Ahhoz, hogy a világ öt pontján dolgozó öt ember alkotta munkacsoport úgy legyen képes együtt dolgozni a számítógépes hálózaton, mintha egy szobában ülnének, a gyors számítógép, gyors hálózat mellé megfelelő szoftverekre is szükség van.
Aki a mai személyi számítógépek – ezek 100 vagy annál több megahertzes processzorral működnek, a kisebb teljesítményűek központi memóriája is legalább 8-16 megabájtos – valamelyikét használja, ritkán fordul elő vele, hogy várnia kell arra, hogy a gép végrehajtsa utasítását, inkább a gép vár arra, hogy a kezelő reagáljon, adja ki a következő parancsot. Ha a PC-t valamilyen elég gyors hálózatba is kötjük, eljuthatunk odáig, hogy gondolataink valamivel előbb érnek el munkatársainkhoz, mint ahogy mi magunk megértenénk őket. Ma még csak az utca, a villamos van tele magukban beszélő emberekkel, nemsokára a munkahelyeken is lesznek. Az emberek az asztalukra helyezett képernyővel fognak társalogni. Ennyit szelíd iróniával az informatikai társadalom alakulásáról, mielőtt bemutatnánk azokat a csoportmunka-szoftvereket, amelyek alkalmasak arra, hogy akár két személyi számítógépből, akár 20 ezerből álló hálózaton dolgozó emberek közös feladatainak megoldását segítsék, szervezzék, összefogják.
A groupware lehetőségei
Az úgynevezett csoportmunka-szoftverek (groupware) képesek folyamatosan változtatni a közösen használt dokumentumokat, nyilvántartják, mikor kinek mit üzentek a munkatársak, figyelmeztetnek, ha közeledik, szólnak a főnöknek, ha lejár a határidő stb. A csoportmunkát támogató szoftverek alapját természetesen az adatbázis képezi és azok a programok, amelyek ennek tartalmát különféle “nézőkéken” keresztül megmutatják a gép előtt ülőnek. Miből is áll egy ilyen “csoportmunka”? Adott egy feladat, amely megoldásának eredménye egy berendezés terve, egy körlevél az állampolgároknak, egy hitelszerződés stb. Összeáll a csoport és kiosztják egymás között a feladatokat, elkészítik az ütemezést, aztán mindenki a rá kiosztott szerepnek megfelelően elkezd dolgozni. Időnként egyedül, időnként a csoport tagjaival beszélgetve, időnként a megrendelővel, ügyféllel stb. konzultálva. Mindez sok üresjárattal jár, sok menet közbeni gondolat, ötlet a feledés homályába vész, ha nem kerül bele a végső produktumba, és a munka során számos vita, konfliktus adódik. A számítógép alkalmas arra, hogy minden futó ötletet elraktározzon, rendszerezzen. Visszakereshető, hogy mikor ki mit ígért, félreértések, viták sorozata küszöbölhető ki ezzel. A szoftverrel megtervezhető a munkafolyamat, automatizálható az időegyeztetés a munkatársak között, sőt, akár ugyanazt a dokumentumot egyszerre szerkeszthetik egymástól nagy távolságra.
Csoportmunka-támogatás, munkafolyamat szoftver (workflow) – ezek a kulcsszavak ahhoz, hogy miért is tudta megőrizni pozícióit a Lotus a szoftverpiacon, miután jobb marketinggel a Microsoft az Excellel letarolta azt a táblázatkezelő-program piacot, amelyet korábban a Lotus 1-2-3 vezetett. A nyolcvanas évek végének nagy újítása volt a számítógépes notesz, a Lotus Notes, amely mindent tud és még annál is többet, amit a vastag fűzős határidőnaplók és a menedzserkalkulátorok tudnak. Születtek és piaci sikert arattak más, többek között a csoportmunka támogatására szánt termékek is, pl. a Novell GroupWare-je, az ICL TeamWare Office programja, a Digital LinkWorks-e, a Bull OfficeTeam csomagja és mások. Amerikában számos – magyar szemmel talán nagy, ám ott kicsinek számító – szoftvercég van a piacon saját megoldásaival.
