Minden cég és szervezet életében alapvető kommunikációs médium lett az elektronikus levelezés. Felmérések szerint itthon és külföldön egyaránt fontosabbnak tartjuk az üzleti telefonálásnál.
Szerződések, árajánlatok, megrendelések, fontos levelek egyaránt elektronikus formában érkeznek. Az elektronikus levelezés zökkenőmentes üzemeltetése, a postafiókok tárhelyének karbantartása az egyik legfontosabb IT-feladat.
Tovább bonyolítja ezt a számviteli törvény előírása. E szerint minden gazdálkodással kapcsolatos e-mailt eredeti formátumban, tehát elektronikusan köteles minden gazdálkodó szervezet archiválni.
FONTOSABB A TELEFONNÁL. A Radicati Group és az Osterman Research friss felmérései szerint egy átlagos üzleti felhasználó napi 140 levelet fogad és küld napi 18 MB tárhely felhasználásával. Felhasználónként így évente több mint 4 GB tárhelyre van szükség.
Az Exchange kiszolgálót pedig nem ilyen felhasználásra tervezték. Ekkora méretű postafiókok alatt gyorsan lelassul, és kitölti a rendelkezésre álló tárhelyet.
A hatalmas Exchange Store biztonsági mentése is lassú feladattá válik, a felhasználóknak pedig saját leveleiket kell kitörölniük vagy saját számítógépen tárolt PST-mappákba mozgatniuk. Mindkét megoldás rengeteg gondot és rossz esetben adatvesztést okozhat.
KOLUMBUSZ TOJÁSA. A felsorolt problémákra az archiválás képes hosszú távú megoldást adni. Segítségével a régi levelek és a nagy csatolmányok kikerülnek az Exchange Store-ból, a felhasználók pedig korlátlan tárhelyet kaphatnak. A levelek megőrzését az archiváló szoftver oldja meg – szakszerűen és a jogszabályoknak megfelelően.
Az archiválás során az Exchange csak a friss leveleket tárolja, a korábbi, például egy hónapnál régebben érkezett levelek helyén csak egy néhány KB méretű, rövid link marad, a levél pedig átkerül a kereshető archívumba.
MILLIÓS MEGTAKARÍTÁS. A megkérdezett cégek többsége azt a megoldást választja, hogy korlátozza a felhasználók tárhelyét. Ezzel kényszeríti rá őket arra, hogy maguk szelektálják, töröljék a levelezést.
Pedig a piacon ma már több cég archiváló terméke elérhető. Használatukkal évente akár milliós nagyságrendű tételeket lehet megtakarítani, mivel nem kell újabb szerverkapacitást vásárolni.
A legelterjedtebb a Symantec Enterprise Vault rendszere. De hasonlóan jó az Autonomy Zantaz, az EMC EmailXtender vagy a Sunbelt Exchange Archiver is.
Wiedemann Edina
MITŐL LESZ JÓ EGY ARCHIVÁLÓ? Tárhelygazdálkodás szempontjából alapvető, hogy az egyforma leveleket csak egyszer tárolja el az archiváló. Ha egy nagyméretű hírlevelet naponta több száz példányban kapnak meg a felhasználók, akkor az archívumban csak egyszer kell szerepelnie.
Szintén alapvető szolgáltatás az eltárolt levelek tömörítése és titkosítása. A tömörítés segít a levelek lehető legkisebb helyen történő tárolásában, míg a titkosítás garantálja, hogy az archívumhoz alacsony szinten hozzáférő illetéktelenek ne tudjanak leveleket eltulajdonítani.
Az archiválást kényelmessé teszi, ha automatikusan be tudjuk ütemezni a feladat elvégzését: több archiváló képes például az egy hónapnál régebbi levelek automatikus archiválására, így nincs szükség folyamatos rendszergazdai felügyeletre.
Az automatikus verziókövetés a jogszabályoknak megfelelően lehetővé teszi, hogy a módosított levelek minden példánya rendelkezésre álljon.
További hasznos szolgáltatás lehet a közös mappák archiválása, a felhasználók elszórt PST-fájljainak automatikus begyűjtése, és a törölt levelek könnyű viszszaállítása (biztonsági mentés nélkül is hatékonyan működhet).
Tárhelygazdálkodás szempontjából alapvető, hogy az egyforma leveleket csak egyszer tárolja el az archiváló. Ha egy nagyméretű hírlevelet naponta több száz példányban kapnak meg a felhasználók, akkor az archívumban csak egyszer kell szerepelnie.
Szintén alapvető szolgáltatás az eltárolt levelek tömörítése és titkosítása. A tömörítés segít a levelek lehető legkisebb helyen történő tárolásában, míg a titkosítás garantálja, hogy az archívumhoz alacsony szinten hozzáférő illetéktelenek ne tudjanak leveleket eltulajdonítani.
Az archiválást kényelmessé teszi, ha automatikusan be tudjuk ütemezni a feladat elvégzését: több archiváló képes például az egy hónapnál régebbi levelek automatikus archiválására, így nincs szükség folyamatos rendszergazdai felügyeletre.
Az automatikus verziókövetés a jogszabályoknak megfelelően lehetővé teszi, hogy a módosított levelek minden példánya rendelkezésre álljon.
További hasznos szolgáltatás lehet a közös mappák archiválása, a felhasználók elszórt PST-fájljainak automatikus begyűjtése, és a törölt levelek könnyű viszszaállítása (biztonsági mentés nélkül is hatékonyan működhet).
