazottai kizárólag akkor dolgoznak, amikor fél szemét rajtuk tartja. Ha egy beosztott telefonál vagy túlságosan leköti a számítógép, az a főnöke szemében már csak magánéleti vonatkozású lehet. Az ilyen típusú vezetők úgy érzik, egy máshol megtartott értekezlet egyet jelent a kontroll elvesztésével. Őket arról kell meggyőzni, hogy a fegyelem nem tűnik el az irodán kívül.
Munkapszichológusok szerint minden embernek van kialakult munkahelyi viselkedésformája, tipikus személyisége, melyet munkakörnyezetben ölt magára. Az irodai tárgyalók hangulata automatikusan korlátot állít az egyes személyek gondolkodásának és magatartásának.
Ezzel szemben természetes közegben eltűnnek a korlátok, az emberek könnyebben lazítanak, vállalják személyiségüknek minden vonását, nemcsak a munkakörnyezetben megszokottakat. Meglepő dolgok történhetnek ilyenkor. A hierarchia, a leosztott és játszott szerepek az új keretek között elvesztik jelentőségüket, a munkatársak egyenrangú felekként más arcukat is megmutathatják. A felszabadultság érzetét kelti, ha nem a négy megszokott fal között kell dolgozni, sokkal gyorsabb és hatékonyabb munka folyik.
Ha a munkatársak az értekezlet színhelyéről is szabadon dönthetnek, nő az autonómia érzése és egyben a felelősségtudatuk is. Ez rendkívül pozitívan hat a hatékonyságra és termelékenységre.
A munkahelyi környezet magunk mögött hagyása egyben szabadulást is jelent az egyéb apró-cseprő feladatoktól. Egy kávéházi értekezlet résztvevőit nem hívják ki fontos telefon vagy sürgős probléma miatt, így az aktuális kérdésekre koncentrálnak.
A varázsszó: különlegesség
Természetesen nem lehet mindennap máshol tartani az értekezletet. A túlzott változatosság megszünteti az állandóság érzését, az pedig hosszú távon már a vállalati működés rovására megy. Egyes cégek éppen ezért csak a fontosabb vagy a különleges alkalmakkor megtartott értekezleteket szervezik kávéházba, parkba, konferenciaközpontba.
Ügyelniük kell azonban a vezetőknek arra, hogy ne mindig ugyanazt a helyszínt válasszák – még akkor sem, ha évenként egyszer előforduló eseményről van szó -, különben elvész a hely inspiráló hatása. Egy angol cégnél az januári első, úgynevezett évindító értekezletet sohasem szervezik ugyanoda, hogy a munkatársak mindig átéljék a kezdődő, talán kevésbé várt munkaév újdonságát.
Más cégek nemcsak különleges alkalmak kapcsán tartják más közegben az értekezleteket. A havonta egyszer-kétszer szervezett ilyen meetingek még nem hatnak negatívan a szokásos vállalati üzletmenetre. A felszabadultság érzete viszont fenntartható, és könnyebben előidézhető. Elég egy e-mail a munkahelyen, amelyik az utolsó kávéházas találkozásra emlékeztet, és a munkatársak máris hatékonyabban és nagyobb kedvvel dolgoznak.
Nyakkendővel a parkban
Sokak nem tartják alkalmas helyszínnek a kávéházakat és parkokat az üzleti kérdések megbeszélésére. A vendégek és a sétálók elvonhatják a munkatársak figyelmét. A tapasztalatok rácáfolnak erre: a gyerekek lármája, a többi ember beszélgetése egyáltalán nem zavarja az értekezletet, a résztvevők ki tudják zárni a külvilágot.
A „civilek” sem lepődnek meg azon, mit keresnek öltönyösök laptopjukkal a kávéházban, miért itt hallgatják meg a projektekről tartott prezentációkat. Természetesen kezelik az amúgy kissé szokatlannak tűnő helyzetet.