Fóris Zoltán, a Lotus Magyarország igazgatója 300 körülire teszi a hazánkban alkalmazott Notes-rendszerek számát, mintegy 100 szervezetnél. Ezekkel mintegy 2000 ember dolgozik nap mint nap, idénre számuk megugrását várják. A közeljövőben váltanak át ugyanis több helyen – így a Matávnál, az Országos Egészségügyi Pénztárnál – a kísérleti alkalmazásról az élesre. Tavaly világszerte megduplázódott a Notes-alkalmazók száma és már meghaladja a négy és félmilliót.
Konzultáció a vásárlóval
A Lotus Notes megoldása azért lett olyan sikeres, mert könnyen a szervezethez, az emberekhez idomítható, mindenki “notesze” egyedivé alakítható. A terméket forgalmazó viszonteladói hálózatot is úgy építették fel, hogy megfelelően képzett programozók minden vásárlóval egyedileg konzultálva formálták meg az adott alkalmazást. Egy Notes-eladás beérési ideje átlagosan hat hónap. Magyarországon is úgy kezdődött a térhódítása, hogy a Unioffice Kft. megkapta a fejlesztési, értéknövelői viszonteladói (value added reseller) jogokat, és számos Notes-rendszerbevezetési megbízást teljesített, többek között a Miniszterelnöki Hivatal és a Világkiállítási Programiroda számára. Később a KFKI Networx – amely egyébként a világ legkedveltebb Lotus termékének, a cc:Mail elektronikus levelezőrendszernek a magyar verzióját is elkészítette – valamint a Rolitron, a Montana is hasonló munkába kezdett. A Notes lassan átkerült az exkluzív megoldásból a kis és közepes cégek számára is megfizethető programok közé. 1994 elején lett belőle polcról levehető, csomagolt szoftver, amelyből hazánkban elsősorban a kormányzati szféra és a kereskedelmi vállalatok vásároltak.
Összegyúrt programcsomagok
A Digital LinkWorks programja – használják például a Pénzügyminisztériumban, a Népjóléti Minisztériumban – más felépítésű: elsősorban az irodai munkafolyamat eseményeinek regisztrálására, dokumentálására, a gépesített tárgyalás, üzenetváltás megoldására alkalmas keretrendszer. Közös felületet mutat a csoporttagoknak, amely mögé azonban mindenki a saját kedvenc programját teheti, az üzeneteket, iratokat fogalmazhatja az egyikük WordPerfectben, a másik MS Wordben, a harmadik AmiPro-ban, a LinkWorks mindegyiket érti és képes megmutatni a képernyőn. Integrálható bármely Lotus Notes-alkalmazás is.
A csoportmunka számítógépes kiszolgálásához erős, megbízhatóan működő hálózatra van szükség. A közösen használt adatoknak, dokumentumoknak, előjegyzési naptáraknak mindig – a lehető legkisebb időeltéréssel – egyformának kell lenniük. Az utazó ügynökök munkája például egy ilyen rendszerben remekül nyomon követhető, szervezhető. A megrendelések beérkezése, teljesítése, az ajánlatok változása, a megbeszélések dátumai mind gyorsan változhatnak. Egy asztali gépekből álló hálózaton egy változtatás másodpercek alatt minden gépre rákerül, míg ha az ügynökök laptopjukat csak időként kötik rá a hálózatra, a nyilvántartás, az információk szétosztása, összehangolása nem egyszerű feladat.
Van is viszonylagos előnye az efféle szervezési problémák megoldásában a kifejezetten hálózati szoftverekkel foglalkozó Novellnek, amely csoportmunkát támogató GroupWare nevű programcsomagját három szoftverből gyúrta össze. Ezek önmagukban is árusított programok. A bármilyen heterogén számítógépi környezetben – DOS, Windows, Macintosh, UNIX stb. – alkalmazható GroupWise-t, amelynek az elektronikus levelezésen kívül határidőnapló és feladat-menedzselő funkciói is vannak – ötmillióan használják a világon, számuk tavaly megkétszereződött. Része a GroupWare csomagnak még a SoftSolutions dokumentumkezelő rendszer és az InForms elektronikus űrlapkezelő szoftver. Ez utóbbi formanyomtatványokat készít-kezel, vele megtakarítható a papírmunka jelentős része, hiszen a papírra írt adatokat később úgyis adatbázisba kellene vinni, az InForms használatával ez automatikussá válik. Ha egy vállalatnál elektronikus úton “közlekednek” a dokumentumok, az is előre programozható például, hogy a különböző értékű beszerzéseket kivel kell jóváhagyatni.
