Egy lépést sem kell tenniük a Silicon Grapihics leányvállalatainál dolgozó munkatársaknak ahhoz, hogy megtanulják az anyacégük által kibocsátott új termékek jellemzőit, használatát. Az újdonságokat ismertető oktatás a képviseleteket összekötő intranet hálózaton keresztül zajlik le. Az alkalmazottak webes felületen figyelhetik az ábrákkal és képekkel illusztrált tananyagot, az oldalon elhelyezett ablakba beírhatják kérdéseiket, amelyekre a telefonos konferenciavonalon szóban azonnal megkapják a választ. A drága repülőjegyek, szállodafoglalások és terembérlet helyett mindössze csak az élő telefonkapcsolat díját kell fizetni. A Silicon esetében egy ilyen oktatáskor 8 ezer munkatárs juthat gyorsan és olcsón szaktudáshoz.
Az intranet az internet-technológián alapuló zárt hálózat, amelyet a felhasználó ugyanúgy kezelhet, mintha a világhálón böngészne. Ebből két nagy előny származik: egyrészt nem kell új szoftverek használatát betanítani, másrészt, ha a kliens gép eddig is alkalmas volt az interneten való keresésre, akkor a felhasználó oldaláról semmilyen pluszberuházást nem igényel az intranet kialakítása. Szerver oldalon persze szükség van némi fejlesztésre: üzembe kell helyezni egy webszervert, amelynek költsége az igényektől függően változhat. A beruházás mértéke úgy csökkenthető, hogy nyílt forráskódú operációs rendszereket használunk.
FŐ A BIZTONSÁG. Az intranetek összeköttetésben állnak az internettel, ezért nagy hangsúlyt kell fektetni a biztonságra. A vállalati hálózat és a világháló közötti átjárót az úgynevezett tűzfal védi. Kovács Tamás, a Montana Rt. rendszermérnöke szerint a tűzfal üzemeltetésére is érdemes egy dedikált (egy feladatra specializált) szervert üzembe helyezni. Ezekre szintén telepíthető nyílt forráskódú, ingyenes fejlesztésű szoftver. Az ismert programgyártó cégek tűzfalrendszerei 0,5 és 10 millió forint közötti összegbe kerülnek. Az intranet kialakítása és üzemeltetése egy vagy két szakember állandó munkáját jelenti. Ennek havi költsége maximum fél millió forint. Ha ezekhez hozzávesszük a szerverek – típustól függő – 1-3 milliós árát, a beruházás még így sem éri el azt az összeget, amit a későbbiekben a hálózatból profitálhatunk.
Az intranet oldalak tartalma függ a vállalat tevékenységétől. Általában ezeken a belső site-okon megtalálható a munkatársak e-mail címe, telefonszáma; a cég szervezeti felépítése. Ezen túlmenően egy gyártó vállalatnál elhagyhatatlan a termékek leírása, ára, a raktárkészlet aktuális állapota. A Silicon Graphics esetében például az alkalmazottak az intranet oldalon keresztül adhatják meg, hogy számukra a napi munkához milyen eszközök szükségesek, amire a főnökök szintén az intranet segítségével reagálnak. A beszerzési osztály az adott weboldalon megjelenő igények összesítése alapján végzi el a vásárlásokat.
Természetesen nemcsak ügyviteli célra használható egy belső hálózat. A Cushman & Wakefield amerikai ingatlanügynökség szintén intraneten keresztül teszi elérhetővé az adatbázisát, amelyet az alkalmazottak az igény (alapterület, bérleti díj) szerint lekérdezhetnek. Az ügyfél számára az ingatlanról így szöveges, és fényképes információval is tudnak szolgálni. Az ügynöknek nem kell feltétlenül a cég irodaházában tartózkodnia, hanem a saját hordozható számítógépéről is elérheti az adatbázist. (Ekkor a hálózatot már extranetnek nevezik.)
SZABÁLYOZOTT HOZZÁFÉRÉS. Az intranet előnye akkor mutatkozik meg, ha nagy mennyiségű információt kell a vállalaton belül mozgatni. A weben keresztül lehetőség van különböző adatbázis- és ügyviteli szoftverek használatára is, amelyek nagy előnye, hogy egyrészt a szervezeten belül bárhonnan, extranet esetében még otthonról is elérhetők, másrészt kliens oldalról nem igényelnek nagy erőforrást. Az intrane-ten található információk struktúráját úgy érdemes kialakítani, hogy a vállalat minden szervezetének legyen külön site-ja. Az adatokhoz való hozzáférést pedig szabályozni kell: mindenki csak a számára fontos információkat érhesse el, de azokat könnyedén.
Magyarországon a Matávnak van a legnagyobb intranet hálózata, amelyet 1997 óta üzemeltetnek. Tölgyesi László, az egyik intranet szerkesztő elmondta, hogy korábban belső kommunikációra csak egy Lotus Notes alapú levelezőrendszert használtak. Ma már elképzelhetetlen lenne az élet a Matávnál belső intranetes hálózat nélkül. Ezen az általános publikációs eszközön megtalálható – szervezeti egységenként elosztva – minden hivatalos belső információ. A fórum oldalakon pedig az ország különböző részén dolgozó szakemberek oszthatják meg tapasztalataikat, vitatkozhatnak egyes szakmai témákról.