A Bull OfficeTeam programcsomagja integrált irodai megoldás, amely magyar vagy többnyelvű környezetben ellátja a külső és belső elektronikus levelezést, elektronikus és papír dokumentumok kezelését és munkafolyamat-szervező funkciókat. A levelezés X.400 alapú adatátviteli szabványos megoldás, amit az X.500-as szabványnak megfelelő címkezelés támogat. A csomagnak része egy olyan, a Wang által fejlesztett szoftver is, amelynek részei mára a Wang-Microsoft együttműködés eredményeképpen a Windows 95 elemeivé váltak.
Hálózatok közti kommunikáció
Az ICL TeamWare Office néven futó programcsomagja annak a “résnek” a betöltésére készült, amely az irodákban az “egyszemélyes” eszközök – pl. szövegszerkesztők, táblázatkezelők – és az ügyviteli munkafolyamatok — rendelések feldolgozása, számlázás, iktatás, egyebek – automatizálása között van. Ez az elektronikus levelezés, a telekonferencia, az időütemezés, a dokumentumkezelés stb. megoldása. Több “TeamWare-hibrid” is létrejött, amikor is illesztették a szoftvert valami máshoz, így a Reuters Business Alert szolgáltatásához, a Canon Canofile dokumentumkezelőjéhez és a gyűrűs naptárcsaládjáról ismert Time Systems projektkezelő rendszeréhez. Eddig mintegy félmillió programlicenszet adott el a TeamWare-ből az ICL. Hazánkban a Hungarocamion, a Külügyminisztérium és több követség, valamint az Érdekegyeztető Tanács titkársága választotta ezt a rendszert.
A napokban kötött disztribúciós szerződést a Freesoft az osztrák C.S.E. Systems cég WorkFlow munkafolyamat-szervező programcsomagjának magyarországi forgalmazására. A külföldi referenciahelyek közül a legjelentősebb a Deutsche Telekom, ahol két éven belül 20 ezer ember, később 90 ezer ember munkájának szervezése kapcsolódik közvetlenül ehhez a programhoz. Újdonságát egy közlekedésből merített analógiával próbálják érzékeltetni: míg a piacon lévő munkafolyamat-vezérlő programok többsége a vasút-modellen alapul – az útvonal meghatározása után épül a sínpálya, készülnek a mozdonyok, aztán a menetrend -, és ha minden megvan, csak akkor működik az egész. Az osztrák WorkFlow kevesebb kötöttséget igényel: útvonal-szakaszokat, párhuzamos utakat, elágazásokat is lehet definiálni az ügyeknek-iratoknak, szabadon használhatók felhajtások és kijáratok, a hálózat sokféle jármű számára nyitott – PC, Unix, nagygép egyaránt futtathatja a programot.
A csoportmunka-szoftverekről felsorolásunk aligha teljes, valamilyen saját megoldást szinte minden világcég ajánl, e cikkben a tudomásunkra jutott elterjedtebb, érdekesebb hazai alkalmazásokat kíséreltük meg bemutatni.
Az Internet számítógépes világhálózat kihasználásával a csoportmunka- és munkafolyamat-vezérlő szoftverek lehetőségeinek kiaknázása is újabb lendületet kaphat. Várható, hogy sokféle, a kisebb hálózatok közötti kommunikációt, a hálózatközi kapcsolatok kiépítését megkönnyítő eszköz kerül az idén piacra. A saját köreikben már groupware-megoldásokat használó cégek rendszerei között tehát az eddiginél könnyebben létrehozható lesz az adatkapcsolat.
